RESUMEN: ¿Cómo se aplican los periodos de elección en las organizaciones solidarias? La Supersolidaria emitió un concepto que aborda los periodos de elección y reelección de miembros en órganos de administración y vigilancia de las organizaciones solidarias. Este concepto unifica las disposiciones legales de la Ley 79 de 1988, la Ley 454 de 1998 y otros decretos, y establece que estas designaciones deben respetar los principios de democracia, autogestión y participación inherentes al sector solidario.
En términos prácticos, el concepto subraya que las elecciones se realizan en asambleas ordinarias y los periodos inician desde el nombramiento, garantizando la transparencia y cumplimiento normativo. Además, las entidades deben ajustar sus estatutos para regular casos especiales, como suplencias, evitando contravenir los principios rectores del sector
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CONCEPTO UNIFICADO
Superintendencia de la Economía Solidaria
Al contestar por favor cite estos datos:
Fecha de Radicado: 2021-12-16
No. de Radicado: 20241100549951
Periodos de los miembros elegidos para los órganos de administración y vigilancia, y ejecución del ejercicio de sus funciones en las empresas solidarias
I. Problema jurídico
Las organizaciones solidarias vigiladas por esta Superintendencia, en general, con fundamento en la autonomía que la ley endilga a tales entidades, gozan de facultades legales para establecer en sus estatutos, todo lo que guarda vínculo con el régimen de organización interna, dentro de las cuales, debe reglamentarse todo lo relacionado con los procedimientos de elección, reelección, aplicación de periodos y remoción de los miembros elegidos para los diferentes órganos de administración y vigilancia, entre otras estipulaciones que se consideren necesarias para el cumplimiento del objeto social.
Conforme lo disponen las diferentes normativas especiales aplicables a cada una de las entidades solidarias que tienen relación al caso que nos ocupa, conforme lo predice el artículo 19, numeral 6 de la Ley 79 de 1988, artículo 2 del Decreto 1333 de 1989, articulo
11 numeral 6 de la Ley 2143 de 2021, que derogó el Decreto 1480 de 1989, artículos 6
numerales 7 y 8 del Decreto 1481 de 1989, articulo 6 numeral 5 del Decreto 1482 de 1989,
los artículos 2.11.11.4.3. y 2.11.11.6.4. del Decreto 1068 de 2015, adicionados por el artículo 1° del Decreto 962 de 2018, aplicables a las cooperativas de ahorro y crédito y los fondos de empleados de categoría plena, disposiciones que son vinculantes con los principios del sector solidario, frente a sus objetivos, principios y finalidades, cuya administración se realizará de manera democrática, participativa y autogestionaria.
En ese orden de ideas, es necesario establecer si las normativas relacionadas como marco primario, definen la aplicación del periodo de elección y reelección para los miembros nombrados en los respectivos órganos de administración y vigilancia, así como el momento de inicio o ejecución de tales funciones o potestades al interior de las organizaciones solidarias en general.
En aras de realizar el presente análisis, es importante aclarar que tal y como se expuso en líneas anteriores, esta Superintendencia dentro del ámbito de funciones y competencias, carece de facultades legales para intervenir en la autonomía jurídica y democrática de las organizaciones solidarias, en lo que refiere a las situaciones que surjan respecto de la
elección, reelección, aplicación de periodos, ejecución de funciones de los diferentes órganos de administración y vigilancia, siempre y cuando hayan sido efectuadas conforme a sus reglamentos internos y el marco normativo del sector. Así mismo, no es posible efectuar la interpretación del texto estatutario, pues el mismo fue constituido en el concierto de las voluntades de los asociados, lo que lo hace de obligatorio cumplimiento.
Se emite el presente concepto unificado en pro de armonizar de manera congruente la integración de las disposiciones normativas primarias, subsidiarias, así como las instrucciones, directrices y lineamientos emitidos por este Ente de Supervisión.
Para el efecto, se proponen los siguientes problemas jurídicos:
- ¿Cómo deben aplicarse los periodos de elección y reelección de miembros de los diferentes órganos al interior de las organizaciones solidarias?
