RESUMEN: ¿Cómo afectan legalmente las reuniones no presenciales en sociedades? El oficio profundiza en las complejidades jurídicas de las reuniones no presenciales en sociedades. Destaca la importancia de cumplir con requisitos como la participación según la Ley 222 de 1995 y el Decreto 398 de 2020. Además, enfatiza las sanciones asociadas a la falta de firma del secretario, la no presentación oportuna del acta en el libro correspondiente y la omisión en la verificación del quórum.
Algunas preguntas que pueden ser resueltas en este oficio son:
¿Cuáles son los aspectos esenciales para validar el acta en una reunión no presencial según la Ley 222 de 1995?
¿Qué sanciones específicas puede imponer la Superintendencia de Sociedades por incumplimientos en la elaboración del acta?
¿Cómo se determina la participación necesaria en una reunión no presencial según el Decreto 398 de 2020?
Ver a continuación oficio Superintendencia de Sociedades sobre: ¿Cómo afectan legalmente las reuniones no presenciales en sociedades?:
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO: 220-281410 15 DE NOVIEMBRE DE 2023
ASUNTO: REUNIONES NO PRESENCIALES – QUORUM – ACTAS
Me refiero a sus escritos radicados en esta entidad como se mencionan en la referencia mediante los cuales formula una consulta en los siguientes términos:
“1. Si una reunión no presencial no es firmada por el secretario de la reunión o por algún accionista, ¿cuál sería la sanción jurídica? ¿Ineficacia? ¿Nulidad? ¿Inoponibilidad? ¿Inexistencia?
2. Si el acta de la reunión no es asentada en el libro de actas, 30 días después de ocurrida la reunión, ¿cuál sería la sanción jurídica? ¿Ineficacia? ¿Nulidad? ¿Inoponibilidad? ¿Inexistencia?
3. Si el representante legal no verifica el quórum durante la reunión, ¿cuál sería la sanción jurídica? ¿Ineficacia? ¿Nulidad? ¿Inoponibilidad? ¿Inexistencia?”
Antes de resolver lo propio, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021.
Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada.
En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto, ni implican un pronunciamiento sobre la legalidad de actos o contratos, ya que tal análisis corresponde a las autoridades judiciales.
Con el alcance indicado, este Despacho procede a resolver sus inquietudes, precisando que lo hará con base en la información proporcionada y en lo referente a las sociedades comerciales en general, ya que el escrito no indica sobre cuál tipo de sociedad recaen las preguntas formuladas.
En primer lugar, procede traer a colación lo consignado en los artículo 19 y 21 de la Ley 222 de 19951, legislación vigente sobre las reuniones no presenciales:
“Artículo 19. REUNIONES NO PRESENCIALES. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.”
“Artículo 21. ACTAS. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros.” (Subraya fuera de texto)
Así mismo, se ocupa del tema el Decreto 398 de 20202, que adiciona el artículo 2.2.1.16.1 al Decreto 1074 de 20153, el cual es del siguiente tenor:
“Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.
El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.
Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.
Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.” (Subraya fuera de texto)
Así mismo, es procedente hacer mención a la Circular Básica Jurídica4 de la Superintendencia de Sociedades, dentro de la cual la entidad consignó algunas disposiciones a tener en cuenta frente a la realización de reuniones no presenciales, en los siguientes términos:
“(…)
3.2. Tipos de reuniones. El máximo órgano social podrá reunirse a través de reuniones ordinarias y extraordinarias, las cuales pueden ser presenciales, no presenciales o mixtas, según lo que se pacte en los estatutos. También existen otras reuniones denominadas: i) por derecho propio, ii) de segunda convocatoria y iii) universales.
