RESUMEN: ¿Cuáles son los requisitos para emitir títulos accionarios en una SAS? La Superintendencia de Sociedades emitió un concepto sobre los requisitos legales y formales para la emisión de títulos accionarios en las Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS) en Colombia. Este análisis aborda las disposiciones legales aplicables para garantizar la validez de los títulos, tanto en formato físico como digital, destacando aspectos como las firmas requeridas y la utilización de tecnología para garantizar la trazabilidad y autenticidad de los documentos.
En particular, se aborda la posibilidad de emplear firmas digitales en títulos físicos, resaltando las condiciones establecidas por la Ley 527 de 1999 y el Código de Comercio. Además, se aclaran las responsabilidades de las partes involucradas en la emisión de los títulos y las formalidades requeridas para su oponibilidad frente a terceros.
Ver a continuación oficio Superintendencia de Sociedades sobre: ¿Cuáles son los requisitos para emitir títulos accionarios en una SAS?:
ASUNTO:
TÍTULOS ACCIONARIOS
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO 220-303116 DE 29 DE OCTUBRE DE 2024
Acuso recibo del escrito citado en la referencia, por medio del cual formula una consulta en los siguientes términos:
“(…) HECHOS
Por medio de la presente, me permito realizar una consulta relacionada con la emisión de títulos accionarios en las Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS) en Colombia, específicamente sobre los requisitos formales que deben cumplir los títulos emitidos en formato físico y el uso de firmas digitales en los mismos.
CONSULTA
De acuerdo con la Ley 1258 de 2008 y la normativa aplicable a las SAS, los títulos accionarios representan la participación de los accionistas en la sociedad, y pueden ser emitidos en formato físico o digital. En este sentido, agradezco su amable orientación sobre los siguientes puntos:
1. “Requisitos para la emisión física de títulos accionarios: Cuando los títulos accionarios son emitidos en formato físico, ¿qué requisitos específicos deben cumplir para ser válidos y oponibles frente a terceros? ¿Existen formalidades particulares establecidas por la ley o por la Superintendencia de Sociedades?
2. Uso de firmas digitales en títulos físicos: En caso de que se opte por emitir los títulos en formato físico, ¿es válido que estos contengan una firma digital, la cual luego sería impresa en el título? De ser posible el uso de la firma digital en este contexto, ¿cuáles son los requisitos que debe cumplir dicha firma para garantizar su validez? En caso contrario, ¿es necesario que el título contenga una firma manuscrita?
3. Firmantes requeridos en los títulos accionarios: ¿Quiénes deben firmar los títulos accionarios de una SAS para que sean válidos? ¿Es suficiente con la firma del representante legal, o es también necesaria la firma del accionista y/o del secretario de la sociedad?”
Antes de resolver lo propio, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el
Decreto 1380 de 2021.
Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad.
Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos:
“1. “Requisitos para la emisión física de títulos accionarios: Cuando los títulos accionarios son emitidos en formato físico, ¿qué requisitos específicos deben cumplir para ser válidos y oponibles frente a terceros?
¿Existen formalidades particulares establecidas por la ley o por la Superintendencia de Sociedades?”
En primer lugar, debe tenerse en cuenta que en virtud del artículo 45 de la Ley 1258 de 2008, en lo no previsto en la referida ley, la Sociedad por Acciones Simplificada – S.A.S.
– se regirá por las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, por las normas legales que rigen a la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, por las disposiciones generales que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio.
En este sentido, el artículo 10 de la Ley 1258 de 2008 establece lo siguiente:
“ARTÍCULO 10. CLASES DE ACCIONES. Podrán crearse diversas clases y series de acciones, incluidas las siguientes, según los términos y condiciones previstos en las normas legales respectivas: (i) acciones privilegiadas; (ii) acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto; (iii) acciones con dividendo fijo anual y (iv) acciones de pago.
Al dorso de los títulos de acciones, constarán los derechos inherentes a ellas.
PARÁGRAFO. En el caso en que las acciones de pago sean utilizadas frente a obligaciones laborales, se deberán cumplir los estrictos y precisos límites previstos en el Código Sustantivo del Trabajo para el pago en especie.”
A su vez, por remisión se encuentran los artículos 399 y 401 del Código de Comercio, los cuales son del siguiente tenor:
“ARTÍCULO 399. A todo suscriptor de acciones deberá expedírsele por la sociedad el título o títulos que justifiquen su calidad de tal.
Mientras la sociedad no haya obtenido permiso de funcionamiento no podrá expedir títulos ni certificados de acciones.
