RESUMEN: ¿Cuál es el plazo legal para registrar una escisión ante la Cámara de Comercio? El Oficio 220-129172 emitido por la Superintendencia de Sociedades aborda varios aspectos relacionados con la inscripción de la escisión ante el registro mercantil. En respuesta a las consultas planteadas, se destacan los términos legales establecidos para registrar las actas de la Asamblea de Accionistas. Según el artículo 231 de la Ley 223 de 1995, si no se señalan términos específicos, la solicitud de inscripción debe realizarse dentro de los dos meses siguientes si los actos se expidieron en el país, y dentro de los tres meses si fueron otorgados en el exterior.
Adicionalmente, la Circular Básica Jurídica 100-000008 de 2022 especifica que en los casos de escisiones sometidas al régimen de autorización general, los representantes legales deben remitir el certificado de inscripción dentro de los 30 días hábiles posteriores a la inscripción en el registro mercantil. Se aclara que el incumplimiento de estos plazos puede conllevar sanciones y afectar la validez de la transferencia de activos.
Ver a continuación Supersociedades sobre: ¿Cuál es el plazo legal para registrar una escisión ante la Cámara de Comercio?:
ASUNTO:
ASPECTOS RELACIONADOS CON LA INSCRIPCIÓN DE LA ESCISIÓN ANTE EL REGISTRO MERCANTIL
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO 220-129172 DE 24 DE MAYO DE 2024
Me refiero a su escrito radicado en esta entidad como se menciona en la referencia mediante el cual formula una consulta en los siguientes términos:
“2.1. ¿A partir de la fecha en la cual la Asamblea de Accionistas de la sociedad A y la sociedad B aprobaron la escisión, debe tenerse en cuenta algún término legal para registrar las actas de la Asamblea de Accionistas ante la Cámara de Comercio?
- ¿Existe un término legal para registrar las actas de la Asamblea de Accionistas ante la Cámara de Comercio?
- ¿Es posible registrar ante la Cámara de Comercio, las actas de la Asamblea de Accionistas en las cuales consta la aprobación de la escisión en cada sociedad, seis meses después de la aprobación de dicho órgano social? ¿bajo este escenario es necesario actualizar los documentos que se usaron para la escisión (ejemplo, estados financieros)?”
Previo a atender lo propio, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1437 de 2011, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, de manera que sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.
Con el alcance indicado, esta Oficina procede a responder su consulta conforme al orden de las preguntas planteadas:
“2.1. ¿A partir de la fecha en la cual la Asamblea de Accionistas de la sociedad A y la sociedad B aprobaron la escisión, debe tenerse en cuenta algún término legal para registrar las actas de la Asamblea de Accionistas ante la Cámara de Comercio?
2.2. ¿Existe un término legal para registrar las actas de la Asamblea de Accionistas ante la Cámara de Comercio?”
Al respecto de estas dos inquietudes, es preciso tener en cuenta que el artículo 231 de la Ley 223 de 1995 señala lo siguiente:
“ARTICULO 231.Términos para el registro. Cuando en las disposiciones legales vigentes no se señalen términos específicos para el registro, la solicitud de inscripción de los actos, contratos o negocios jurídicos sujetos a registro deberá formularse de acuerdo con los siguientes términos, contados a partir de la fecha de su otorgamiento o expedición:
- Dentro de los dos meses siguientes, si han sido otorgados o expedidos en el país;
- Dentro de los tres meses siguientes, si han sido otorgados o expedidos en el exterior.
La extemporaneidad en el registro causará intereses moratorios, por mes o fracción de mes de retardo, determinados a la tasa y en la forma establecida en el Estatuto Tributario para el impuesto sobre la renta y complementarios.”1.
Adicional a lo anterior, para los casos de autorización general, la Circular Básica Jurídica 100-000008 de 2022 de esta entidad, señala lo siguiente en su numeral 6.8:
“6.8. Deber de información sobre fusiones y escisiones sujetas al régimen de autorización general.
Cuando se trate de fusiones o escisiones sometidas al régimen de autorización general, los representantes legales de las Entidades Empresariales involucradas en la operación remitirán a la Superintendencia de Sociedades, copia del certificado de existencia y representación legal en el que conste la inscripción de la respectiva reforma estatutaria, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la inscripción de la operación en el registro mercantil. (…)”.
Así mismo, para los casos de autorización particular, la misma Circular Básica Jurídica dispone en el numeral 6.18.5.:
“6.18.5. Dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de ejecutoria de la resolución por medio de la cual se autorice solemnizar la respectiva reforma, los representantes legales de las entidades resultantes de la fusión o escisión, enviarán a la Superintendencia de Sociedades el certificado de existencia y representación legal de las sociedades en el que conste la inscripción de la respectiva reforma.”.
Por lo tanto, debe tenerse en cuenta el término legal establecido para el registro correspondiente de las actas, de acuerdo con lo previsto por la normativa general según lo indicado en el artículo 231 de la Ley 223 de 1995, y la normativa especial, entre otras, la Circular Básica Jurídica 100-000008 de 2022 para los eventos de autorización que esta entidad deba impartir a las sociedades que cumplan con los parámetros definidos por la misma, como se observa de la normativa antes transcrita2.
