¿Qué son las tablas de Retención Documental?

¿Qué son las tablas de Retención Documental?

Las Firmas de Revisores Fiscales  y las Empresas de Outsourcing Contable, Asesores Tributarios, Gerentes de las empresas privadas, al igual que todos los funcionarios públicos o empleados de una empresa o compañía son productores de gran cantidad de documentos diariamente, que al paso del tiempo se acumulan, en muchos casos sin ningún criterio, lo que ha  conllevado a la legislación de la normatividad en materia  archivística creando  las TRD.

Las TRD o Tablas de retención Documental, son un requisito  archivístico, tanto en las Instituciones Públicas, Instituciones Privadas con funciones Públicas como en las Empresas Privadas, facilitando la adecuada clasificación, ordenación y organización documental, aportando economía procesal en el manejo, la recuperación, la conservación y disposición final de los document

La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los document

Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental. Esos tipos de archivos son:

  • Archivo de gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
  • Archivo central: en el que se agrupan documentos transferidos por los archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia por las propias oficinas y particulares.
  • Archivo histórico: es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

En resumen la Tablas de Retención Documental son un Instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, la cual actúa en las entidades  públicas y privadas como regulador de las decisiones en materia documental.

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