RESUMEN: ¿Cómo deben elaborarse, aprobarse y registrarse las actas del máximo órgano social? Supersociedades emitió un oficio en el que establece lineamientos esenciales sobre la elaboración, contenido y aprobación de las actas del máximo órgano social. En él, se aclara que estos documentos deben reflejar con precisión las decisiones tomadas y cumplir con los requisitos legales establecidos en el Código de Comercio y la Ley 222 de 1995. También se especifica el plazo máximo para su registro, diferenciando entre reuniones presenciales y no presenciales.
Asimismo, el oficio aborda qué hacer cuando un acta no aprobada es debido a discrepancias en su contenido. En estos casos, se recomienda someterla nuevamente a consideración del máximo órgano social. Supersociedades enfatizan que el acta no solo documenta lo discutido, sino que también tiene valor probatorio sobre las decisiones adoptadas, lo que la convierte en un documento clave para la gestión corporativa.
Ver a continuación oficio Supersociedades sobre: ¿Cómo deben elaborarse, aprobarse y registrarse las actas del máximo órgano social?:
ACTAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO 220-320334 DE 17 DE DICIEMBRE DE 2024
Acuso recibo del escrito de la referencia por medio del cual plantea una consulta en los siguientes términos:
- “Plazo para remitir el acta: ¿Cuál es el plazo establecido para que el secretario de una reunión ordinaria de la junta de socios remita el acta correspondiente? En un caso reciente, el secretario tardó dos meses en enviarla, y el presidente, preocupado por la posible falta de gestión del secretario, elaboró el acta basándose en los audios de la reunión.
- Contenido del acta: ¿El acta de la reunión debe ser un resumen de lo sucedido o debe contener una transcripción exacta de lo que se discutió durante la reunión?
- Aprobación del acta: En el caso de que el secretario presente un borrador del acta que no sea aprobado ni por los accionistas ni por el presidente de la reunión, puesto que no fue lo que sucedió ¿qué acciones se pueden tomar?”.
Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2º del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2º de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad.
Con el alcance indicado este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos:
“1. Plazo para remitir el acta: ¿Cuál es el plazo establecido para que el secretario de una reunión ordinaria de la junta de socios remita el acta correspondiente? En un caso reciente, el secretario tardó dos meses en enviarla, y el presidente, preocupado por la posible falta de gestión del secretario, elaboró el acta basándose en los audios de la reunión”.
Sobre el particular, es preciso indicar que el artículo 189 del Código de Comercio establece lo siguiente: “ARTÍCULO 189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.”
Con base en la referida norma, es posible identificar que: i) las actas deberán ser aprobadas por el máximo órgano social, lo cual debe suceder en la misma reunión o en una posterior, por consiguiente, el texto de éstas debe ser sometido a consideración inmediatamente si es en la misma reunión, o con posterioridad si es en una reunión futura; y ii) si el máximo órgano social designó personas para que aprueben el acta, esta deberá ser puesta a consideración de tales lo antes posible.
Sin perjuicio de lo anterior, se recomienda revisar los estatutos sociales a efectos de validar si los mismos incluyen disposiciones particulares sobre la materia que deban ser tenidos en cuenta.
Para el caso específico de actas de “reuniones no presenciales” y de “toma de decisiones por escrito”, el artículo 21 de la Ley 222 de 1995 establece lo siguiente:
“ARTICULO 21. ACTAS. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros. (…).”
Por lo tanto, en estos dos casos la ley dispone un término de 30 días para elaborar y asentar las actas en el libro correspondiente. Sobre el particular, este Despacho a conceptuado lo siguiente en Oficio No. 220-097619 del 2 de junio de 20161:
“(…) Me refiero al escrito radicado en esta Entidad con el número 2016-01215284, por medio del cual consulta sobre la debida interpretación de los artículos 19 y 21 de la Ley 222 de 1995, en lo referente al plazo que se debe tener en cuenta para la elaboración de las actas correspondientes, considerando que el artículo 21 hace referencia a treinta (30) días y el parágrafo del mismo hace relación a un mes. Así mismo consulta cuál es la sanción prevista por no elaborarlas dentro del plazo legal.