- ¿Cómo deben contabilizarse los periodos de elección de los miembros suplentes que asumieron funciones de miembro principal en el periodo asignado para su designación?
- ¿Puede un miembro elegido para un órgano especifico como consejo de administración, junta de vigilancia u otro órgano cumplir con su periodo de elección y reelección y posterior a esto, ser elegido para otro órgano diferente al ejecutado, y como debe aplicarse su periodo de elección?
- ¿Desde qué momento se inicia el ejercicio de ejecución de funciones y potestades de cada miembro electo para los órganos de administración y vigilancia en las organizaciones solidarias que ejercen o no ejercen actividad financiera?
II. Marco jurídico general y específico
- Ley 454 de 1998:
Sea lo primero indicar que, la Ley 454 de 1998, tiene por objeto determinar el marco conceptual que regula la economía solidaria, en la cual se creó la Superintendencia de la Economía Solidaria como ente de inspección, vigilancia y control de las organizaciones de su competencia y se dictaron normas relativas a la actividad financiera de las entidades de naturaleza cooperativa.
Es importante precisar que todas las organizaciones solidarias deben aplicar y propender por la ejecución de los principios de la economía solidaria y el respectivo autocontrol en sus organizaciones, los cuales son señalados en el artículo 4 de la presente ley, que indica:
“Artículo 4º.- Principios de la economía solidaria. Son principios de la Economía Solidaria:
- El ser humano, su trabajo y mecanismos de cooperación, tienen primacía sobre los medios de producción.
- Espíritu de solidaridad, cooperación, participación y ayuda mutua.
- Administración democrática, participativa, autogestionaria y emprendedora.
- Adhesión voluntaria, responsable y abierta.
- Propiedad asociativo y solidaria sobre los medios de producción.
- Participación económica de los asociados, en justicia y equidad.
- Formación e información para sus miembros, de manera permanente, oportuna y progresiva.
- Autonomía, autodeterminación y autogobierno.
- Servicio a la comunidad.
- Integración con otras organizaciones del mismo sector.
- Promoción de la cultura ecológica.” (Negrita fuera de texto).
Se debe indicar que, las empresas de la economía solidaria de acuerdo con los principios consagrados en la ley deberán ser administradas de manera democrática mediante la autogestión y autogobierno. Es decir que, el nombramiento de los miembros de los órganos de administración y vigilancia debe aplicarse de manera fluctuante, participativa y dinámica, siendo ejecutada acorde a las atribuciones otorgadas para tal fin.
A su turno, el artículo 7 de la Ley 454 de 1998, establece la obligación que tienen las empresas solidarias de desarrollar el autocontrol, en los siguientes términos:
“Artículo 7º.- Del autocontrol de la economía solidaria. Las personas jurídicas, sujetas a la presente Ley, estarán sometidas al control social, interno y técnico de sus miembros, mediante las instancias que para el efecto se creen dentro de la respectiva estructura operativa, siguiendo los ordenamientos dispuestos por la ley y los estatutos.
Parágrafo. – Para salvaguardar el principio de autogestión, los asociados, durante el proceso de elección de sus dignatarios, procurarán establecer criterios que tengan en cuenta la capacidad y las aptitudes personales, el conocimiento, integridad ética y la destreza de quienes ejercen la representatividad. Las organizaciones de la Economía Solidaria, en sus estatutos, establecerán rigurosos requisitos para el acceso a los órganos de administración y vigilancia, tomando en cuenta los criterios anteriormente anotados.” (Negrita y subrayado fuera de texto).
Es oportuno señalar que la Ley 454 de 1998, no incluye pronunciamiento alguno respecto de la aplicación de periodos o ejecución de funciones sobre el nombramiento de los diferentes miembros electos al interior de la reunión ordinaria de la Asamblea General; motivo por el cual, se hace necesario realizar un análisis de la normas primarias y subsidiarias, así como las diferentes instrucciones, lineamientos y directrices que puedan tener incidencia, y que hayan sido emitidos por esta Superintendencia frente a las entidades vigiladas.
