Formato 1008, Cuentas por cobrar incluidas en declaraciones del 2014

Formato 1008, Cuentas por cobrar incluidas en declaraciones del 2014

Quienes hayan incluido en sus declaraciones de renta o ingresos y patrimonio información de cuentas por cobrar a terceros, deberán elaborar un reporte a la DIAN. En la información a reportar se debe incluir datos de los terceros tanto domiciliados en Colombia como en el exterior, con quienes se tengan cuentas por cobrar a diciembre 31 del 2014. Al respecto, el numeral 22.7 del artículo 22 de la Resolución 228 de 2013, indica que si el total fiscal de las cuentas por cobrar del reportante a diciembre 31 del 2014 es igual o superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000), deberá discriminar en forma individualizada los terceros con saldos superiores a un millón de pesos ($1.000.000); pero si el saldo total fiscal de las cuentas por cobrar es inferior a $500.000.000, en dicho caso, reportará en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a cinco millones de pesos ($5.000.000).

También debe reportar al tercero cuando sus cuentas por cobrar a diciembre 31 del 2014 (antes de provisiones), agrupando todas las cuentas en que figure con saldos, sea igual o superior a $5.000.000 (o superior a $1.000.000, según el tipo de reportante). Aquellos con los que se tengan saldos inferiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, según el caso), se agruparán en un único registro, dentro de cada uno de los 3 conceptos diseñados por la DIAN, con el NIT 222.222.222 y razón social “cuantías menores”.

En cuanto al saldo de la cuenta de “provisión fiscal de deudores” a diciembre 31 del 2014, que se reportará como si fuese un valor positivo a pesar de que en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio se incluiría como un valor negativo, hay que tener en cuenta que hasta los reportes del 2007 la DIAN pedía que todo el saldo de dicha cuenta a diciembre 31 se reportara con un único beneficiario, a saber, el NIT del propio reportante de la información exógena. Pero en los reportes del 2008 en adelante, dicho saldo total sin importar si la provisión fue calculada con el método de “provisión general” o de “provisión individual”, se debe discriminar por tercero (literalmente dice que se reporte con el NIT “del deudor”).

En consecuencia, el saldo que se tenga por cada deudor dentro de la cuenta de provisiones no se mezclaría con los demás saldos que ese mismo deudor tenga en las cuentas por cobrar a diciembre 31, pues si se mezclara y reportáramos un “saldo neto de la cuenta por cobrar”, esto no tendría cruce de información con el reporte que a su vez hará ese mismo deudor de lo que para él viene siendo un “pasivo”, ya que él no le hace “provisiones” a sus pasivos. Dicha cuenta de provisiones sobre cuentas por cobrar se reportará en forma total, discriminando a los que tengan saldos iguales o superiores a $5.000.000 (o a $1.000.000, según el caso) y quedando los demás reportados con el NIT 222.222.222.

De cualquier forma, los que hicieron la provisión de deudores con el método de provisión general no podrían hacer ese detalle de discriminar el saldo de la cuenta de provisiones con el NIT “del deudor” –eso solo lo podrían hacer los que calcularon la provisión con el método individual– y lo único que podrían hacer es reportar dicho saldo a diciembre 31 de la cuenta provisión deudores con el NIT del mismo informante o reportante. En el caso de los que calculan la provisión con el método individual, lo único para lo que serviría a la DIAN el saber qué tanta provisión le ha hecho a cada deudor sería para comprobar que no se ha provisionado más del 100% del valor de la respectiva cuenta por cobrar. Pero el dato de la provisión discriminada por cada deudor obviamente no tendrá cruce con los reportes de pasivos que dicho deudor deba hacer, pues como ya dijimos dicho deudor no le hace provisiones a sus pasivos.

En relación con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2014 como asociada de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, o actuó como mandante en contratos de mandato, o actuó como miembro de consorcios y uniones temporales, en ninguno de tales casos deberá reportar las cuentas por cobrar a diciembre 31, que le figurarían en su contabilidad e incluso en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio del 2014, pero que fueron originadas por su participación en dichas operaciones, pues tales cuentas por cobrar serán reportadas únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario que lo representó o por el consorcio y/o unión temporal en el que participó (ver parágrafo 1 del numeral 22.8, parágrafo 2 del numeral 22.9 y parágrafo 1 del numeral 22.10, todos ellos del artículo 22 de la Resolución 228 de 2013). Es decir, las personas jurídicas y personas naturales solo reportarán por sí mismos, todas las demás cuentas por cobrar que no se hayan originado por su participación en dichos negocios jurídicos especiales.