Sobre el particular es pertinente hacer claridad en cuanto a que el plazo otorgado en el primer inciso del artículo 21 mencionado, es para elaborar las actas a las que haya lugar según los supuestos a que se refieren los artículos 19 y 20 ibidem y asentarlas en el libro respectivo. Como quiera que este plazo está dado en días, se debe aplicar la regla contenida en el artículo 829 del Código de Comercio, parágrafo primero, en el que se indica que los plazos de días señalados en la ley se entenderán hábiles; además, la regla del numeral 2º que indica que cuando los plazos sean de días, se excluirá aquel en el que se haya celebrado el negocio jurídico.
Cosa distinta es el término de un mes al que se refiere el parágrafo del artículo 21, puesto que ese lapso de tiempo hace relación a la sanción de ineficacia de las decisiones adoptadas en uso del mecanismo contemplado en el artículo 20, cuando las comunicaciones a través de las cuales los accionistas o socios, o los miembros de la junta directiva, en su caso, expresan el sentido de su voto, no se reciban, como lo exige el artículo 20, en el término máximo de un mes contado a partir de la primera comunicación recibida.
Para este efecto es preciso, igualmente, tomar en consideración que, de acuerdo con la norma antes invocada, cuando el plazo sea de meses o años, su vencimiento tendrá lugar el mismo día del correspondiente mes o año. Por lo expuesto, es claro que no hay contradicción alguna en las normas mencionadas.
Por último, las normas en cuestión no previeron sanción por no elaborar las actas correspondientes a los mecanismos para adopción de decisiones de que tratan los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995; de ahí que si no se elaboran y asientan en el plazo indicado, el representante legal de la sociedad, como persona responsable de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias, conforme lo dispone el artículo 23 de la citada ley, está abocado a las sanciones por incumplir los deberes propios de los administradores.(…)”.
“2. Contenido del acta: ¿El acta de la reunión debe ser un resumen de lo sucedido o debe contener una transcripción exacta de lo que se discutió durante la reunión?”
Para responder la presente inquietud, basta con recordar el contenido del artículo 431 del Código de Comercio el cual es del siguiente tenor:
“ARTÍCULO 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.”
“3. Aprobación del acta: En el caso de que el secretario presente un borrador del acta que no sea aprobado ni por los accionistas ni por el presidente de la reunión, puesto que no fue lo que sucedió ¿qué acciones se pueden tomar?”
Como se señaló en la respuesta a la primera pregunta, la aprobación del acta de reunión del máximo órgano social es un requisito legal establecido en el artículo 189 del Código de Comercio. En este sentido, el máximo órgano social o las personas designadas para la aprobación del acta podrán solicitar al secretario que modifique el proyecto de acta para que refleje de manera precisa lo sucedido en la reunión.
Sobre el particular se pone de presente lo expuesto por este Despacho en el Oficio 220224111 del 20 de septiembre de 20232:
“(…) “¿Cuál es interpretación de esta Superintendencia relativa a resolver las diferencias sobre el contenido del acta surgida entre los miembros de la comisión verificadora debidamente nombrada por la asamblea general de accionistas?”.
(…)
Entrando en materia, y toda vez que su consulta se centra sobre las diferencias que pueden presentarse entre los miembros que fueron designados por el máximo órgano para la elaboración del acta respectiva, es pertinente citar las normas del Código de Comercio relacionadas con el tema que nos ocupa:
“Artículo 189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.