(…)
3.2.6. Reuniones no presenciales: Habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva, cuando por cualquier medio, todos los socios o accionistas o miembros de junta directiva que asisten a la reunión, según sea el caso, puedan tomar decisiones por comunicación sucesiva o simultánea y siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente, conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995. (Ver numeral 3.26.4. del presente capítulo)
Para la toma de decisiones por mecanismos electrónicos prevista en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995; no es necesaria la existencia de convocatoria, por cuanto se exige que todos los miembros del órgano colegiado expresen el sentido de su voto. (ver numeral 3.28.4 del presente capítulo)
En la S.A.S. también se podrá realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y para la adopción de decisiones por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995.”
“3.26. Lineamientos adicionales para elaborar las actas. Además de lo indicado en el numeral anterior, quienes actúen como secretarios en las reuniones del máximo órgano social o de junta directiva, deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones:
(…)
3.26.4. En los casos de reuniones no presenciales y en la toma de decisiones por escrito, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que concluyó la reunión o se recibieron los votos y deberán ser suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. (Ver artículo 3.2.6. del presente capítulo)” (Subraya fuera de texto)
Con base en lo expuesto, se procede a dar debida y oportuna respuesta las inquietudes planteadas, observando el mismo orden en el que fueron formuladas:
“1. Si una reunión no presencial no es firmada por el secretario de la reunión o por algún accionista, ¿cuál sería la sanción jurídica? ¿Ineficacia? ¿Nulidad? ¿Inoponibilidad? ¿Inexistencia?”
En atención a lo visto en pretérito, la ley señala de manera clara e inequívoca que el acta en la que consten las decisiones adoptadas en una reunión no presencial, debe firmarse por el representante legal y el secretario de la sociedad, y en caso de que no sea posible contar con la firma de este último, deberá ser firmada por alguno de los asociados o miembros de la misma, formalidad sin la cual el acta no adquiere plena validez para efectos probatorios según lo establecido en el artículo 189 del Código de Comercio.
“2. Si el acta de la reunión no es asentada en el libro de actas, 30 días después de ocurrida la reunión, ¿cuál sería la sanción jurídica? ¿Ineficacia? ¿Nulidad? ¿Inoponibilidad? ¿Inexistencia?”
Tal y como se indicó anteriormente, el acta de una reunión no presencial deberá elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que concluyó la reunión o se recibieron los votos, por lo cual, en la medida en que existe una obligación legal, es decir, de obligatorio cumplimiento, la Superintendencia de Sociedades, en ejercicio de sus funciones, podrá imponerle multas o sanciones por el incumplimiento de la ley, los estatutos y las órdenes que la misma haya impartido.
“3. Si el representante legal no verifica el quórum durante la reunión, ¿cuál sería la sanción jurídica? ¿Ineficacia? ¿Nulidad? ¿Inoponibilidad? ¿Inexistencia?”
De lo expuesto en precedencia, se observa la obligación de tipo legal que recae sobre el representante legal de la sociedad de dejar constancia en el acta de la reunión no presencial celebrada, sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión.
Del mismo modo, se poner de presente que el artículo 190 del Código de Comercio dispone que las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previstos en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas; y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes.
Conforme a lo anterior, considera esta Oficina que con la normatividad relacionada se da respuesta clara, de fondo, general y completa a las inquietudes planteadas en la consulta, no habiendo lugar a interpretación adicional alguna, pero debiendo insistir en que la Superintendencia de Sociedades no puede pronunciarse sobre la legalidad de actos o contratos en instancia consultiva, teniendo en cuenta que este análisis corresponde a las autoridades judiciales.
1 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 222 de 1995. Diario Oficial No. 42156 del 20 de diciembre de 1995. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1655766
2 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 398 de 2020. Diario Oficial No. 51255 del 13 de marzo de 2020. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30038934
3 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 1074 de 2015. Diario Oficial No. 49523 del 26 de mayo de 2015. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30019935
4 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa 100-0000008 del 12 de julio de 2022. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161153/Circular+100-000008+de+12+de+julio+de+2022.pdf/64cf7caa-1459-0c5c-65b8-b4c1d744569d?version=1.0&t=1671572805862
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