Para el caso de los consejos de administración y los órganos de vigilancia de las cooperativas de ahorro y crédito, las cooperativas multiactivas e integrales con sección de
ahorro y crédito, y los fondos de empleados de categoría plena debe tenerse en cuenta lo previsto en materia de períodos de conformidad con el Decreto 962 de 2018.
- Reuniones ordinarias o extraordinarias en organizaciones solidarias.
Según lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 79 de 1988, articulo 29 de la Ley 2143 de 2021, que derogó el Decreto 1480 de 1989, artículo 29 del Decreto 1481 de 1989 y artículo 11 del Decreto 1482 de 1989, las reuniones del órgano máximo de administración pueden ser ordinarias o extraordinarias.
En este sentido cabe recordar que, de acuerdo con la naturaleza jurídica de las organizaciones solidarias, se tendrá la obligatoriedad de realizar reuniones ordinarias de Asamblea General en las siguientes fechas:
Las reuniones ordinarias de Asamblea General tienen como principal finalidad examinar los informes de los órganos de administración y vigilancia, aprobar o improbar los estados financieros de fin del ejercicio del periodo inmediatamente anterior, definir la destinación de los excedentes del ejercicio económico conforme a lo previsto en la ley y en los estatutos, y para el caso que nos ocupa, elegir los miembros de los órganos de administración y
vigilancia, así como todas las funciones establecidas en el artículo 34 de la Ley 79 de 19881, y demás normas concordantes que la modifiquen o adicionen, tomando como referencia primaria y general la ley por la cual se actualiza la legislación cooperativa.
Por su parte las reuniones extraordinarias del máximo órgano de administración, se definen como aquellas que se realizan en fechas diferentes de las ordinarias, en las cuales se tratan asuntos de urgencia e imprevistos que no pueden esperar hasta la fecha en que deba programarse la próxima reunión ordinaria2.
Definido lo anterior, es claro para esta Superintendencia que la reunión ordinaria de Asamblea General es el mecanismo primario e idóneo para el nombramiento de los miembros de los órganos de administración y vigilancia, el cual determina de manera precisa el inicio de la vigencia de la asignación o elección frente a cada miembro electo, conforme al procedimiento estipulado en los estatutos de la organización solidaria.
Partiendo de la anterior afirmación, se podría deducir que a partir de la selección del miembro escogido al órgano de administración y vigilancia para el cual fue postulado dentro de la organización solidaria, iniciaría el periodo de designación para el cargo al cual fue seleccionado.
Lo que conllevaría a definir que, solo a partir de la reunión ordinaria de Asamblea General, iniciaría su postulado institucional, conforme al análisis realizado por esta Superintendencia frente a las normas aplicables y las directrices emitidas en referencia a las elecciones y reelecciones de los miembros de los diferentes órganos plurales, los cuales corresponden a periodos institucionales y no personales como de manera equivocada se ha venido ejecutando por parte de algunas entidades vigiladas.
De lo anterior, se colige que las funciones y competencias de cualquier miembro de los órganos internos de las organizaciones solidarias, podrán iniciarse de acuerdo al periodo contabilizado desde la reunión ordinaria de la Asamblea General en la que fueron elegidos, y el mismo culmina en la próxima reunión ordinaria ya sea de reelección o en su defecto de postulación de nuevos miembros, más allá de que sus nombramientos requieran formalidades adicionales para su ejecución, tales como el registro en Cámara de Comercio
u otro tipo de trámites al interior de la organización, tal y como fueron estipulados conforme al periodo estatutario para el cual fueron elegidos al interior de la entidad solidaria. Esta última disposición estatutaria es esencial para determinar la duración y del ejercicio del cargo.
A modo de ejemplo, debe tenerse de presente que, si el periodo estatutario de los miembros del Consejo de Administración es de dos años y son nombrados por la Asamblea General en reunión ordinaria del 1 de marzo del 2020, el periodo institucional vencerá a los 2 años siguientes en la fecha en que realicen la Asamblea General, ósea para la fecha aproximada del 1 de marzo del 2022, reunión ordinaria de Asamblea General donde se elegirán los nuevos nombramientos o en su defecto la respectiva reelección en caso de que se encuentre contemplada en los estatutos de la organización solidaria. Lo anterior, salvo que incurran en faltas que ameriten su exclusión antes del término estipulado en el reglamento interno.
