RESUMEN: ¿Cómo realizar la inscripción en el RUT de manera gratuita y eficiente según la DIAN?. El documento aborda la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) administrado por la DIAN. Destaca aspectos como beneficios, obligaciones, proceso de inscripción, y sanciones por incumplimiento.
Preguntas clave:
¿Cuáles son los beneficios del RUT?
¿Quiénes deben inscribirse en el RUT?
¿Cuáles son los pasos para la inscripción en el RUT?
¿Cuál es la vigencia de la inscripción en el RUT?
¿Cómo se realiza la inscripción desde el exterior?
Ver a continuación documento DIAN sobre: ¿Cómo realizar la inscripción en el RUT de manera gratuita y eficiente según la DIAN?:
INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT)
Preguntas frecuentes
¿Qué es el RUT?
El RUT, administrado por DIAN, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, así como aquellos que por disposición legal deban hacerlo o por decisión de la DIAN conforme con las normas legales y reglamentarias vigentes.
¿Qué es el Número de Identificación Tributaria (NIT)?
El NIT, es asignado por la DIAN y permite la individualización inequívoca de los inscritos, para todos los efectos, en materia tributaria, aduanera y de control cambiario y, en especial, para el cumplimiento de las obligaciones de la misma naturaleza.
¿Cuáles son los beneficios del RUT?
El RUT permite contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, así como la simplificación de trámites y reducción de costos.
La información registrada en el RUT se podrá compartir con otras entidades del Estado, previo convenio con la DIAN, para efectos de su gestión y control con la consecuente simplificación de trámites.
¿Para qué sirve el RUT?
Contar con el RUT le permite:
- Que terceros con quienes usted sostenga una relación comercial, laboral o económica identifiquen su actividad económica registrada en el RUT.
- Acreditar e identificar la actividad económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial, laboral o económica en general.
- Identificar y reconocer sus obligaciones Tributarias Aduaneras y Cambiarias (TAC) frente al Estado Colombiano.
- Realizar los trámites relacionados con el cumplimiento de las obligaciones TAC a través de los servicios en línea y presenciales que le ofrece la DIAN.
- Finalmente, define cada una de las responsabilidades de índole tributaria y aduanera a las cuales está sujeto, permitiéndole a la entidad ejercer un mejor control sobre el cumplimiento de estas y adicionalmente comunicarse oportunamente sobre el vencimiento de las obligaciones.
¿Qué costo tiene la inscripción en el RUT?
La inscripción en el RUT no tiene ningún costo, el trámite es completamente gratuito, así como el formulario requerido para ello.
¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?
- Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras por cada establecimiento permanente o sucursal que tengan en el territorio nacional;
- Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras están obligadas a inscribirse en el Registro Único Tributario –RUT para el cumplimento de sus obligaciones fiscales, incluida la de declarar por las rentas y ganancias ocasionales de fuente nacional percibidas directamente y no atribuibles a algún establecimiento permanente o sucursal en el país, cuando ello proceda de conformidad con lo previsto en los artículos 591 y 592 del Estatuto Tributario;
- Los sujetos sin residencia o sin domicilio en Colombia que presten servicios desde el exterior, gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA en Colombia, a sujetos que no estén en la obligación de practicarles la retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas-IVA, prevista en el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán inscribirse para el cumplimento de sus obligaciones fiscales, incluidas las de recaudar, declarar y pagar el impuesto sobre las ventas -IVA, de conformidad con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 420 y parágrafo 2 del artículo 437 del Estatuto Tributario;
- Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN;
- Los patrimonios autónomos constituidos para desarrollar operaciones de comercio exterior, en desarrollo y cumplimiento de la regulación aduanera y aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un Número de Identificación Tributaria – NIT individual;
- Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales;
- Los inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio, independientemente de la modalidad o vehículo utilizado para efectuar la inversión;
- Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras;
- Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaría. Así mismo, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones por disposición legal;
- Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales no responsables del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares;
- Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA y no responsables del impuesto sobre las ventas – IVA;
- Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas – IVA, que requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales están obligadas a expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada;
- Los responsables y no responsables del impuesto nacional al consumo;
- Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM;
- Los agentes retenedores;
- Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros;
- Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros;
- Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo;
- Los sujetos sobre los cuales la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN requiera la inscripción para efectos del control del cumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales que administra;
- Las personas que decidan acogerse voluntariamente al Impuesto Unificado SIMPLE; o
- Quienes estén obligados al cumplimiento con las obligaciones sustanciales y formales de las estructuras sin personería jurídica o similares.
¿Puedo usar la copia de un poder especial para realizar el trámite de inscripción, actualización o cancelación del RUT?
Cuando el poder especial esté dirigido a varias entidades para varios trámites o para diferentes áreas de la entidad, se aceptará copia de esta previa manifestación verbal o escrita del solicitante indicando que el original fue entregado para otro trámite u otra entidad.
¿Quiénes no están obligados a inscribirse en el RUT?
Para efectos de las operaciones de importación, exportación tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros:
- Los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales.
- Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.
- Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros deberán obtener la autorización que acredite el cumplimiento de los requisitos y condiciones que establezca para el efecto la DIAN, mediante resolución de carácter general, de acuerdo con lo dispuesto por el numeral 2 del artículo 75 de la Resolución Externa 8 de 2000, modificado por el artículo 1o de la Resolución Externa número 6 de 2004 y el artículo 3o de la Resolución Externa número 4 de 2005 de la Junta Directiva del Banco de la República.
¿En qué momento debo inscribirme en el RUT?
La inscripción en el RUT deberá efectuarse en forma previa al inicio de la actividad económica, al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN, y en general, a la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.
Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, acorde con lo establecido en los artículos 592, 593 y 594-1 del Estatuto Tributario, tendrán plazo para inscribirse en el RUT hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una situación diferente.
¿Necesito tener una cuenta de ahorros o corriente para poder inscribirme en el RUT?
No, de acuerdo con lo establecido en el artículo 1 del Decreto 768 del 6 de mayo de 2016 ya no se requiere de la cuenta bancaria para la inscripción en el RUT.
Las sucesiones ilíquidas que no se hayan abierto formalmente ante juez o notario, ¿no se pueden inscribir en el RUT?
Sí, de acuerdo con el artículo 1.6.1.2.11 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, los herederos de común acuerdo podrán designar entre ellos mismos a un heredero como representante de la sucesión, el cual se entiende presentado bajo la gravedad del juramento. En el mencionado documento se deberá manifestar que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos.
De existir un único heredero, este deberá suscribir un documento a través del cual manifieste que ostenta esta condición, el cual se entiende presentado bajo la gravedad del juramento.
Tratándose de menores o incapaces, el documento mencionado se suscribirá por sus representantes o apoderados debidamente acreditados. En estos casos se deberá aportar copia física o digital del documento que acredita la representación o del poder.
¿Qué vigencia tiene la inscripción en el RUT?
Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción en el RUT, tendrá vigencia indefinida y, en consecuencia, no se exigirá su renovación.
¿Cómo me inscribo en el RUT?
Dentro de la página de la DIAN encontrará herramientas como son cartillas (Cartilla de Inscripción en el RUT para Personas Naturales y/o Personas Jurídicas, Actualice el RUT en línea con y sin firma electrónica, Consultas RUT y Radica la solicitud de actualización de RUT con verificación en línea con y sin firma electrónica).
El trámite de inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el RUT se podrá realizar de forma presencial:
- Directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente;
- A través de apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado.
De forma electrónica a través de la página web de la DIAN, se podrán formalizar los siguientes trámites:
- Inscripción en el RUT para las personas naturales no responsables del IVA que no realicen actividades mercantiles, previa verificación de información que realizará el sistema.
- Actualización del RUT para las personas naturales y para las personas jurídicas por sus representantes legales con Firma Electrónica.
- La radicación de las solicitudes de actualización del RUT sujetas a verificación y la radicación de la solicitud de cancelación del RUT, con Firma Electrónica, para aquellos inscritos a quienes la DIAN, le ha asignado tal mecanismo.
¿Si me encuentro en el exterior como realizo el trámite de inscripción, actualización o cancelación del RUT?
Las personas naturales que se encuentren en el exterior podrán hacer su inscripción por la página Web de la entidad en el enlace de RUT virtual, o si lo desean también podrán usar al igual que las personas naturales sin residencia en Colombia, y las sociedades o entidades extranjeras sin domicilio en Colombia, responsables del impuesto sobre las ventas IVA, el servicio de «PQSR y Denuncias» de la página web de la DIAN, para enviar la solicitud de inscripción, actualización o cancelación del RUT, anexando para los primeros su documento de identidad y pasaporte escaneados, en donde conste la fecha de salida del país y el formato-tramite RUT debidamente diligenciado con todos los datos que la persona desea actualizar o como quiere que se inscriba y para los segundos, es decir los responsables de IVA aportando los documentos exigidos en el numeral 11 del artículo 1.6.1.2.11. del Decreto 1625 de 2016.
Una vez la DIAN, formalice el respectivo trámite, enviará a la dirección electrónica informada por el peticionario, el certificado del RUT. Comunicada la inscripción o actualización de que trata el presente parágrafo, la misma tendrá plena validez sin que medie firma autógrafa en el formulario en señal de aceptación legal.
¿Cuáles son las sanciones relativas al incumplimiento en la obligación de inscribirse en el RUT y obtención del NIT?
- Sanción por no inscribirse en el Registro Único Tributario, RUT, antes del inicio de la actividad, por parte de quien esté obligado a hacerlo. Se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la inscripción, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.
- Sanción por no exhibir en lugar visible al público la certificación de la inscripción en el Registro Único Tributario, RUT, por parte del responsable del régimen simplificado del IVA. Se impondrá una multa equivalente a diez (10) UVT.
- Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario, RUT. Se impondrá una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.
- Se impondrá una multa equivalente a cien (100) UVT por informar datos falsos, incompletos o equivocados, por parte del inscrito o del obligado a inscribirse en el Registro Único Tributario, RUT.
¿Cómo puedo obtener una copia del Certificado del Registro Único Tributario?
