Conservación de documentos contables
La conservación de documentos contables es un tema regulado tanto en la Ley 962 de 2005 como en el Código de Comercio. Estas normas establecen que los libros y papeles del comerciante deben conservarse durante 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante. La conservación de documentos contables puede realizarse en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) confirma en su concepto que la conservación de documentos contables es de 10 años según la Ley 962 de 2005, aclarando que se debe tener en cuenta también lo establecido en el artículo 60 del Código de Comercio al respecto. Este último indica que transcurrido el lapso de 10 años, los documentos podrán ser destruidos por el comerciante siempre que se garantice su reproducción exacta por cualquier medio técnico adecuado.
En conclusión, la conservación de documentos contables debe ser durante 10 años desde el último asiento, pudiendo realizarse en físico o digital, y cumplido dicho periodo pueden ser destruidos los originales siempre que se asegure su reproducción exacta por medios técnicos. El CTCP ratifica este criterio en su concepto sobre la base de la Ley 962 de 2005 y el Código de Comercio.
En la consulta Conservación de documentos contables’, basándonos en el número de CTCP radicado 2023-0377, lo invitamos a leer el siguiente concepto. Por favor, haga clic en el botón que se provee a continuación.
¿Cuáles son los requisitos legales para la conservación de documentos contables en Colombia?
- Los requisitos legales los establece principalmente la Ley 962 de 2005 junto con el Código de Comercio. Ambas normas disponen que los libros y papeles del comerciante se deben conservar durante 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.
¿Se pueden destruir los documentos contables originales después de los 10 años?
- Sí, después de los 10 años los originales en papel se pueden destruir, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta por cualquier medio técnico, magnético o electrónico, tal como lo permite la Ley 962 de 2005.
¿Cómo se debe garantizar la reproducción exacta de los documentos contables?
- Se debe utilizar cualquier medio técnico adecuado que asegure la reproducción fidedigna de los documentos. Esto debe ser verificado ante la Cámara de Comercio, que firmará un acta sobre los documentos destruidos y el procedimiento de reproducción aplicado.
¿Se pueden eliminar definitivamente los documentos contables luego de los 10 años?
No. Aunque se destruyan los originales en papel, se deben conservar las copias por medios técnicos de forma indefinida, pues pueden ser solicitados posteriormente por autoridades u otros interesados legítimos.
¿Cuáles son las sanciones por no conservar adecuadamente los documentos contables?
- Las sanciones dependen de cada caso, pero en general hay multas económicas por no demostrar los soportes contables ante requerimiento de autoridades tributarias, disciplinarias o judiciales. También puede acarrear otras consecuencias legales y fiscales.
¿Aplica la conservación de 10 años para personas naturales no comerciantes?
- Sí. La Ley 962 de 2005 aclara que el período de 10 años se aplica igualmente en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar documentos contables.
¿Qué otros documentos, además de los libros contables, están sujetos al período de conservación de 10 años?
- Además de los libros contables, se deben conservar durante 10 años desde el último asiento todos los papeles del comerciante que tengan relación con sus operaciones, como comprobantes de contabilidad, soportes de costos y deducciones, registros de inventarios, entre otros.
¿Se pueden conservar documentos contables únicamente en formato digital?
- Sí, la Ley 962 permite conservar los documentos contables en medios electrónicos o magnéticos que garanticen su reproducción exacta, sin necesidad de mantener los soportes físicos luego de digitalizarse.
¿Qué tipo de información contable historica podria solicitar una autoridad luego de los 10 años?
- Principalmente comprobantes y soportes de registros contables, declaraciones tributarias, balances generales, estados financieros, entre otros, con el fin de esclarecer posibles inconsistencias o investigaciones administrativas, disciplinarias, fiscales o judiciales.