En este orden de ideas, es claro que cualquiera que sea el mecanismo por adoptar, deberán respetarse las disposiciones legales y estatutarias sobre elección y reelección de los miembros de los órganos de Administración y Vigilancia de las organizaciones solidarias.
Con relación a lo enunciado, se advierte que los miembros que integran los órganos de administración de las organizaciones solidarias ejercerán sus funciones hasta que sean designados sus reemplazos y éstos sean inscritos en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización. En todo caso, los estatutos son los que fijan el período de elección de los miembros de los diferentes órganos, por lo que cualquier ajuste al citado período deberá estar precedido de una reforma estatutaria debidamente adoptada y aprobada por el órgano máximo de administración, según corresponda.
A modo de conclusión, esta Superintendencia recomienda a todas sus vigiladas que, frente al tema de los periodos de elección y reelección de los miembros seleccionados para los distintos órganos de administración, control y vigilancia, tales designaciones adoptadas no se extiendan por un periodo igual o superior al determinado, lo anterior, con el fin de no desdibujar el principio de participación democrática y participativa de las organizaciones de la economía solidaria, las cuales irían en contravía del acuerdo cooperativo suscrito por sus asociados y los principios rectores del sector solidario en general.
- Aplicación de designaciones de miembros suplentes en ejecución de funciones como principal
Esta Superintendencia, a través de la Circular Básica Jurídica del 2020, en su título IV, capítulo VII, numeral 4.1. “Actuación y responsabilidad de los suplentes”, página 130 en adelante, menciona las responsabilidades de dichos cargos designados, de la siguiente manera:
“4.1. Actuación y responsabilidad de los suplentes
Los suplentes de los órganos de administración tienen una mera expectativa de reemplazar a los miembros principales en sus faltas temporales o absolutas. Sin embargo, existen actuaciones de quienes ostentan la calidad de suplentes, sin estar en ejercicio del cargo en reemplazo de los principales, en la que su participación contribuye a la toma de decisiones en desarrollo de las políticas y directrices de la organización de economía solidaria. Es por ello que tales administradores no están exentos de la aplicación del régimen de responsabilidad, pues si se prueba su intervención, participación o el simple conocimiento del asunto origen del perjuicio causado y reclamado a la entidad, sin que hayan expresado su inconformidad y oposición, los hará igualmente responsables en los mismos términos de quien adopta la decisión”. (Negrita y Subrayado fuera del texto)
Frente al tema citado, se hace necesario realizar algunas aclaraciones sobre los suplentes numéricos y personales, con el objetivo de definir la diferencia entre los anteriores cargos referidos.
Para iniciar debe indicarse que el suplente numérico reemplaza a cualquier principal, en la vacancia absoluta o relativa. Mientras que el suplente personal es aquel que remplaza únicamente a un principal determinado, conforme haya sido elegido, en sus faltas temporales o absolutas.
En conclusión, el suplente numérico es quien reemplaza a cualquier principal de cualquier plancha, y el suplente personal es quien remplaza únicamente al principal para cuya suplencia fue elegido o de conformidad como lo disponga el estatuto. Cabe aclarar que, de no existir disposición al respecto se debe proceder a reglamentarlo.
Por lo tanto, en el caso presente, de acuerdo como se encuentre reglamentado si se trata de suplentes numéricos, pueden reemplazar a cualquier principal sea de la plancha No. 1 o de la No. 2.
Ahora bien, dentro del ejercicio de las funciones del miembro suplente, cuando en la entidad se presenta una ausencia definitiva, como es la renuncia (sea personal o numérico) entra a remplazar al principal ejerciendo las funciones que a aquel le correspondían.
En consecuencia, ante la ausencia del miembro principal, el cargo en propiedad (principal) quedará vacante, pero mientras se realiza una nueva elección del principal, el suplente ejercerá las funciones del principal.
