RESUMEN: Actas de Asamblea en Sociedades por Acciones Simplificadas con Único Socio. En el caso de Sociedades por Acciones Simplificadas con único accionista, las actas deben ser suscritas solo por el accionista o su representante, siguiendo las reglas del artículo 189 del Código de Comercio. El oficio detalla la normativa aplicable y los antecedentes relacionados con la elaboración de actas en estas sociedades.
Ver a continuación concepto Superintendencia de Sociedades sobre: Actas de Asamblea en Sociedades por Acciones Simplificadas con Único Socio:
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO: 220- 167259 16 DE AGOSTO DE 2023
ASUNTO: ACTAS DE ASAMBLEA DE SOCIEDADES POR ACCIONES SIMPLIFICADAS CON ACCIONISTA ÚNICO.
Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual, previas las consideraciones allí expuestas, formula una consulta relacionada con las formalidades que deben cumplir las actas de asamblea de Sociedades por Acciones Simplificadas con accionista único, en los siguientes términos:
“(…) SE SOLICITA INFORMAR EL ALCANCE Y APLICACIÓN DE LAS ACTAS PARA LAS SOCIEDADES POR ACCIONES SIMPLIFICADAS CON ÚNICO SOCIO DE ACUERDO AL OFICIO CON NÚMERO 220-050053 DEL 06 DE MARZO DE 2017, E IGUALMENTE SE SOLICITA INFORMAR SI ES POSIBLE INSCRIBIR EN LA CÁMARA DE COMERCIO UN ACTA FIRMADA ÚNICAMENTE POR EL ÚNICO ACCIONISTA Y SIN EL FORMALISMO QUE EXIGE EL ARTÍCULO 189 DEL CÓDIGO DE COMERCIO, ÚNICAMENTE SE ESTÁ DEJANDO CONSTANCIA DE LAS DECISIONES TOMADAS”
Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad.
Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos:
Sea lo primero indicar que la Ley 1258 de 2008 por medio de la cual se crea la Sociedad por Acciones Simplificadas, estableció un régimen de remisión normativa en los siguientes términos:
“Artículo 45. Remisión. En lo no previsto en la presente ley, la sociedad por acciones simplificada se regirá por las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, por las normas legales que rigen a la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, por las disposiciones generales
que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio. Así mismo, las sociedades por acciones simplificadas estarán sujetas a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, según las normas legales pertinentes.”1 (subrayado fuera de texto)
Ahora bien, la Ley 1258 de 2008 en su artículo 22, estableció la forma en la que se configura el quorum en las Sociedades por Acciones Simplificadas, lo anterior en los siguientes términos:
“Artículo 22. Quórum y mayorías en la asamblea de accionistas. Salvo estipulación en contrario, la asamblea deliberará con uno o varios accionistas que representen cuando menos la mitad más una de las acciones suscritas.
Las determinaciones se adoptarán mediante el voto favorable de un número singular o plural de accionistas que represente cuando menos la mitad más una de las acciones presentes, salvo que en los estatutos se prevea una mayoría decisoria superior para algunas o todas las decisiones.
(…)”2
A su vez, el legislador precisó, en el parágrafo del artículo arriba citado, el tratamiento jurídico que respecto del quorum iban a tener las Sociedades por Acciones Simplificadas con un único accionista, así como algunos aspectos de las actas:
“Parágrafo. En las sociedades con accionista único las determinaciones que le correspondan a la asamblea serán adoptadas por aquel. En estos casos, el accionista dejará constancia de tales determinaciones en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad. 3(Subrayado fuera de texto)
Sobre el particular, está Oficina Asesora Jurídica mediante Oficio 220-047901 del 1 de abril de 2015, estableció lo siguiente:
“(…) la misma ley contiene dos normas alusivas a la elaboración de actas tratándose de las sociedades de este tipo con accionista único, normas que corresponden a los artículos 22 y artículo 37 de la Ley 1258 de 1995, las culas en su orden establecen:
- COLOMBIA. Congreso de la República. Ley 1258 de 2008. Artículo 45. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1258_2008_pr001.html#45
- Ibídem.
- Ibídem.
“En las sociedades con accionista único las determinaciones que le correspondan a la asamblea serán adoptadas por aquel. En estos casos, el accionista dejará constancia de tales determinaciones en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad.”;” Cuando se trate de sociedades por acciones simplificadas con único accionista, este aprobará todas las cuentas sociales y dejará constancia de tal aprobación en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad”.