- Para solicitar la copia del RUT vía Internet es necesario crear y habilitar una cuenta, para ello por favor ingrese al enlace: https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefNuevosUsuarios.faces
- Después de habilitada puede ingresar la opción «Obtener en 2 pasos su copia del RUT«: https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefLoginOld.faces
¿Las sucursales de sociedades extranjeras deben registrarse en el RUT?
Sí, las sucursales de sociedades extranjeras que tengan la condición de sujetos pasivos de obligaciones o deberes formales de carácter tributario, aduanero o cambiario u otros que la ley colombiana les asigne y que deban cumplir ante la DIAN, deben solicitar la asignación de NIT para esto deben cumplir los mismos requisitos q se exigen para las sociedades nacionales.
¿A los fondos de inversión extranjera se les debe asignar el NIT?
Sí, los fondos de inversión de capital extranjero que por el desarrollo de sus actividades en el país hayan de cumplir obligaciones o deberes formales ante la DIAN, deben solicitar el NIT.
Los fondos de inversión de capital extranjero son regulados según lo establecido en el Estatuto Tributario articulo 18-1 y el decreto 4800 del 29 de diciembre de 2010.
¿Cuándo se puede realizar una Inscripción de oficio en el RUT?
La DIAN podrá realizar de oficio la inscripción de los obligados, en el RUT, previa orden judicial o administrativa declarada por autoridad competente, siempre y cuando la medida indique los datos relacionados con la identificación, ubicación y clasificación del obligado.
La DIAN, podrá realizar visita de constatación previa de ubicación y verificación de los datos suministrados en la orden.
El acto administrativo que ordene la inscripción de oficio en el RUT se notificará de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Tributario y estará sujeto a recurso de reposición de conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Registrada la inscripción de oficio en el sistema informático de en el RUT, se comunicará al interesado a través de alguno de los medios utilizados por la DIAN para el efecto. Comunicada la inscripción, la misma tendrá plena validez legal.
¿Quiénes solamente pueden Consultar la información del Registro Único Tributario a través de los Servicios del Portal?
Podrán hacer uso del servicio de consultas, las personas naturales que figuren como «Representantes» (Hoja 3) independientemente de que sean o no suscriptores de Firma Electrónica, ingresando a nombre de los terceros a los cuales se encuentran relacionados, a excepción de:
- Asignatario
- Donatario
- Mandatario
- Representante Aduanero
- Agente de Aduanas
- Comunero
Además, las personas naturales que cumplan alguno de los roles determinados en la Hoja 5 de «Revisor Fiscal y/o Contador», independientemente de que sean o no suscriptores de Firma Electrónica, ingresando a nombre de los terceros a los cuales se encuentran relacionados:
- Revisor Fiscal Principal
- Revisor Fiscal Suplente
- Contador
¿Quiénes no podrán utilizar estos servicios?
El representante legal en calidad de Factor (administrador) y los Socios y/o Miembros de Juntas Directivas (Hoja 4).
¿Para la designación de agentes de retención en el impuesto sobre las ventas IVA, los interesados en obtener tal calidad deben cumplir con los siguientes requisitos?
Los agentes retenedores de IVA son aquellos contribuyentes (personas naturales y jurídicas) que se encuentran autorizados para aplicar el cambio de sujeto del IVA, haciéndose responsables de la obligación tributaria de retener, declarar y pagar los impuestos a su cargo. Un agente retenedor de IVA no es un administrador del impuesto sino un intermediario en el recaudo de dicho tributo.
Los interesados en obtener la calidad de agentes de retención en el impuesto sobre las ventas IVA deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Ser persona natural o jurídica residente en el país, responsable del impuesto sobre las ventas.
- Que la inscripción en el RUT sea igual o superior a 3 años, y que en dicho registro el contribuyente se encuentre activo y la información actualizada.
- Encontrarse al día en el cumplimiento de las obligaciones de presentación y pago de sus obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, a la fecha de presentación de la solicitud.
- No haber sido sancionado por incumplimiento de los deberes de facturar e informar o por hechos irregulares en la contabilidad, durante los 5 años anteriores a la fecha de presentación de la solicitud.
- No haber sido objeto de liquidación de corrección aritmética, liquidación de revisión o de aforo en ninguno de los impuestos administrados por la DIAN, durante los 5 años anteriores a la fecha de presentación de la solicitud.
- Estar dentro del sesenta por 60% de los contribuyentes que representan el mayor recaudo en la Dirección Seccional de su domicilio, respecto de los valores declarados durante el año inmediatamente anterior por concepto de impuesto a cargo de renta, ventas y retención en la fuente.
- No haber sido objeto de proceso de cobro coactivo, en el que se haya notificado mandamiento de pago dentro de los 2 años anteriores a la fecha de la solicitud y sobre el mismo no se hayan presentado excepciones, o estas se hubieren fallado negativamente en la vía gubernativa, dentro del mismo término.
- No encontrarse en proceso de liquidación, reorganización, reestructuración, concordato o toma de posesión.
Puedes encontrar más información sobre: ¿Cómo realizar la inscripción en el RUT de manera gratuita y eficiente según la DIAN?, en dian.gov.
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