El hecho que el suplente ejerza las funciones del miembro principal de forma temporal por un tiempo específico, pasado el cual retoma sus funciones el miembro principal correspondiente, no lo convierte automáticamente en miembro principal, sino que continúa siendo suplente, y cuando es llamado a remplazar al principal, ejercerá sus respectivas funciones.
No obstante, al tener un período determinado y seguir con el cargo en propiedad de suplente, su curul (de suplente) será sometida en todo caso, a las elecciones que se estipularon para la suplencia, esto es por el periodo que fue elegido, por lo tanto, en la reunión ordinaria de Asamblea General siguiente deberá reelegirse o nombrarse el grupo de consejeros vacantes principales y suplentes en cumplimiento de lo reglamentado en el Estatuto.
Es decir que, el suplente solo podrá ocupar su cargo de suplente con funciones de principal por el periodo fijado al momento de su elección frente al cargo de principal, por lo que, en la próxima reunión ordinaria de Asamblea General, la organización solidaria deberá realizar nueva designación de principal o de suplente, en caso de que se postule y nombre como principal al suplente que venía asumiendo funciones de encargo, conforme se tenga reglamentado al interior de la entidad solidaria.
El periodo ejercido como principal debe ser aplicado frente al cargo de principal, más no frente al cargo de suplente con funciones de principal, pues tal y como se enuncio; el suplente solo tiene una mera expectativa de reemplazar a los miembros principales, motivo por el cual al ser nombrado o elegido como principal en una nueva reunión ordinaria de Asamblea General iniciará un nuevo periodo, en el cual podrá ser elegido y si se encuentra reglamentado, dar aplicación a la reelección.
Es importante destacar que la decisión deberá ser adoptada por los órganos de administración de acuerdo con lo reglamentado en el estatuto. En este orden de ideas, es claro que cualquiera que sea el mecanismo o procedimiento para decidir, deberán respetarse las disposiciones legales y estatutarias sobre elección y reelección, en particular lo referente a las inhabilidades e incompatibilidades de sus miembros.
Ahora bien, frente al tema de fin del ejercicio de funciones de miembros nombrados que entregan tales encargos a nuevos miembros que se posesionaran dentro de los órganos de administración y vigilancia en organizaciones solidarias, la Circular Básica Jurídica, en su Título IV, Capitulo XI – Del Ejercicio de las Funciones de los Miembros de los Órganos de Administración y Control de las Organizaciones Supervisadas, refiere a todo lo concerniente al ejercicio de los mismos a partir de los siguientes apartes:
“Los representantes legales, los miembros de los consejos de administración y revisores fiscales, tanto titulares como suplentes, de las cooperativas que ejercen actividad financiera deben tomar posesión previa de sus cargos ante esta Superintendencia, en los términos y con los requisitos señalados en el Capítulo VI, Título II de la presente circular. En las demás organizaciones solidarias vigiladas no se requiere autorizar su posesión para ejercer sus cargos.
Ahora bien, el segundo grupo de organizaciones, por no ejercer actividad financiera, no requieren autorización previa para constituirse, ni los miembros de sus órganos de administración, y de control social deben posesionarse ante esta Superintendencia.
En relación al proceso de inscripción de los actos o decisiones de la asamblea general o por parte del órgano de administración permanente las Cámaras de Comercio, en lo que tiene que ver con la elección de “nuevos directivos” y ante el vacío legal existente, es necesario acudir a lo previsto en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988. (…)”
De lo anterior puede definirse que las inscripciones en el registro respectivo pueden tener dos (2) clases de efectos: denominados como “constitutivos” y “declarativos”, los cuales se detallan en el mismo capítulo de la Circular Básica Jurídica, de la siguiente manera, así:
“Tienen efectos constitutivos cuando con el registro se crea una situación jurídica determinada. Por ejemplo, para el caso de las cooperativas, la personalidad jurídica se obtiene con el registro del acto de constitución en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización.
Los efectos declarativos del registro tienen fines de publicidad para que el acto o documento sea oponible ante terceros. Por ejemplo, una reforma estatutaria tiene validez a partir de su aprobación, pero sólo es oponible a terceros a partir de su inscripción.