(…)
Artículo 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará
constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura”. (Negrilla fuera del texto)
Respecto de la aprobación de las actas del máximo órgano social por parte de una comisión designada por la misma, esta Oficina mediante Oficio 220-512981 estableció lo siguiente:
“(…)
- Cuando la asamblea general de accionistas o junta de socios delega la aprobación del acta a tres (3) personas asociadas; es obligatorio que cada una de ellas “exprese su consentimiento a favor sobre la veracidad del acta”, o por el contrario, “con el consentimiento de dos
(2) personas, es suficiente para dar por aprobada el acta”; o es necesario e indispensable, que “todos den su aprobación”
Esta Entidad ya expresó su criterio en Oficio 220- 80762 de agosto 30 de 1999, que puede consultar en el Libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos 2000, en la página 57, en el que señaló, la necesidad de la aprobación por todos los comisionados para efectos de darle validez probatoria a las decisiones adoptadas: “(…)
1º La firma de los comisionados designados para aprobar el acta, junto con las del presidente y secretario, son requisitos indispensables para que el documento sirva de prueba de que los hechos allí consignados son ciertos y en consecuencia puedan ser utilizados como instrumento para ejecutar las acciones a que haya lugar o exigir las obligaciones allí consignadas. Así las cosas, las firmas y aprobación requeridas son requisitos de fondo sin los cuales el documento no sirve de medio probatorio idóneo de lo que allí contiene.”
“(…)”
En cuanto a la comisión nombrada para aprobar el acta, es pertinente remitirla al oficio sobre el particular, citado en esta comunicación en el que se indica que no es obligación para la comisión impartir la aprobación al acta, pues en caso de desacuerdo, habrá de ser llevada el acta al órgano competente para su aprobación”.
Posteriormente, esta misma Oficina en el Oficio 220-105659, con relación a la comisión designada para aprobar el acta del máximo órgano, señalo lo siguiente:
“(…) Pone de presente que de acuerdo con el concepto 220-170852 del 14 de diciembre de 2011, que a su vez remite al Oficio 220- 49438 del 21 de agosto de 1998, esta Superintendencia expresó: “ cuando
es la asamblea quien cumple la función, se ha de estar a las reglas aplicables a la adopción de las decisiones en general en cuanto a mayorías, a menos que estatutariamente se hayan estipulado condiciones especiales, al paso que cuando se delega la aprobación en otras personas, todas y cada una de ellas deben expresar su consentimiento sobre la veracidad del acta, toda vez que en ese caso no se trata de un cuerpo colegiado, sino que la delegación se entiende hecha en cada una de las personas, de suerte tal que para la aprobación se requiere la anuencia de todos los designados.
(…)”
Aunado a lo expuesto, también se precisa informarle que en materia de aprobación de actas, la opinión que ha sostenido la Entidad es precisamente la contenida en el concepto que se trae a colación, argumentación que ha sido reiterada en distintos pronunciamientos resultado del análisis de las normas que en el Código de Comercio regulan el tema, entre ellas, el artículo 189 cuyo texto además ha orientado el Instructivo para la Elaboración de Actas (Circular D- 001/91), que entre otros aspectos contempla:
“(…) Al finalizar la sesión es conveniente hacer un receso para elaborar el acta respectiva con el fin de someterla a aprobación antes de que aquella concluya, caso en el cual deberá indicarse el número de votos con que ésta sea aprobada.
Si tal procedimiento no es factible, la propia asamblea o junta de socios puede nombrar una comisión de dos o más personas para que la apruebe. El original del acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión o, en su defecto, por el revisor fiscal, así como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada comisión para ese efecto. (…)”.
No obstante, sea esta la oportunidad para reiterar, como quedó anotado, la aprobación del acta en principio corresponde al máximo órgano social de ahí que la Entidad sugiera que al finalizar la sesión es conveniente un receso para su elaboración de manera que la misma sea aprobada por el órgano social competente. Sin embargo, también ha examinado que nada impide que la asamblea o junta de socios designe una comisión de dos o más personas para ese efecto, caso en el cual serán los designados quienes asumen la obligación de aprobar el acta, por ello en el concepto antes citado claramente se expresa que cada una de las personas designadas debe aprobar el acta “toda vez que no se trata de un cuerpo colegiado, sino que la
delegación se entiende hecha en cada una de las personas, de suerte tal que para la aprobación se requiere la anuencia de todos los designados”, inclusive también ha expresado que quienes hayan sido designados como presidente y secretario de la reunión pueden simultáneamente ser comisionados para aprobar el acta, si así lo aprueba el órgano social competente con el quórum y las mayorías previstas en los estatutos o en la ley para las decisiones comunes (Oficio 220- 024507 de 2010).
