¿Cuáles son las responsabilidades de un contador al terminar un contrato con una empresa en Colombia?
Resumen: Entrega información por terminación de contrato es el tema central de esta consulta presentada al Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en Colombia por una contadora independiente. La consultante debía hacer entrega de información contable a una empresa cliente tras la terminación de su contrato en junio de 2023. Si bien entregó los informes contables y otra información relevante, los nuevos asesores de la empresa le exigieron también la base de datos completa de contribuyentes con sus datos de contacto desde el software que ella utiliza, SIIGO Ilimitada.
La contadora explica que no puede entregar esa base de datos universal porque contiene información confidencial de otros clientes. Los asesores amenazan con emprender acciones legales. Ante esto, la consultante solicita al CTCP su concepto sobre sus obligaciones en la entrega información por terminación de contrato.
El CTCP reitera en su respuesta que el contador público debe regirse por lo acordado en el contrato al culminar la prestación de sus servicios. En este caso, si la licencia del software contable era propiedad de la contadora, la empresa no puede exigir una copia completa del mismo. Se espera que desde el inicio se especifiquen claramente las responsabilidades de entrega información por terminación de contrato. Con esta orientación general, el CTCP absuelve la consulta dentro del marco legal colombiano.
En la consulta Entrega información por terminación de contrato, basándonos en el número de radicado 2023-0388, lo invitamos a leer el siguiente concepto. Por favor, haga clic en el botón que se provee a continuación.
¿Qué debe entregar el contador al finalizar el contrato con una empresa?
- El contador debe regirse por lo acordado en el contrato de prestación de servicios para realizar la entrega información al finalizar su vínculo laboral. Generalmente se espera que entregue los soportes contables e información financiera relevante de la empresa a la que prestaba sus servicios.
¿Puede la empresa exigir los archivos del software contable utilizado por el contador?
- No necesariamente. Si la licencia o propiedad de dicho software pertenece al contador, la empresa no puede exigir el acceso completo o una copia del mismo al finalizar el contrato, a menos que se haya acordado así previamente.
¿Cómo se define lo que debe entregarse al culminar el contrato?
- Las responsabilidades para la entrega información por terminación de contrato se deben especificar de forma clara entre las partes desde el inicio, en el contrato firmado o en un acuerdo adicional.
¿Qué sucede si no se definieron previamente las condiciones de entrega?
- Ante vacíos o ambiguityedades, se genera incertidumbre. Se espera que prime el principio de buena fe y la orientación de entes reguladores para llegar a un cierre y entrega de información adecuados.
¿El contador puede negarse a entregar una base de datos de terceros al culminar contrato?
- Sí puede negarse si dicha base contiene información confidencial de otros clientes del contador, ya que prevalece su deber de reserva con ellos. Solo debe entregar data propia de la empresa con la que se termina el vínculo contractual.
¿Ante quién puede un contador presentar una consulta sobre entrega por fin de contrato?
- En Colombia, ante el Consejo Técnico de la Contaduría Pública para recibir orientación sobre sus deberes y derechos en la entrega información al terminar un vínculo contractual con una empresa.
¿Puede un contador ser sujeto de demanda al culminar un contrato?
- Sí puede ser sujeto de demanda si incumple gravamente disposiciones sobre reserva de información de terceros o causas mayores. Pero no por una negativa razonable a entregar activos o data confidencial si no se acordó así en un inicio.
¿Puede haber sanciones legales para el contador por no entregar algo?
- Sí puede haber sanciones si se demuestra que hubo grave incumplimiento o infracción ética. Por ello es clave el acuerdo inicial sobre condiciones de entrega y cierre para evitar controversias.
¿Qué aspectos aclara el Consejo de Contaduría Pública en Colombia sobre este tema?
- El Consejo aclara que la entrega de información al culminar un contrato debe regirse por lo formalmente acordado y la buena fe. Recalca el deber de reserva sobre datos sensibles de otros clientes del contador.
¿Cuál es la recomendación central sobre entrega por fin de contrato?
- Se recomienda dejar claro en el contrato inicial las responsabilidades y condiciones de entrega de información por ambas partes al finalizar la relación contador-empresa, para prevenir controversias.