(…)
En el caso de los nombramientos de los representantes legales, los miembros del consejo de administración u órgano equivalente y revisores fiscales de las cooperativas que ejercen actividad financiera, éstos están sometidos a un acto constitutivo para poder ejercer legalmente el cargo. Dicho acto constitutivo está integrado por el nombramiento y la posterior autorización de la posesión impartida por esta Superintendencia. Sólo a partir de la posesión pueden ejercer las funciones propias del cargo, sin perjuicio de la posterior inscripción en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización. La inscripción de la autorización de la posesión impartida por la Superintendencia en la respectiva Cámara de Comercio tiene, entonces, efectos “declarativos” o de publicidad, es decir, para que dicho acto sea oponible ante terceros.
En tal virtud, los representantes legales, los miembros del consejo de administración u órgano equivalente y los revisores fiscales de las cooperativas que ejercen actividad financiera, pueden ejercer sus funciones legalmente una vez posesionados ante esta Superintendencia, salvo para aquellos actos que requieran necesariamente acreditar su respectiva calidad frente a terceros, para lo cual es indispensable la inscripción en la Cámara de Comercio, quedando bajo su responsabilidad los eventuales perjuicios que se puedan causar a los mismos.
En el caso de los nombramientos de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las organizaciones que no ejercen actividad financiera, los cuales no requieren tomar posesión previa de sus cargos ante esta Superintendencia, la inscripción ante la Cámara de Comercio o quien haga sus veces tiene efectos simplemente “declarativos”, pues estas personas pueden ejercer sus funciones a partir del nombramiento o designación por el órgano competente de la organización, el cual se erige como acto constitutivo. Lo anterior siempre y cuando la elección cumpla con los requisitos previstos en la ley y los estatutos.” (Negrita y Subrayado fuera del texto)
De las anteriores disposiciones citadas, puede inferirse que, para las organizaciones solidarias que ejercen actividad financiera, la posesión de cargos de los miembros de los diferentes órganos, por requerir autorización por parte de esta Superintendencia, tiene
efectos constitutivos y, por tanto, sólo podrán ejercer sus funciones a partir de la posesión ante este Ente de Supervisión y la respectiva inscripción aceptada y confirmada en registro de Cámara de Comercio. Es importante precisar que, para el caso de las entidades que ejercen actividad financiera, sólo cuando se ha realizado el respectivo control de legalidad y aprobación por parte de esta entidad, así como el registro ante la Cámara de Comercio, iniciaría el ejercicio de funciones de los diferentes miembros electos y desde ese momento se pierden las funciones y potestades otorgadas a los miembros anteriores o de salida.
Caso diferente para aquellas entidades que no ejercen actividad financiera, pues el nombramiento de los cargos designados no requiere aprobación por parte de esta Superintendencia, tal designación sólo requiere la debida aprobación de la Asamblea General y su posterior registro avalado y confirmado por Cámara de Comercio, conllevando que tal acción tenga efectos solo declarativos. Resaltando que, para tales entidades el ejercicio de funciones de los diferentes miembros electos sólo iniciará desde el debido registro ante Cámara de Comercio, pues con ello los integrantes anteriores o de salida pierden las funciones y potestades otorgadas en la designación. En el contexto de las sociedades sin distingo de su tipología, los actos de los miembros electos se hacen oponibles desde el momento en que son debidamente formalizados y registrados, según lo estipulado en la legislación aplicable, incluso en los estatutos de la sociedad. Esto implica que los actos realizados en el ejercicio de sus funciones tienen efectos frente a terceros una vez que se han cumplido con los requisitos legales de publicidad y registro, garantizando así la transparencia y la seguridad jurídica en las relaciones societarias.
Valga la pena indicar que, para las organizaciones solidarias, sin distinción del ejercicio o no de la actividad financiera, al cumplir con el procedimiento que corresponda ante esta Superintendencia u otras formalidades conforme a estatutos, estas tienen la obligación de inscribir ante la Cámara de Comercio los nombramientos realizados.
