Outsourcing contable | Notificaciones electrónicas de la DIAN

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Outsourcing contable | Notificaciones electrónicas de la DIAN

Con la resolución DIAN 38 del 30 de abril de 2020, se implementa la notificación electrónica en la Unidad Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN, esta forma de notificación se surte cuando la UAE-DIAN pone en conocimiento de los contribuyentes, a través del correo electrónico reportado en el Registro Único Tributario (RUT).

¿Qué se notifica?

Las decisiones o actos administrativos proferidos dentro de un proceso de determinación y discusión del tributo, imposición de sanciones o de cobro en los que el contribuyente informe expresamente una dirección procesal electrónica, se notificarán a esta dirección electrónica.

¿Cuáles son los actos que se notifican?

Se notifican todos los actos administrativos de que trata el artículo 565 del estatuto tributario, incluidos los que se profieran en el proceso de cobro coactivo.

También se notifican de manera electrónica todos los actos administrativos en materia aduanera que sean remitidos en sus procedimiento al artículo 566-1 del estatuto tributario, y aquellos actos administrativos en materia cambiaria de competencia de la DIAN, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 15 del Decreto Ley 2245 de 2011.

¿Qué es una dirección procesal electrónica?

Es la dirección de correo electrónico que el Administrado o su apoderado señale expresamente dentro de un proceso de determinación y discusión del tributo, imposición de sanciones o de cobro. La notificación a la dirección procesal electrónica se aplicará de manera preferente sobre la dirección de correo electrónico informada en el RUT.

¿Cuándo se entiende surtida la notificación?

Para todos los efectos legales, se entiende surtida en la fecha del envío del acto administrativo en el correo electrónico autorizado. No obstante, los términos legales con que cuenta el contribuyente para responder o impugnar en sede administrativa, comenzarán a correr transcurridos cinco (5) días a partir de la entrega del correo electrónico.

Es necesario mencionar que la coordinación de notificaciones emitirá notificación en la que se determine la fecha de envío del correo electrónico y la fecha de entrega del correo electrónico, o la imposibilidad de entrega del correo electrónico al contribuyente.

¿Cómo validad la autenticidad de los correos de notificación?

  • Contienen un código d verificación.
  • Contienen el nombre completo del contribuyente, NIT y fecha de expedición del mensaje y la indicación de los medios electrónicos complementarios para visualizar el acto administrativo y su contenido, en caso de existir.
  • El acto administrativo adjunto en su totalidad.
  • La advertencia que mediante el respectivo correo se está notificando el acto administrativo adjunto, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.

¿Qué ocurre ante la ausencia de una dirección procesal electrónica?

La notificación deberá surtirse a la dirección procesal física informada por el contribuyente o su apoderado.

¿Qué ocurre cuando no hay dirección procesal electrónica o física?

La notificación deberá surtirse a la dirección de correo electrónico que dicho apoderado tenga registrada en el RUT de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 565 del Estatuto tributario.

En el evento que el apoderado no tenga una dirección de correo electrónico registrada en su RUT, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo físico que este último tenga registrada en su RUT.

De otra parte, es importante conocer que cuando las notificaciones son excluyentes cuando no sea posible la notificación del acto administrativo, bien sea por imposibilidad técnica atribuible a la DIAN o por causas atribuibles al contribuyente, en este caso se surtirá de conformidad con lo establecido en los artículos 565 y 568 del Estatuto tributario. Siendo este el caso, se entenderá surtida para efectos de términos de la UAE DIAN, en la fecha del primer envío del acto administrativo al correo electrónico indicado en este artículo, y para el Administrado el término legal para responder o impugnar, empezará a contarse a partir de la fecha en que el acto sea efectivamente notificado.

¿Qué medios complementarios de publicidad de los actos puede utilizar la DIAN?

  • Bandeja de comunicados en el portal transaccional de la entidad de cada contribuyente.
  • Registro de notificaciones electrónicas, es una lista en la página web de la DIAN que contiene el número de identificación tributario, el número del acto administrativo, fecha y la indicación si proceden recursos.
  • Verificación de correos de la DIAN, herramienta de la entidad que permite validar la autenticidad de los correos, https://www.dian.gov.co/Paginas/CorreosFalsos.aspx
  • Mensajes de texto, por medio telefónico móvil informado en el RUT.
  • Es de aclarar que la entidad (DIAN) en ningún caso se entenderá que los medios complementarios incluidos en el presente artículo suplen la notificación de los actos administrativos o que su no implementación derive en la nulidad, invalidez o ineficacia de la notificación.

¿Cuáles son las obligaciones del administrado?

En los términos de los artículos 563, 564, 565 y 566-1 del Estatuto Tributario, cuando el administrado haya informado su correo electrónico en el Registro Único Tributario – RUT o una Dirección Procesal Electrónica, se entenderá que ha manifestado de forma expresa su voluntad de ser notificado electrónicamente, por lo cual adquiere las obligaciones y responsabilidades inherentes al mecanismo de notificación electrónica y al uso de los demás servicios de información electrónica que ofrece la UAE-DIAN, los cuales se enumeran a continuación:

a. Suministrar en el RUT, información real sobre sus datos de identificación, ubicación y clasificación. Por lo tanto, el administrado deberá:

i) Suministrar sus datos reales de dirección electrónica y número de teléfono celular, para facilitar la comunicación con la UAE-DIAN.

ii) Verificar que su dirección de correo electrónico registrada en el RUT esté vigente y correcta.

iii) Responder por la seguridad y adecuada administración de la dirección de correo electrónico suministrada en el RUT, así como de los permisos que dé a terceros para que accedan a ella.

iv) Realizar la correspondiente actualización de sus datos registrados en el RUT, cada  vez que presente un cambio en los mismos.

b. Informar, dentro del término establecido en el inciso 4 del artículo 566-1 del Estatuto Tributario a la UAE-DIAN cuando el Administrado no pueda acceder al contenido del acto administrativo por razones tecnológicas.

c. Hacer uso adecuado de los códigos de verificación que la UAE-DIAN le proporcione para validar la autenticidad, integridad y no repudio del contenido de los correos y documentos electrónicos que esta emite. Si el administrado los da a conocer a terceros, será responsable por el acceso indebido y el uso que le den a la información en ellos contenida.

d. Consultar periódicamente la dirección de correo electrónico que ha registrado en el RUT o la Dirección Procesal Electrónica informada y la Bandeja de “Comunicados” que tiene asignada en el PORTAL TRANSACCIONAL, que son de interés y uso exclusivo del Administrado, y le permiten estar informado de su actividad, responsabilidades, además de conocer las comunicaciones y actos notificados electrónicamente por la UAE-DIAN.

e. Acceder al PORTAL TRANSACCIONAL a través de un sitio seguro.

 

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