RESUMEN: ¿Cómo convocar reuniones de asamblea en sociedades anónimas? La Supersociedades emitió un concepto el 16 de enero de 2025 sobre la libertad de configuración estatutaria en la convocatoria y realización de reuniones de la asamblea general de accionistas en sociedades anónimas. En este, se aclara que la normativa permite flexibilidad en los estatutos siempre que se cumplan los requisitos legales y se garantice la participación de los accionistas.
El concepto destaca que la convocatoria puede establecerse según lo pactado en los estatutos, siempre que respete las disposiciones del Código de Comercio y los principios de transparencia y participación. Además, indica que la asamblea puede reunirse sin convocatoria previa si están presentes todos los accionistas. Estas directrices buscan facilitar la operatividad de las sociedades y garantizar la adecuada toma de decisiones corporativas.
Ver a continuación oficio Supersociedades sobre: ¿Cómo convocar reuniones de asamblea en sociedades anónimas?:
ASUNTO:
ALGUNOS ASPECTOS SOBRE REUNIONES DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS EN LA SOCIEDAD ANÓNIMA.
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO 220-330130 DE 16 DE ENERO DE 2025
Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual formula unos interrogantes relacionados con la libertad de configuración estatutaria de las sociedades anónimas:
“1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 110 del Código de Comercio, en especial en su numeral 7, ¿cuáles son las restricciones o limitaciones de una sociedad anónima en cuanto a la libertad de configuración estatutaria de la forma de convocatoria a las reuniones de la asamblea general de accionistas de la sociedad?
2. Tomando en consideración el mismo fundamento normativo,
¿existen restricciones o limitaciones para libertad de configuración estatutaria de la sociedad anónima en cuanto a la forma de convocar y constituir la asamblea de accionistas o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia?
3. ¿Es posible que una sociedad anónima, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 110 del código de comercio, pacte en sus estatutos una forma de convocatoria a la asamblea general de accionistas que se haga por parte de un número de accionistas que represente un porcentaje de las acciones suscritas y pagadas de la sociedad que libremente estipulen los accionistas, observando los demás requisitos legales de la convocatoria a la asamblea general de accionistas?”.
Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad.
Con el alcance indicado se procederá a dar respuesta a sus inquietudes.
Sea lo primero señalar que respecto a las reuniones de la asamblea general de accionistas el Código de Comercio dispone:
“(…)
ARTÍCULO 181. REUNIONES ORDINARIAS DE LA ASAMBLEA O
JUNTA DE SOCIOS. Los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos.
Se reunirán también en forma extraordinaria cuando sean convocados por los administradores, por el revisor fiscal o por la entidad oficial que ejerza control permanente sobre la sociedad, en su caso.
ARTÍCULO 182. CONVOCATORIA Y DELIBERACIÓN DE REUNIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS. En la
convocatoria para reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá. En las reuniones ordinarias la asamblea podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de los directores o de cualquier asociado.
La junta de socios o la asamblea se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocación, cuando se hallare representada la totalidad de los asociados, Quienes conforme al artículo anterior puedan convocar a la junta de socios o a la asamblea, deberán hacerlo también cuando lo solicite un número de asociados representantes del 10% o más del capital social,
(…)
ARTÍCULO 186. LUGAR Y QUORUM DE REUNIONES. Las
reuniones se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum. Con excepción de los casos en que la ley o los estatutos exijan una mayoría especial, las reuniones de socios se celebrarán de conformidad con las reglas dadas en los artículos 427 y 429.
(…)
ARTÍCULO 423. REUNIONES EXTRAORDINARIAS DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS. Las reuniones
extraordinarias de la asamblea se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía, por convocación de la junta directiva, del representante legal o del revisor fiscal.
El superintendente podrá ordenar la convocatoria de la asamblea a reuniones extraordinarias o hacerla, directamente, en los siguientes casos:
1) Cuando no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos;
2) Cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea, y
3) Por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas.
La orden de convocar la asamblea será cumplida por el representante legal o por el revisor fiscal.
ARTÍCULO 424. CONVOCATORIA A LAS REUNIONES DE LA
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS. Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día.
Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes.