III. Respuesta a los problemas jurídicos planteados
De conformidad con el entorno normativo y los lineamientos interpretativos señalados en el cuerpo de este concepto, a continuación, se da respuesta específica a cada uno de los problemas jurídicos planteados con relación a la aplicabilidad de los periodos de elección, reelección, nuevo nombramiento, inicio del ejercicio de funciones y potestades de los miembros electos y salientes de los diferentes órganos al interior de las empresas solidarias:
- ¿Cómo deben aplicarse los periodos de elección y reelección de miembros de los diferentes órganos al interior de las organizaciones solidarias?
De acuerdo con la normatividad especial aplicable a las empresas de la economía solidaria, la reunión ordinaria de Asamblea General es la regla primaria por la cual debe adoptarse la elección y el nombramiento de los miembros de los órganos de administración y vigilancia, acto por medio del cual se determina el inicio del periodo de la designación o elección frente a cada miembro electo conforme al procedimiento estipulado en los estatutos de la organización solidaria. Definiendo con lo anterior que, el periodo por el cual fue asignado corresponde a un término institucional y no de tipo personal, sin distinción de las formalidades adicionales propias para el ejercicio de sus funciones. En ese sentido, el desempeño inicia con la designación por parte de la Asamblea General y culmina con la designación por parte de la respectiva asamblea y el correspondiente registro ante la cámara de comercio de los nuevos integrantes del respectivo cuerpo colegiado.
En consideración de lo expuesto anteriormente, se recomienda a las entidades vigiladas, que tales designaciones adoptadas por medio de reunión ordinaria de Asamblea General, no se extiendan por un periodo superior al determinado en el reglamento interno, lo anterior, con el fin de no desdibujar los principios rectores del sector solidario, así como las características propias de dichas organizaciones, tales como el principio de participación democrática que tienen las organizaciones solidarias en general.
- ¿Cómo deben contabilizarse los periodos de elección de los miembros suplentes que asumieron funciones de miembro principal en el periodo asignado para su designación?
Tal y como se expuso en el acápite de marco jurídico general y especifico, los miembros suplentes nombrados para los diferentes órganos de administración y vigilancia al interior las organizaciones solidarias, tienen una mera expectativa de ejecutar funciones o en su defecto de reemplazar a los miembros principales en sus faltas temporales o absolutas, caso en el cual, al presentarse una ausencia definitiva del miembro principal, las funciones del miembro suplente entraran a ejecutarse en reemplazo de tal acción, lo anterior, mientras se realiza una nueva elección del principal o en su defecto el debido procedimiento estipulado en los estatutos para nombramiento del suplente como miembro principal.
El periodo ejecutado en ausencia de un integrante principal debe aplicarse al cargo de principal y no al cargo de suplente que actúa como principal. En caso de que el integrante suplente sea elegido para un nuevo periodo como principal, a través de reunión ordinaria de la Asamblea General, y siempre que ello se lleve a cabo bajo los procedimientos internos estipulados, empezará a contar un nuevo periodo de mandato como principal. En ese sentido, no deberán sumarse temporalidades de ejecución anteriores para la materialización de esta nueva elección.
- ¿Puede un miembro elegido para un órgano especifico como Consejo de Administración, Junta de Vigilancia u otro órgano cumplir con su periodo de elección y reelección y posterior a esto ser elegido para otro órgano diferente al ejecutado, y como debe aplicarse su periodo de elección?
Conforme se expuso con relación a la pregunta anterior, los integrantes elegidos para un cargo y un periodo en el órgano colegiado para el cual fue nombrado, al terminar dicho periodo ya sea de designación o reelección del cargo conforme se tenga estipulado en
estatutos, pueden ocupar otro cargo. Además, se debe observar lo contemplado en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998 por cuanto los miembros de las Juntas de Vigilancia no podrán ser simultáneamente miembros del Consejo de Administración de la misma cooperativa.
En ese sentido, no deberán sumarse las temporalidades en el desempeño de los cargos y se debe considerar la prohibición prevista en la ley.
- ¿Desde qué momento se inicia el ejercicio de ejecución de funciones y potestades de cada miembro electo para los órganos de administración y vigilancia en las organizaciones solidarias que ejercen o no ejercen actividad financiera?
