¿Cuál es la Importancia de los papeles de trabajo y la documentación en los Estados Financieros?

¿Cuál es la Importancia de los papeles de trabajo y la documentación en los Estados Financieros?

Aquí el Contador, Revisor Fiscal y Auditor externo, retoman el antiguo oficio de escribir, de enhebrar palabras que de a poco son la materia prima o registro de todas sus actividades en los procesos y procedimientos que aplica y que dan como resultado los dictámenes contables y financieros que reflejan de manera fiel el estado de una compañía y cuya información además sirve como brújula de navegación hacia la planeación, proyección y organización.
Esto se debe a que la información preliminar goza de más precisión y detalle. Esta actividad preliminar se le conoce con el nombre de reporte de actividad o registro del trabajo, que son preparados acorde a normatividad y pueden llegar a ser examinados por las entidades estatales y jurisdiccionales.
Es importante saber que estos papeles de trabajo deben de conservarse según la legislación de archivos y gestión documental por un término de 5 años, esto también es conocido en la actualidad como las TDR o Tablas de Retención Documental, que se están exigiendo en Colombia tanto a las empresas públicas como privadas.

“a) Documentación de auditoria: significa el registro de procedimientos de auditoría desempeñados, la evidencia de auditoría relevante obtenida y las conclusiones a las que llegue el auditor (a veces también se usan términos como "papeles de trabajo").
b) Auditor con experiencia: significa una persona (ya sea interna o externa a la firma) que tiene un entendimiento razonable de:
i) los procesos de auditoría;
ii) las NIA y los requisitos legales y de regulación aplicables;
iii) el entorno del negocio en el que opera la entidad, y
iv) asuntos de auditoría e información financiera relevantes para la industria de la entidad. Naturaleza de la documentación de auditoría “
“7. La documentación de auditoría puede registrarse en papel o en forma electrónica u otros medios. Incluye, por ejemplo, programas de auditoría, análisis, memorandos de asuntos, resúmenes de asuntos importantes, cartas de confirmación y representación, listas de verificación, y correspondencia (incluyendo correo electrónico) concernientes a asuntos importantes. Si se considera apropiado, pueden incluirse sumarios o copias de los registros de la entidad, por ejemplo, contratos y acuerdos importantes y específicos, como parte de la documentación de auditoría. Sin embargo, Ésta no es un sustituto de los registros contables de la entidad. La documentación de auditoría para un trabajo específico se reúne en un archivo de la auditoría.
8. El auditor normalmente excluye de la documentación de auditoría los borradores sustituidos de papeles de trabajo y estados financieros, las notas que reflejan razonamientos incompletos o preliminares, las copias previas de documentos”

 

De la Ley 43 de 1990, reglamentaria del contador Público.


“Artículo 9o. De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el Contador Público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del Contador Público, se preparan conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas. Parágrafo. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la Rama Jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.”


Código de comercio:

“ARTÍCULO 209. CONTENIDO DEL INFORME DEL REVISOR FISCAL PRESENTADO A LA ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS. El informe del revisor fiscal a la asamblea o junta de socios deberá expresar:
1) Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios;
2) Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y
3) Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la compañía.”

 

Podemos complementar leyendo la NIA 230 que hace referencia a la documentación que se gestiona en estos procesos, aunque como todos sabemos es el dictamen el súmmum de dicha labor.
Globalizando podemos decir que cada papel de trabajo debe contener como mínimo, objetivo, procedimientos, resultados y conclusiones y deben permitir la reconstrucción de pruebas, ya que sirven de soporte al dictamen que ha sido producto al seguimiento de los aspectos relevantes que han sido objeto de estudio y análisis.


Fuentes:
http://www.icac.meh.es/NIAS/NIA%20230%20p%20def.pdf
Ley 43 de 1990 Reglamentaria del Contador Publico:
http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-104547_archivo_pdf.pdf
Código de comercio:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41102

 

Outsourcing contable   revisoria fiscal   papeles de trabajo