(…)
ARTÍCULO 426. LUGAR Y FECHA DE REUNIONES DE LA
ASAMBLEA. La asamblea se reunirá en el domicilio principal de la sociedad, el día, a la hora y en el lugar indicados en la convocatoria. No obstante, podrá reunirse sin previa citación y en cualquier sitio, cuando estuviere representada la totalidad de las acciones suscritas.
ARTÍCULO 427. QUORUM PARA DELIBERACIÓN Y TOMA DE
DECISIONES. LA ASAMBLEA deliberará con un número plural de personas que represente, por lo menos, la mayoría absoluta de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se exija un quórum diferente. Las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes, a menos que la ley o los estatutos requieran para determinados actos una mayoría especial.”.
Sobre el particular, la Circular Básica Jurídica 100-000008 de 12 de julio de 2022 de esta Entidad1, señala:
“TÍTULO II. CONVOCATORIA
El acto de convocatoria a la reunión del máximo órgano social es uno de los más importantes dentro del funcionamiento de una sociedad, en especial para preservar valores de gobierno corporativo como la transparencia y la claridad en las comunicaciones entre la administración y los asociados. En ese sentido, las reglas legales sobre este tema buscan que, sin sacrificar la flexibilidad necesaria para la administración de una sociedad, se informe de forma oportuna, clara y completa, a todos los socios, la fecha de una próxima reunión, la modalidad bajo la cual habrá de realizarse y los detalles que para ello sean necesarios y los temas que serán discutidos. Por supuesto, la intención es que se cuente con esa información, así como con la adicional que sea necesaria para el adecuado conocimiento de los asuntos por parte de los asociados, con una antelación suficiente que les permita informarse y llegar a la reunión a ejercer de forma consciente sus derechos. A continuación, se presenta el resumen de las reglas que se deben tener en cuenta:
3.3. Reglas de convocatoria a la reunión del máximo órgano social. Para efectos de las reuniones, deberán tenerse en cuenta las reglas de convocatoria previstas en la ley y en los estatutos sociales para cada evento, las cuales se resumen a continuación:
3.3.1. Personas facultadas para convocar: Únicamente pueden convocar a las reuniones de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios, las personas legalmente facultadas para ello. Es decir, los administradores, el revisor fiscal o la Superintendencia de Sociedades, en este último caso, cuando le sea solicitado en ejercicio de las medidas administrativas previstas en el artículo 87 de la Ley 222 de 1995. En el último caso, los principales llamados a convocar al máximo órgano social son los órganos internos de administración y el de control de la sociedad y, de manera subsidiaria, podría suplir ese rol el supervisor natural, sin perjuicio de las posibles sanciones que se deriven para aquellos que, teniendo el deber, no ejercen sus funciones adecuadamente. Conforme a lo anterior, por regla general los socios no pueden convocar directamente, salvo que se trate de lo previsto para decidir sobre la acción social de responsabilidad. En el caso de la S.A.S., los accionistas sí pueden convocar directamente si así lo contemplan los estatutos.
3.3.2. Medio para convocar: Es el que se pacte por los asociados en los estatutos o a falta de esta estipulación, se seguirá lo que indiquen las normas vigentes, esto es mediante aviso publicado en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Al respecto, es importante destacar el valor de las estipulaciones estatutarias para darle flexibilidad a estos mecanismos de comunicación con los socios, lo que no necesariamente ocurre cuando el mecanismo supletivo debe ser el aplicable.
3.3.3. Término de antelación para convocar: Para las reuniones en las que hayan de aprobarse estados financieros de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con 15 días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará con una antelación de 5 días comunes. En las sociedades por acciones simplificadas, las reuniones podrán ser convocadas cuando menos con 5 días de antelación, incluidas aquellas en las que han de aprobarse estados financieros de fin de ejercicio. Los días de antelación para la convocatoria se contarán desde el día siguiente a la fecha en que ésta se efectúe, hasta la medianoche del día anterior a la reunión; de modo que para establecer la antelación no se tendrán en cuenta ni el día de la convocatoria, ni el de la reunión. Si en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad opera de manera ordinaria los días sábados, se tendrán como hábiles para tal fin. De modo contrario, los domingos y festivos no serán computables en ningún caso.
