¿Qué son los certificados de retención?

 ¿Qué son los certificados de retención?

Son documentos expedidos por quiénes practiquen autorretención, en nombre del sujeto pasivo es decir todos aquellos terceros a los cuales se les retuvo durante el respectivo periodo. Según el caso los certificados de retención pueden ser expedidos de forma anual o bimestralmente.

Los certificados de retención en la fuente deben ser expedidos por toda persona natural o jurídica que practique retención en la fuente. Son 3 los certificados que distingue el estatuto tributario.

  • Certificado de asalariados sujetos a retención por salarios
  • Certificado asalariados no obligados a declarar
  • Certificado por conceptos diferentes a los laborales

Con este artículo esperamos despejar dudas que puedan tener nuestros lectores y colegas que presten el servicio de outsourcing contable, asesores tributarios, revisoría fiscal y todos aquellos que buscan tener claridad sobre qué son los certificados de retención.

Siendo así, cuándo se practican retenciones por salarios el artículo 379 del estatuto tributario contempla que el certificado debe contener:

“Art. 379. Contenido del certificado de ingresos y retenciones.

El Certificado de Ingresos y Retenciones contendrá los siguientes datos:

a. El formulario debidamente diligenciado.

b. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.

c. Apellidos y nombres del asalariado.

d. Cédula o NIT del asalariado.

e. Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.

f. Cédula o NIT del agente retenedor.

g. Dirección del agente retenedor.

h. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.

i. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes.”

En el caso de los asalariados que no están obligados a declarar, el certificado que es elaborado y firmado por el mismo asalariado tiene como base el artículo 380 del estatuto tributario.

“Art. 380. Datos a cargo del asalariado no declarante.

Dentro del mismo formato a que se refiere el artículo anterior, los asalariados no declarantes suministrarán los siguientes datos, garantizando con su firma que la información consignada es verdadera:

a. Monto de otros ingresos recibidos durante el respectivo año gravable, que provengan de fuentes diferentes a la relación laboral, o legal y reglamentaria, y cuantía de la retención en la fuente practicada por tales conceptos.

b. Relación del patrimonio bruto poseído en el último día del año o período gravable, con indicación de su valor, así como el monto de las deudas vigentes a tal fecha.

c. Manifestación del asalariado en la cual conste que por el año gravable de que trata el certificado, cumple con los requisitos establecidos por las normas pertinentes para ser un asalariado no declarante. Dicha manifestación se entenderá realizada con la firma del asalariado.”

Cuando se deben realizar certificados por conceptos diferentes a los laborales, en el artículo 381 del estatuto tributario se establece:

“Art. 381. Certificados por otros conceptos.

Cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá:

a. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.

b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.

c.Dirección del agente retenedor.

d. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.

e. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.

f. Concepto y cuantía de la retención efectuada.

g. La firma del pagador o agente retenedor.

A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.

PAR 1. Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados a que se refiere el presente artículo, cuando éstos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.

PAR 2. El Gobierno Nacional podrá eliminar la obligación de expedir el certificado de retenciones a que se refieren éste y el artículo anterior, creando mecanismos automáticos de imputación de la retención que lo sustituyan.”

Considerando lo anterior, es importante tener presente, para cumplir con la obligación formal de expedir los certificados de retención en la fuente diferentes a pagos laborales y para no incurrir en algún tipo de riesgo fiscal, deben expedirse los certificados con el lleno total de los requisitos dentro de los términos legales y conservarse de manera electrónica a fin de ser impresos y enviados al momento de ser solicitados por los respectivos terceros.           

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