(…)
Igualmente, recientemente la Superintendencia de Sociedades, en Sentencia del 14 de julio del presente año, con respecto a las actas del máximo órgano social y su correspondiente aprobación, estableció:
“(…) Anudado (sic) a ello, debe tenerse en cuenta que de conformidad con lo establecido por el citado artículo 189, la función propia de las actas es la de servir de medio probatorio de los hechos ocurridos durante las reuniones asamblearias, mas no dota de validez y eficacia jurídica las decisiones aprobadas en aquellas, pues de estudiarse la validez de las mismas, ésta procedería únicamente bajo los términos establecidos por los artículos 190 y 191 del Código de Comercio.
De esta forma, debido a que las actas detentan una labor eminentemente probatoria, lo que se deberá tener en cuenta es que las mismas cumplan con los requisitos establecidos por la ley para su formación, es decir, tendrán pleno valor probatorio “siempre y cuando se encuentren debidamente aprobadas por el máximo órgano social o por la comisión designada para tal fin y firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario en la respectiva reunión, formalidades que de omitirse, no suponen la nulidad de las decisiones en ella
contenidas”, pues como se indicó, esta sanción sólo procede por las causales
previstas en el artículo 190 del Código de Comercio, esto es, la adopción de determinaciones sociales sin el número de votos previsto en los estatutos o en la ley, o excediendo los límites del contrato social.
Por otra parte, según concepto emitido por esta Superintendencia de Sociedades en sede administrativa “aun cuando las actas que cumplan con las formalidades del caso son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las decisiones trascritas, según los términos del artículo 189 ibídem, se debe tener presente que, en todo caso, no son el único medio probatorio, pues la ley mercantil ni procedimental excluyen la aplicación de otros medios de prueba para suplir su ausencia, salvo la restricción que opera en el caso de los administradores para establecer hechos que no consten en las actas conforme indica la disposición legal mencionada, pero esa restricción, por su carácter de tal, sólo tiene vigencia en el supuesto expresamente señalado, por lo que no aplicaría tratándose de hechos que pretendan hacer valer los asociados o eventualmente, terceros.(…)”.
Ubicados en el amplio escenario anterior, procedemos a dar respuesta a su inquietud de manera clara y concreta, de la siguiente manera:
“Relativo a las actas y lo previsto en el artículo 189 y 431 del Código de Comercio, ¿Cuál es interpretación de esta Superintendencia relativa a resolver las diferencias sobre el contenido del acta surgida entre los miembros de la comisión verificadora debidamente nombrada por la asamblea general de accionistas?”.
Conforme lo expuesto a lo largo de este concepto, en el evento que existan diferencias entre los comisionados, que no puedan superarse y por ende se impida la aprobación del acta, el único camino a seguir es someter el texto del acta a consideración del máximo órgano social para su correspondiente aprobación.
Valga recalcar que la aprobación del acta de una reunión del máximo órgano social, bien sea por los asociados o por la comisión nombrada para tal efecto, junto con las firmas del presidente y secretario de la reunión, son requisitos esenciales para que el documento sirva como medio de prueba de lo allí plasmado.”.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia en el aplicativo Tesauro.
Notas al pie:
1 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, Oficio 220-097619 del 02 de junio de 2016 (Asunto: “PLAZO PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS DE REUNIONES NO PRESENCIALES…”). Disponible en:
https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/xRwREogBWsm0 E8MWY88B
2 Colombia, Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-224111 del 20 de septiembre de 2024. Asunto: ACTAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL – COMISIÓN VERIFICADORA – DIFERENCIAS SOBRE EL CONTENIDO DEL ACTA. Disponible en:
https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/0E7PBYsBn95eDcW1STcc
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