El ABC de la facturación electrónica en Colombia

El ABC de la facturación electrónica en Colombia

La implementación de la facturación electrónica en Colombia ha resultado ser un suceso importante tanto para la entidad de control nacional DIAN, como para las empresas y empresarios, quienes se aventuran a conocer sobre este nuevo sistema que genera optimzaciones para el recaudo de impuesto y numerosos elementos por tener en cuenta para los contribuyentes como lo son, el costo de implementación y mantenimiento, el tiempo destinado a la invetigación, prueba y mantenimiento, finalmente los recursos técnicos que deben emplear varias micro y pequeñas empresas para asumir este reto.

Después de validar que el sistema de gratuito que ofrece la DIAN aún no esta disponible, hemos recibido varias consultas a nuestros revisores fiscales, contadores y auditores sobre el cómo implementar la facturación electrónica en sus empresas, dicho esto, consideramos importante compartir con nuestros lectores algunas respuestas a las inquietudes encontradas.


¿Es necesaria la firma digital para la facturación electrónica?

Sí, la resolución 55 de 2016 indicó que uno de los requisitos, independientemente del tipo de facturación, es la firma electrónica o digital, así que cualquiera que sea tu sistema de facturación, debe tenerla predeterminada.

¿Es necesario enviar la factura electrónica por correo o puede hacerse por correo postal?

Depende. Si tus clientes también son facturadores electrónicos lo único que haces es generar el Código Único de Facturación Eletrónica (CUFE); entonces, ellos podrán ver la factura en línea, tal como envían las de sus empresas.

Si tus clientes no son facturadores, acuerda con ellos cómo será la entrega de la factura electrónica. Así lo establece el Decreto 2242.

¿Es necesaria la asesoría fiscal en el proceso de la facturación electrónica?

Es opcional la asesoría de un revisor fiscal que te ayude en todo el proceso de implementación hacia la facturación electrónica; sin embargo, si optas por Siigo, el único software que tiene su propio sistema de facturación, no será necesario, porque tiene todos los valores legales prestablecidos y te ayudamos a que lleves a cabo este proceso, hasta que puedas empezar a facturar en tu empresa de forma más autónoma.

¿En dónde y cómo se puede autenticar la validez de una factura electrónica?

Ten cuidado con que la validez de las facturas. En el enlace que te enviamos a continuación, puedes revisar si una factura es válida o no lo es. El sistema de facturación de Siigo estuvo en proceso de validación de la Dian y por eso somos el único Software administrativo que tiene su propio sistema de facturación, así que todas nuestras funcionalidades son válidas y están dentro de la legalidad; sin embargo, si quieres verificar alguna factura, puedes hacerlo en el siguiente enlace:

https://muisca.dian.gov.co/WebNumeracionfacturacion/paginas/ConsultarValidezFactura.xhtml

¿La facturación electrónica tiene algún costo?

No tiene ningún costo presentar las facturas a la DIAN, pero sí debes pagar por el sistema de facturación.

¿Qué pasará con las facturas manuales?

Las únicas facturas manuales que existirán en Colombia a partir del 1 de enero de 2019 serán las facturas de contingencia. Estas facturas se realizan en casos extremos, cuando no es posible utilizar el sistema de facturación por algún motivo. En cuanto a las facturas manuales que se emitan hasta el 31 de diciembre de 2018, no pasará nada. Quedarán archivadas con su respectivo número de resolución.

¿Las microempresas deben expedir factura electrónica?

Las empresas que no deben expedir facturara electrónica son las pertenecientes al Régimen Simplificado del Impuesto sobre las Ventas, es decir, aquellas que no recaudan IVA. Generalmente, las microempresas pertenecen a este grupo; sin embargo, hay excepciones, pues si una persona tiene varias empresas, deberá facturar IVA y, por lo tanto, sí deberá expedir factura electrónica.

¿Qué es el formato XML?

En principio, el XML es la abreviatura de Extensible Markup Language y se considera como uno de los metalenguajes recurrentes para trabajar diferentes tipos de información. Los formatos XML utilizan etiquetas de forma organizada que permiten describir la manera en la que se encuentra estructurado un documento.

¿Cuáles son los plazos para facturar electrónicamente?