En principio, el ejercicio de las funciones y potestades de los miembros electos para los órganos de administración y vigilancia en las organizaciones solidarias, ya sean que ejerzan o no actividad financiera, se inicia generalmente a partir de la toma de posesión formal de sus cargos. Esto suele ocurrir después de la elección, que puede ser en asambleas o procesos electorales establecidos en los estatutos de la organización. Ahora, la toma de posesión puede estar sujeta a la realización de ciertos procedimientos administrativos, como la firma de un acta de aceptación del cargo y, la inscripción en el registro mercantil pertinente y de las normativas internas de la organización.
Conforme lo dispone la Circular Básica Jurídica del 2020, en su Título IV, Capitulo XI – “Del Ejercicio de las Funciones de los Miembros de los Órganos de Administración y Control de las Organizaciones Supervisadas”, el inicio del ejercicio de ejecución de funciones de los miembros de administración y vigilancia de las organizaciones solidarias que ejercen actividad financiera, procederá posterior a la aceptación y toma de posesión del cargo ante esta Superintendencia y al debido registro de nombramiento ante la Cámara de Comercio. Para el caso de las organizaciones solidarias que no ejercen actividad financiera, la ejecución de funciones de miembros elegidos, regirá a partir del nombramiento en reunión ordinaria de Asamblea General y el debido registro de designación ante la Cámara de Comercio, lo anterior, por no requerir posesión ante este Ente de Supervisión.
En conclusión, solo hasta el momento en el que dicho nombramiento quede registrado ante la Cámara de Comercio, ya sea para el caso de los efectos declarativos o constitutivos, los miembros anteriores o de salida seguirán ejerciendo las funciones, potestades y responsabilidades otorgadas para el cargo y periodo elegido, deduciendo con lo anterior que, a partir del mencionado registro pueden ejercer las funciones y obligaciones propias de los miembros del respectivo órgano de administración o vigilancia.
Es importante aclarar que los conceptos que expide la Oficina Asesora Jurídica son criterios o puntos de vista cuyo cumplimiento o ejecución no son vinculantes, en los términos del artículo 28 de la Ley 1755 de 2015 y artículo 28 de la ley 1437 de 2011, que en su tenor literal señala: “Alcance de los conceptos. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos
emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”.
RAIZA POSADA COTES
Jefa Oficina Asesora Jurídica
Proyectó: Jhonathan Andrés Nieto Martin
Revisó: Diana Katherine Cabrera Castillo, N.I Luna María Claudia Sarmiento Rojas
Delain Alfonso Arias de la Cruz – Ph.D
Notas al pie:1 Ley 79 de 1988 – Articulo 34. La asamblea general ejercerá las siguientes funciones: 1. Establecer las políticas y directrices generales de la cooperativa para el cumplimiento del objeto social. 2. Reformar los estatutos. 3. Examinar los informes de los órganos de administración y vigilancia. 4. Aprobar o improbar los estados financieros de fin de ejercicio. 5. Destinar los excedentes del ejercicio económico conforme a lo previsto en la ley y los estatutos. 6. Fijar aportes extraordinarios. 7. Elegir los miembros del consejo de administración y de la junta de vigilancia. 8. Elegir el revisor fiscal y su suplente y fijar su remuneración, y 9. Las demás que le señalen los estatutos y las leyes.
2 Ley 79 de 1988 – Artículo 28. Las reuniones de asamblea general serán ordinarias y extraordinarias. Las ordinarias deberán celebrarse dentro de los tres (3) primeros meses del año calendario para el cumplimiento de sus funciones regulares, excepción hecha de las entidades de integración que las celebrarán dentro de los primeros cuatro (4) meses. Las extraordinarias podrán reunirse en cualquier época del año, con el objeto de tratar asuntos imprevistos o de urgencia que no puedan postergarse hasta la siguiente asamblea general ordinaria. Las asambleas generales extraordinarias sólo podrán tratar los asuntos para los cuales fueron convocadas y los quee se deriven estrictamente de éstos.
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