3.3.4. Contenido de la convocatoria: El contenido de la convocatoria es el que se especifica en el numeral 3.4. del presente capítulo.”.
Finalmente, y antes de dar respuesta a sus consultas, se trae a colación lo señalado en la doctrina de esta Oficina en relación con la autonomía de la voluntad y su alcance en la redacción de los estatutos sociales, así:
“1. En una sociedad todo poder emana del Máximo Órgano Social, el cual constituye el órgano deliberante de la compañía, conformado por los asociados directamente o por sus apoderados legalmente constituidos, de acuerdo a lo prescrito por los artículos 184 y 185 del Código de Comercio, reunidos en las condiciones fijadas en los estatutos o en su defecto en la ley y sus decisiones son la concreción de la llamada voluntad social.
2. Si bien el Estatuto Mercantil, permite dentro de la autonomía de la voluntad privada, que los asociados convengan libremente aquellas estipulaciones que sean convenientes a sus intereses particulares y colectivos, tal libertad está limitada, en el caso de las sociedades comerciales, a los convenios que sean compatibles con la índole de cada tipo societario, amén de que no vulneren normas de carácter imperativo. (ordinal 14 del artículo 110 del Código de Comercio).
3. El contrato de sociedad puede contener cláusulas de muy diversa índole. Así, mientras muchas de sus estipulaciones son de interés exclusivo de los asociados, como ocurre con las que reglamentan la forma de repartir las utilidades sociales, el ejercicio de los derechos de preferencia, de voto y de inspección o los relacionados con la forma de composición de la Junta Directiva de la compañía, en la cual se fijan ciertos requisitos que cobijan de manera general a todos los asociados, en el sentido de que deben reunir ciertas condiciones para llegar a ella, otras estipulaciones trascienden al mundo externo y afectan en mayor o menor grado los intereses de terceros, por cuya razón merecen, con mayor justificación que las primeras, una adecuada publicidad. Tal ocurre con las cláusulas que tienen que ver con el objeto social, que delimita la capacidad legal de las compañías así como aquellas que regulan lo relacionado con la representación legal. Dentro de estas últimas, revisten particular importancia para los terceros, aquellas estipulaciones que establecen limitaciones a las facultades de los representantes legales.
4. Ahora bien, es claro que la autonomía de la voluntad privada, que opera en el caso que nos incumbe, emana fundamentalmente de un acto de las partes, que no puede ir en contra de una normatividad legal previamente fijada y que abarca el orden público y las buenas costumbres.
5. Visto lo anterior, debemos entrarnos en los derechos de los socios de una compañía, los cuales operan independientemente del monto de la participación en el capital, los cuales, tratándose de una sociedad por acciones son:
a- Exigir un título que acredite la calidad de accionista.
b- Libertad de transferir sus acciones, salvo que se encuentre pactado el derecho de preferencia.
c- Adquirir acciones de manera preferente de la compañía.
d- d- Participar en la distribución de las utilidades cuando haya lugar, previa aprobación de los Estados Financieros por el Máximo Órgano social. e- Asistir con voz y voto a las reuniones de la Asamblea General de Accionistas.
f- Ejercer una fiscalización aguda y permanente sobre la compañía, con el fin de enterarse del manejo de los negocios sociales, dentro de la cual se incluye el ejercicio del derecho de preferencia.
g- Exigir que se le permita desarrollar dentro de la compañía, actividades que puedan ser benéficas para la misma y no permitir que por circunstancias que van en contra de sus intereses, puedan implantarse requisitos que por una u otra razón le hagan peligrar su permanencia en la sociedad.
Los derechos que hemos mencionado se encuentran estrechamente vinculados a la calidad de accionista, pues corresponden necesariamente a la respuesta que el ordenamiento brinda a la realización de un aporte por parte del socio, razón por la cual no sería posible concebir la existencia de la calidad de socio, sin el ejercicio de los referidos derechos. En esta línea de pensamiento, debemos señalar que las estipulaciones que se pacten en torno a ellos no pueden bajo ningún aspecto cercenarlos, ni ponerles talanqueras que lo hagan nugatorios, so pretexto, como lo hemos afirmado, de plasmar en ellos la denominada voluntad privada, pues ellas corresponden a la condición o estatus de socio (status socii). (…)”2.