La fecha límite para los contribuyentes convocados individualmente por la DIAN es el 29 de junio de 2018. Los señalados por la DIAN que expidieron más de tres millones de facturas del 1 de enero al 31 de octubre de 2017 deben hacerlo como plazo máximo el 29 de septiembre de 2018. Los voluntarios que solicitaron numeración antes del 31 de diciembre de 2017, debieron hacerlo a más tardar el 1 de enero de 2018. Las Mipyme deben hacerlo a partir del 1 de enero de 2019. Las empresas que no están dentro de estas categorías.

¿El régimen simplificado debe facturar electrónicamente?

No, es voluntario, pero si los empresarios quieren hacerlo, deben cumplir con todos los requisitos de Ley, estipulados en la Resolución 55 de 2016 o en el Concepto 11545 de 2017.

¿Necesito sacar otra resolución de factura electrónica?

No es otra resolución de factura electrónica, en realidad el proceso de obtención es el mismo, pero lo que cambia es la denominación, pues para las facturas tradicionales se llama resolución y, para las facturas electrónicas es una autorización de facturación.

¿Es necesario implementarlo desde ya?

Depende del plazo que tengan la empresa, pero lo recomendable es que sea lo antes posible, pues es la mejor forma de experimentar el sistema más viable para la empresa, además de disminuir los errores para el momento en que la implementación sea obligatoria y la DIAN empiece a supervisar las buenas prácticas de la facturación electrónica en cada empresa.

¿Cómo emitir facturación electrónica con la plataforma de facturación de Siigo?

[1] Expedición de la factura electrónica

[2] Se entrega o envía el documento a la persona que adquiere el bien o servicio.

[3] Aceptación del contenido del documento.

[4] El proveedor de facturación envía a la DIAN el documento.

[5] Después de 48 horas de emitida la factura DIAN notifica el recibo de la factura electrónica.

[6] Quien expide la factura debe conservar una copia.

¿Cómo anular la factura electrónica con Siigo?

Ninguna factura se anula. Lo único que debe tener la empresa es la acreditación del valor de la factura por medio de una nota crédito y, de ser posible, el soporte del porqué de la anulación de la factura.

¿Se necesita Internet para emitir la facturación electrónica con Siigo?

Sí. Con todos los sistemas de facturación electrónica es necesario el uso de Internet.

¿Se puede facturar sin una plataforma de facturación electrónica?

No es posible. Las empresas deben hacerlo con un software autorizado por la DIAN para que el proceso tenga todos los requisitos legales que permitan tener la tranquilidad de emitir una factura electrónica con las especificaciones reglamentarias.

¿Quiénes son los contribuyentes que están obligados a facturar electrónicamente?

Todos los contribuyentes del régimen común están obligados a facturar electrónicamente, así como también los del régimen simplificado que tengan más de una empresa.

¿Qué es la factura electrónica de contingencia?

Es una factura que se hace manualmente o en computador, solo en casos extremos, cuando no es posible hacer la factura electrónica; sin embargo, anexa a esta factura, debe existir un soporte que especifique por qué se hizo de esa manera y, en lo posible, registrar un comprobante que garantice que no fue posible.

¿Qué establece el Decreto 2242 sobre la facturación electrónica?

El Decreto 2242 de 2015 surgió como un reflejo de la Reforma Tributaria de 2016. Su principal objetivo fue liberar al país de la brecha de evasión de impuestos, pero este es solo uno de los objetivos del Decreto. A continuación, te contamos cómo surgió, sus efectos, los más beneficiados con el Decreto 2242 y cuál ha sido el comportamiento de las Mipyme con este Decreto.

¿Qué es el CUFE?

Es el Código Único de Facturación Electrónica. Permite diferenciar una única factura del resto que se expidan en el país; es decir que es irrepetible, para lograr interpretarlo, es necesario un software de facturación, mediante el cual se pueden interpretar, los códigos que se emiten, así como también las facturas electrónicas que se reciben.

¿Cómo funciona el software Siigo de facturación electrónica?

En el momento en que generas la factura, le llega a tu cliente y a la DIAN simultáneamente. Una vez la factura se envía, vas a poder tener notificación de que tu cliente la recibió.

¿Qué debe tener un software para facturar electrónicamente?

Debe cumplir con los requisitos que la DIAN estipula en el Decreto 2242, pero ante todo debe ser un proveedor autorizado.

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