El total de las cuentas por cobrar que sean llevadas al formato 1008, deberá cruzar con el dato llevado a la declaración de renta 2014, salvo si se presenta lo comentado en el anterior párrafo.

¿A quién corresponde desarrollar esta información?

La deberán desarrollar las siguientes personas o entidades:

  1. Las personas naturales y asimiladas (lo cual involucra hasta las sucesiones ilíquidas) sin importar si están o no obligadas a llevar contabilidad, o si son colombianas o extranjeras, o si son residentes o no residentes, cuando en el año gravable 2012 hayan obtenido ingresos brutos (sumando renta y ganancia ocasional) superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000), sin importar si estuvieron o no obligadas a declarar renta del 2012, y sin importar si por el 2014 serán o no personas obligadas a declarar renta.
  1. Las personas jurídicas (sociedades y asimiladas) y demás entidades públicas y privadas, obligadas a presentar por el 2014 declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio (sin importar si cuando declaren renta lo hagan perteneciendo al régimen ordinario o al especial), cuando en el año gravable 2012 hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien millones de pesos ($100.000.000). Son los mismos tipos de criterios que se usaron en el caso de los reportes del año gravable 2013. Al respecto, es interesante destacar que debido a los cambios introducidos por el artículo 186 de la Ley 1607 de 2012, las personas jurídicas de las copropiedades comerciales o mixtas que exploten áreas comunes pasaron a ser, desde el 2013 en adelante entidades que sí se convierten en “declarantes de renta” así sea en el régimen especial. Por tanto, esas copropiedades que sí declararán renta 2014 y que sí existían en el 2012 (año en el que no eran ni declarantes de renta, ni de ingresos y patrimonio) deben mirar si en dicho año (2012), en sus contabilidades, tenían ingresos brutos superiores a $100.000.000 y con eso ya quedarían dentro de este grupo de reportantes.

Formato a utilizar 

Este reporte se debe presentar en el formato 1008, versión 7, el mismo utilizado en los reportes del 2013. En él se reportan los datos del tercero, los conceptos de la cuenta por cobrar y su valor. Se exige reportar direcciones de los terceros solo si están domiciliados en Colombia. A los domiciliados en el exterior solo se les reporta el “código de país”. Cuando se reporten valores correspondientes a la “provisión fiscal de deudores”, el valor se reportará como si fuese un valor positivo, a pesar de que en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio sí se incluiría como un valor negativo. Si en lugar de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce.

Tenga presente que todo mandatario en el desarrollo de contratos de mandato (por ejemplo, las agencias aduaneras, o todas las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces), sin importar los ingresos brutos a diciembre del 2012 ni del mandante ni del mandatario, reportará en forma especial, los saldos de cuentas por cobrar que les haya quedado a diciembre 31, pero por causa de administrar los ingresos de sus mandantes. Igualmente lo harán el “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos y el “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos ellos deben reportar dichas cuentas por cobrar que se generan a diciembre 31 del 2014, al manejar los ingresos de los terceros en nombre de quienes actuaban, y lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el numeral 22.7 del artículo 22 de la Resolución 228, pero usando los formatos especiales que se indican en los numerales 22.8 a 22.10 del artículo 22 de la Resolución 228 (formatos 1018, 1051 y 1587). Por tanto, si a dichos intermediarios les corresponde elaborar su propio formato 1008, allí reportarían solo las cuentas por cobrar que se originaron en sus operaciones propias.

Manera de entregar los reportes

Para entregar los reportes es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad “14-informante de exógena”. Y que si se trata de una persona jurídica, el representante legal de la entidad también cuente con su propio RUT y en el cual figure la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”.

Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la persona jurídica reportante, o la persona natural obligada a reportar, quedan obligados a hacer el reporte, tanto inicial como las posibles correcciones, usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN. Esta información no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal.

 

Publicado 19 / 5 / 2015
Fuente: actualicese.com