Con lo anteriormente mencionados, se responden sus interrogantes, así:
“1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 110 del Código de Comercio, en especial en su numeral 7, ¿cuáles son las restricciones o limitaciones de una sociedad anónima en cuanto a la libertad de configuración estatutaria de la forma de convocatoria a las reuniones de la asamblea general de accionistas de la sociedad?”
“2. Tomando en consideración el mismo fundamento normativo, ¿existen restricciones o limitaciones para libertad de configuración estatutaria de la sociedad anónima en cuanto a la forma de convocar y constituir la asamblea de accionistas o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia?”
Las disposiciones estatutarias no podrán ir en contra de las normas imperativas que regulan la materia, en ese sentido, las convenciones privadas no podrán disponer que las reuniones sean convocadas por personas diferentes a las legalmente facultadas para ello, es decir, los administradores, el revisor fiscal o la Superintendencia de Sociedades. Así mismo, las cláusulas estatutarias no pueden ir en contravención a los términos mínimos de antelación previstos en la normativa vigente, esto es, no puede pactarse un término inferior de 15 días hábiles para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, ni un término inferior de 5 días comunes en los demás casos. En lo que respecta al medio para convocar, los asociados tienen plena libertad para disponer la forma en la que se realizará, en ausencia de disposición alguna se realizará mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad.
Finalmente, en cuanto a la manera de deliberar y tomar decisiones, de conformidad con el artículo 427 del Código de Comercio, los asociados, deliberará con un número plural de personas que represente, por lo menos, la mayoría absoluta de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se exija un quórum diferente. Las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes, a menos que la ley o los estatutos requieran para determinados actos una mayoría especial. Se aclara que estatutariamente no pueden modificarse disposiciones de orden público o donde la ley establezca disposiciones mínimas de obligatorio cumplimiento.
“3. ¿Es posible que una sociedad anónima, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 110 del código de comercio, pacte en sus estatutos una forma de convocatoria a la asamblea general de accionistas que se haga por parte de un número de accionistas que represente un porcentaje de las acciones suscritas y pagadas de la sociedad que libremente estipulen los accionistas, observando los demás requisitos legales de la convocatoria a la asamblea general de accionistas?”
Como se indicó en la respuesta anterior, no es viable estatutariamente disponer que las reuniones sean convocadas por personas diferentes a las legalmente facultadas para ello, es decir, los administradores, el revisor fiscal o la Superintendencia de Sociedades.
A pesar de lo anterior, la normativa vigente establece mecanismos en virtud de los cuales los accionistas pueden solicitar a las personas facultadas para el efecto, la convocatoria al máximo órgano social y que se encuentran contenidos en los artículos 182 y 423 del Estatuto Mercantil, citados con anterioridad.
En lo que respecta a la convocatoria por parte de la Superintendencia de Sociedad, se invita a consultar lo dispuesto en el numeral 3.5.1. de la Circular Básica Jurídica.
Finalmente se aclara, que, al tratarse de normas imperativas, los porcentajes dispuestos en los artículos 182 y 423 del Código de Comercio, no pueden ser objeto de modificación por convención estatutaria.
En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la Entidad.
Notas al pie:
1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Básica Jurídica 100-000008 (12 de julio de 2022). Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161153/Circular+100- 000008+de+12+de+julio+de+2022.pdf/64cf7caa-1459-0c5c-65b8- b4c1d74_456_9d?version=1.3&t=1730482593854
2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-15057. (30 de abril de 1998). Asunto: Estudio
sobre algunas cláusulas en los estatutos de una sociedad anónima. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/VoGJEIIB4r6qVUO6jx2C#/
Puedes encontrar más información sobre: ¿Cómo convocar reuniones de asamblea en sociedades anónimas?, en supersociedades.gov.co
Además del tema relacionado con: ¿Cómo convocar reuniones de asamblea en sociedades anónimas?, quizás te interese leer: ¿Cómo convocar asambleas generales ordinarias en organizaciones del sector solidario? Supersolidaria Concepto No. 20241130059011