RESUMEN: ¿Cómo firmar digitalmente las actas en libros de comercio físicos? La Superintendencia de Sociedades ha aclarado que las actas originales deben ser firmadas de manera manuscrita si el libro de actas de la compañía está registrado en físico. Las firmas digitales, aunque útiles y válidas en muchos contextos, no pueden ser usadas en libros de actas físicos sin que las aplicaciones utilizadas para generar las firmas estén certificadas.

Sin embargo, se menciona la posibilidad de transición de libros físicos a electrónicos. Para llevar a cabo este cambio, es necesario cumplir con los requisitos establecidos en la normativa vigente, incluyendo la anulación de las páginas no utilizadas del libro físico y la solicitud de registro ante la Cámara de Comercio correspondiente.

Ver a continuación Supersociedades sobre: ¿Cómo firmar digitalmente las actas en libros de comercio físicos?:

ASUNTO:

FIRMA DIGITAL DE LAS ACTAS – LIBROS DE COMERCIO.

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

OFICIO 220-117888 DE 17 DE MAYO DE 2024

Acuso recibo del escrito citado en la referencia por medio del cual formula una consulta en los siguientes términos:

“¿Es posible que las actas originales puedan ser impresas en el libro de actas de la compañía, con la firma digital del presidente y secretario de la reunión, realizada a través de aplicaciones que no certifiquen la firma, tales como Docusign o PandaDoc? O ¿al ser el libro registrado en físico obligatoriamente deben ser firmados con firma manuscrita?

En caso de no ser posible la firma digital del presidente y secretario de la reunión y teniendo en cuenta la imposibilidad de los socios de ingresar al país ¿De que otra manera se pueden firmar las actas sociales que no sea de forma manuscrita, considerando que los libros sociales se encuentran registrados de forma física?

Sobre el particular, es preciso señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2 de la Resolución 100-000041 de 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de una sociedad determinada.

Con el alcance indicado, este Despacho procederá a dar respuesta a todas las preguntas en conjunto, en la medida que las mismas giran en torno a un mismo eje temático:

En primer lugar, es preciso anotar que el término “firma digital”, en relación con las actas del máximo órgano social y los libros de comercio, es utilizado cuando se hace referencia al uso y registro de los mismos de manera electrónica.

La normatividad establecida para el manejo de los libros electrónicos se encuentra en el Decreto 1074 de 2015. A continuación, se citan algunos artículos en los que se hace referencia al uso de la firma digital:

“Artículo 2.2.2.39.4. Registro de libros de comercio en medios electrónicos. Los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, que deban ser inscritos en el registro mercantil, podrán llevarse por medio de archivos electrónicos y para su inscripción en el registro mercantil, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica, a elección del comerciante, en el archivo electrónico enviado para registro en los términos de la Ley 527 de 1999.
2. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica por parte de la Cámara de Comercio correspondiente. La Cámara de Comercio devolverá al solicitante el archivo electrónico a la dirección electrónica que esté registrada. Para ello, deberá firmarlo y dejar constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.
3. Constancia electrónica expedida por la Cámara de Comercio correspondiente, de la siguiente información:

Cámara de Comercio receptora.

Fecha de presentación del libro para registro; Fecha de inscripción.

Número de inscripción.

Identificación del comerciante o persona obligada a registrar; Nombre del libro, y

Uso al que se destina.

• Al registrar un libro electrónico las páginas del libro físico que le antecedió, que no hubieran sido empleadas, deberán ser anuladas. Para efectos de lo anterior, deberá presentarse el libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un Contador Público, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.

Artículo 2.2.2.39.5. Actuaciones sujetas a registro. Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el comerciante deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio. En todo caso, el comerciante podrá elegir entre el registro en medios electrónicos o en medios físicos. En el evento en que este decida utilizar los medios electrónicos, deberá firmar digital o electrónicamente, a elección del comerciante, la respectiva solicitud de inscripción y el extracto o copia del acta correspondiente. Para los casos en que se elija la firma electrónica, se hará de conformidad con lo dispuesto en los artículos 2.2.2.47.1. y siguientes del presente decreto.

Para los casos en que el comerciante decida hacer uso de la firma digital, deberá hacerlo mediante el uso de un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital autorizada o acreditada en Colombia, quien garantizará la autenticidad, integridad y no repudio del documento.

Para tal efecto, la Cámara de Comercio competente procederá a registrar electrónicamente las decisiones y/o actuaciones sujetas a registro contenidas en tales actas, previa verificación de los requisitos de ley para su inscripción. Asimismo, notificará al comerciante a través de los mecanismos técnicos que permitan garantizar la fecha y hora en que fue enviado, remitido o se encuentre disponible las actualizaciones registradas para que el comerciante proceda a su verificación.

Parágrafo. La Superintendencia de Industria y Comercio fijará el procedimiento y la forma de aplicación de lo dispuesto en este artículo.” 1(Subrayado fuera de texto)

Ahora bien, de conformidad con el literal c del artículo 2 de la Ley 527 de 1999 se define firma digital como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.2

Así mismo, el mensaje de datos es definido por la misma ley como aquella información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.3

Como complemento de lo anterior, se trae a colación el Oficio 220-266001 del 27 de octubre de 2023, en el que esta Oficina se pronunció sobre el tema en los siguientes términos:

“(i) Que lineamientos debe tener un acta de junta directiva y asamblea de accionistas para que estas sean firmadas en digital.”

En atención a lo visto en pretérito, un acta de junta directiva o de asamblea general de accionistas no debe cumplir con lineamientos especiales distintos de aquellos contemplados en la ley para cuando han de suscribirse de manera física. Sin embargo, para que dichas actas puedan ser suscritas utilizando el mecanismo de firma digital, entendida esta como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos, se hará necesario entonces que el acta en cuestión haya sido generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, es decir, que conste en un archivo electrónico, cumpliendo con las estipulaciones del artículo 28 de la Ley 527 de 1999, y así poder proceder a presentarla ante la Cámara de Comercio correspondiente para su respectivo registro.” 4(Subrayado fuera de texto)  Conforme a lo expuesto, un acta que ha sido elaborada de manera física debe ser firmada de la misma manera; en igual sentido, para que un acta se pueda firmar de manera digital o electrónica es necesario que ésta haya sido elaborada en iguales condiciones.

Según el caso planteado, como existe un libro de actas físico, podría evaluarse la posibilidad de realizar la transición de libros físicos a electrónicos, haciéndose la solicitud respectiva ante la cámara de comercio del domicilio correspondiente.

Lo anterior, de conformidad con el numeral 4 del artículo 2.2.2.39.4 del Decreto 1074 de 2015 que indica lo siguiente:

“(…)

4. Al registrar un libro electrónico las páginas del libro físico que le antecedió, que no hubieran sido empleadas, deberán ser anuladas. Para efectos de lo anterior, deberá presentarse el libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un Contador Público, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.”5

En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la entidad.

¹ COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1074 de 2015 (mayo 26) Asunto: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30019935

² COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 527 de 1999 (agosto 18) Asunto: Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0527_1999.html

³ Ibídem

⁴ SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-266001 del 2023 (octubre 27) Asunto: Libros de Comercio en   medios                 electrónicos-Firma            Digital.                 Disponible                            en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/wRwWWYwBWsm0E8MWXNNE

5 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1074 de 2015 (mayo 26) Asunto: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30019935

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