De lo expresado se infiere que en la SAS todas las decisiones del accionista único deben documentarse en un acta elaborada con sujeción a las reglas establecidas en el artículo 189 del Código de Comercio.”4
A su vez, mediante Oficio 220-050053 del 6 de marzo del 2017, este Despacho manifestó lo siguiente:
“(…)
En consecuencia, sólo en aquéllas sociedades del tipo de las SAS con un accionista único, la figura del presidente y secretario resulta inane, como quiera que se reitera, no existe una reunión propiamente dicha de ese accionista, amén de la obligación que le asiste de hacer constar sus decisiones en un acta. (subrayado fuera de texto)
Al respecto, esta entidad se ha pronunciado en relación con la obligatoriedad de llevar libros de actas en las SAS con accionista único. Basta traer a colación apartes del oficio 220-072903 del 03 de septiembre de 2012, en donde se indicó:
“(…)
“Frente a la consulta qué libros de actas debe llevar cuando se trata de una SAS con accionista único, es pertinente informarle que con fundamento en la argumentación precedente como el accionista único, mientras esa situación se mantenga, asume las funciones que le son propias a la asamblea general de accionistas, resulta obvio que será ese el libro de actas el que debe registrarse en la Cámara de Comercio. (Art. 17 Cit.).
- COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220- 047901 (1 de abril de 2015). Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/3Cpd_R4cB_EuA_B_JIganlGR
Afirmación que también encuentra sustento en lo dispuesto en el parágrafo del artículo 22, que contempla que las decisiones que corresponden a la asamblea general de accionistas serán adoptadas por el accionista único, caso en el cual “el accionista dejará constancia de tales determinaciones en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad”.
Y no puede ser en libro distinto si se tiene en cuenta que el accionista único tomará las decisiones que corresponden a la asamblea general conforme las funciones señaladas en el artículo 420 C. de Co. citado mientras esa situación se conserve, lo cual quiere significar que cuando exista pluralidad de accionistas se entiende conformado el máximo órgano social, luego las decisiones que se adopten bajo esa nueva condición deben constar en actas que continuarán asentándose en el libro de actas ya registrado (Artículo 28, numeral 7 del Cód de Comercio, modificado por el artículo 175 del Dec-Ley 19 de 2012, que señala que deberán inscribirse en el registro mercantil, entre otros, ”Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y junta de socios”)…” (n.f.t)”5
Ahora bien, mediante Oficio 220-140496 del 14 de julio de 2017, esta Oficina tuvo la oportunidad de hacer un alcance a los dos oficios anteriormente citados, al resolver una consulta en la cual se solicitaba: “(…) corregir o complementar el concepto emitido a través de oficio 220-047901 de 2015, en el sentido de indicar que en las sociedades por acciones simplificadas de accionista único, no se requiere la designación, ni firma de secretario en las actas del máximo órgano social (…)”. Frente a lo cual esta Oficina se pronunció en los siguientes términos:
“(…) Como es sabido, las Sociedades por Acciones Simplificadas fueron creadas por la Ley 1258 de 2008, la cual en el parágrafo del artículo 22, expresamente indica:
“En las sociedades con accionista único las determinaciones que le correspondan a la asamblea serán adoptadas por aquel. En estos casos, el accionista dejará constancia de tales determinaciones en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad.”
- COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-050053 del 06 de marzo del 2017. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/7RyvsokB_Wsm0E8MWodE_t#/
De lo expresado se desprende que en las SAS, todas las decisiones del accionista único deben documentarse en un acta elaborada con sujeción a las reglas establecidas en el artículo 189 del Código de Comercio, obviamente en cuanto sea pertinente. (Subrayado fuera de texto)
La norma antes citada establece:
“Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma…”
A su turno, se tiene que de acuerdo con la premisa general consagrada en el artículo 45 de la Ley 1258, a las SAS le aplican en su orden primero, las normas de esta misma ley; segundo las reglas que los estatutos prevean; tercero, las disposiciones de carácter legal que gobiernan las sociedades del tipo de las anónimas y por último, en cuanto no resulten contradictorias, las disposiciones generales que en materia de sociedades regula el Código de Comercio.
Nótese como, aun cuando la regla anterior remite a las disposiciones establecidas en el Código de Comercio, estas no son aplicables en su totalidad a las SAS con accionista único, como quiera que las decisiones que él adopte, deben consignarse en el acta respectiva, sin que ello implique la celebración de una reunión propiamente dicha, pues esta supone la presencia de dos o más accionistas, personalmente o debidamente representados.
(…)
De conformidad con lo expuesto es dable confirmar que sin perjuicio del concepto emitido en el oficio220-047901 de 2015 respecto a la necesidad de elaborar en las SAS las actas a que hubiere lugar, resulta claro que cuando se trate de una sociedad por acciones simplificada, con accionista único, las actas deben ser suscritas por el mismo o por su representante.”6 (Subrayado y negrita fuera de texto)
- COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. CONCEPTO OFICINA ASESORA JURÍDICA Nº Oficio
220-140496 del 14 de julio de 2017. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/O0DVmIgBVXsUG3mmJ_Za#/
Visto lo anterior, este Despacho considera que las actas de asamblea de Sociedades por Acciones Simplificadas con accionista único, solamente deberán ser suscritas por éste último o por su representante.
En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro.
Puedes encontrar más información sobre: Actas de Asamblea en Sociedades por Acciones Simplificadas con Único Socio, en supersociedades.gov.co
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