“2.3. ¿Es posible registrar ante la Cámara de Comercio, las actas de la Asamblea de Accionistas en las cuales consta la aprobación de la escisión en cada sociedad, seis meses después de la aprobación de dicho órganosocial? ¿bajo este escenario es necesario actualizar los documentos que se usaron para la escisión (ejemplo, estados financieros)?”
Bajo este escenario, es importante indicar que eventos como el no registro en tiempo de los documentos pertinentes trae como consecuencia no solo las sanciones tributarias y administrativas determinadas en la normativa, sino la inoperancia de los efectos determinados por la ley para la transferencia de los activos correspondientes como resultado de la escisión.
En esa medida, se hace necesario precisar los efectos jurídicos que se producen con la escisión una vez inscrita en el registro mercantil, para lo cual, el artículo 9 de la Ley 222 de 1995 establece:
“Artículo 9º. EFECTOS DE LA ESCISIÓN.
Una vez inscrita en el Registro Mercantil la escritura a que se refiere el artículo anterior, operará, entre las sociedades intervinientes en la escisión y frente a terceros la transferencia en bloque de los activos y pasivos de la sociedad escindente a las beneficiarias, sin perjuicio de lo previsto en materia contable.
Para las modificaciones del derecho de dominio sobre inmuebles y demás bienes sujetos a registro bastará con enumerarlos en la respectiva escritura de escisión, indicando el número de folio de matrícula inmobiliaria o el dato que identifique el registro del bien o derecho respectivo. Con la sola presentación de la escritura de escisión deberá procederse al registro correspondiente.
Cuando disuelta la sociedad escindente alguno de sus activos no fuere atribuido en el acuerdo de escisión a ninguna de las sociedades beneficiarias, se repartirá entre ellas en proporción al activo que les fue adjudicado.
A partir de la inscripción en el Registro Mercantil de la escritura de escisión, la sociedad o sociedades beneficiarias asumirán las obligaciones que les correspondan en el acuerdo de escisión y adquirirán los derechos y privilegios inherentes a la parte patrimonial que se les hubiere transferido. Así mismo, la sociedad escindente, cuando se disolviere, se entenderá liquidada”. (Subrayado fuera del texto)
En línea con lo anterior, la Circular Básica Jurídica emitida por la Superintendencia de Sociedades dispone que la fecha de corte de los estados financieros que sirvieron de base para la aprobación del compromiso de fusión o escisión, debe cumplir con lo señalado en el numeral 4.2. del Capítulo IV de la Circular Básica Contable, a saber:
“4.2. Estados Financieros base para las Reformas.
Los estados financieros que se tomarán como base para las Reformas son los siguientes:
- Cuando la Reforma se apruebe en reunión ordinaria del máximo órgano social, celebrada dentro de los tres primeros meses del año, se podrá efectuar tomando como base los Estados Financieros de Propósito General de fin de ejercicio;
- Cuando la Reforma se deba aprobar en reunión extraordinaria del máximo órgano social, se tomarán como base estados financieros extraordinarios, los cuales no implican un cierre definitivo del ejercicio ni son admisibles para disponer de las utilidades o excedentes.
(…)”. (Subrayado fuera del texto)
Adicional a lo anterior, es preciso indicar que en el numeral 6.8. de la Circular Básica Jurídica, se establece el deber de información a la Superintendencia de Sociedades sobre fusiones y escisiones sujetas al régimen de autorización general, lo siguiente:
“(…) Cuando se trate de fusiones o escisiones sometidas al régimen de autorización general, los representantes legales de las Entidades Empresariales involucradas en la operación remitirán a la Superintendencia de Sociedades, copia del certificado de existencia y representación legal en el que conste la inscripción de la respectiva reforma estatutaria, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la inscripción de la operación en el registro mercantil.
En caso de estimarlo procedente, la Superintendencia de Sociedades podrá requerir los documentos que soportaron la reforma estatutaria, así coma cualquier otro adicional para verificar la legalidad y el cumplimiento de los requisitos de transparencia y revelación de la operación, respecto de los derechos de los asociados y de los acreedores. La anterior, sin perjuicio de la obligación de las sociedades intervinientes en la reforma estatutaria de cumplir con los requisitos establecidos en la ley para este tipo de reformas y de conservar los documentos que sirvieron de base para llevar a cabo la reforma estatutaria, durante el término de 10 años, conforme a la normatividad vigente. (…)”.
Por lo tanto, es necesario que los estados financieros cumplan con los requisitos determinados en el Decreto 2420 de 2015 y las disposiciones especiales sobre la materia, en caso que se requiera autorización por parte de esta entidad, las cuales se encuentran principalmente en la Circular Básica Contable y la Circular Básica Jurídica respectivamente.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que puede consultarse en la página web de la Entidad la normatividad, los conceptos jurídicos respecto de los temas de su interés, así como la herramienta tecnológica Tesauro donde podrá encontrar mayor información al respecto de la doctrina y la jurisprudencia emitida por la entidad.
1 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA, Ley 223 (22 de diciembre de 1995). Por la cual se expiden normas sobre racionalización tributaria y se dictan otras disposiciones. Disponible en: https://www.suin- juriscol.gov.co/viewDocument.aspruta=Leyes/1656025
2 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 130497 (28 de septiembre de 2015). Asunto: Registro Mercantil Reformas De Fusión y/o Escisión. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/pCqFOYcBEuABJIgaHVFT
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