Dentro de los treinta días siguientes a la fecha del permiso de funcionamiento se expedirán los títulos o certificados de las acciones suscritas en el acto constitutivo, con el carácter de provisionales o definitivos, según el caso. En las demás suscripciones la expedición se hará dentro de los treinta días siguientes a la fecha del respectivo contrato.
Cuando los aportes fueren en especie, una vez verificada su entrega se expedirán los títulos correspondientes.”
“ARTÍCULO 401. Los títulos se expedirán en series continuas, con las firmas del representante legal y el secretario, y en ellos se indicará:
1) La denominación de la sociedad, su domicilio principal, la notaría, número y fecha de la escritura constitutiva, y la resolución de la Superintendencia que autorizó su funcionamiento;
2) La cantidad de acciones representadas en cada título, el valor nominal de las mismas, si son ordinarias, privilegiadas o de industria, si su negociabilidad está limitada por el derecho de preferencia y las condiciones para su ejercicio;
3) Si son nominativas, el nombre completo de la persona en cuyo favor se expiden, y
4) Al dorso de los títulos de acciones privilegiadas constarán los derechos inherentes a ellas.”
Con base en lo expuesto, quedan claros cuales son los requisitos de los títulos de acciones.
2. “Uso de firmas digitales en títulos físicos: En caso de que se opte por emitir los títulos en formato físico, ¿es válido que estos contengan una firma digital, la cual luego sería impresa en el título? De ser posible el uso de la firma digital en este contexto, ¿cuáles son los requisitos que debe cumplir dicha firma para garantizar su validez?
En caso contrario, ¿es necesario que el título contenga una firma manuscrita?”
Sobre el particular, se cita a continuación lo expresado por la Honorable Corte Constitucional en Sentencia C-662 del 2002 en la que se pronunció en relación con la Ley 527 de 1999 en los siguientes términos:
“La exposición de motivos del proyecto presentado al Congreso de la República por los Ministros de Justicia y del Derecho, de Desarrollo, de Comercio Exterior y de Transporte, que culminó en la expedición de la Ley 527 de 1999, ilustró las exigencias que el cambio tecnológico planteaba en términos de la actualización de la legislación nacional para ponerla a tono con las nuevas realidades de comunicación e interacción imperantes y para darle fundamento jurídico a las transacciones comerciales efectuadas por medios electrónicos y fuerza probatoria a los mensajes de datos, en los siguientes términos:
El desarrollo tecnológico que se viene logrando en los países industrializados, permite agilizar y hacer mucho más operante la prestación de los servicios y el intercambio de bienes tangibles o intangibles, lo cual hace importante que nuestro país incorpore dentro de su estructura legal, normas que faciliten las condiciones para acceder a canales eficientes de derecho mercantil internacional, en virtud a los obstáculos que para éste encarna una deficiente y obsoleta regulación al respecto.”3 (subrayado fuera de texto)
Conforme a lo anterior, es posible la emisión de títulos accionarios utilizando medios tecnológicos, incluso el Código de Comercio trae una regulación relacionada con los libros del comerciante mediante el uso de la tecnología y como lo expresó la Corte Constitucional en la sentencia mencionada, se busca hacer más fácil y ágil las operaciones comerciales, la prestación de servicios y el ofrecimiento de bienes, entre otros. Sin embargo, en la emisión de títulos de manera física o electrónica se requiere el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 401 del Código de Comercio, citado anteriormente.
Aunado a lo anterior, y siguiendo con los parámetros de la Ley 527 de 1999 para poder realizar la emisión de las acciones de manera electrónica, se debe asegurar ciertos aspectos con objeto probatorio y con el fin de proteger los derechos adquiridos por los titulares de las acciones, como son:
1. La integridad de la información
2. Que la información pueda ser consultada posteriormente
3. Trazabilidad en el caso de los endosos
4. Distinción del origen y del destino
5. La firma de quien expide el título y la firma del destinatario.
Lo anterior, encuentra soporte en los artículos 8, 9, 10, 11 y 12 de la ley en mención y que se citan a continuación1:
“Artículo 8º Original Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si:
a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;
b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.
Artículo 9º. Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.
Artículo 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y, probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.
Artículo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.
Artículo 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese, requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje. la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de dato.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.”
Con base en lo expuesto y para efectos de responder su pregunta, se concluye que la sociedad debe escoger entre títulos físicos firmando los mismos de forma manuscrita o títulos electrónicos firmando los mismos de forma digital.
3. “Firmantes requeridos en los títulos accionarios: ¿Quiénes deben firmar los títulos accionarios de una SAS para que sean válidos?
¿Es suficiente con la firma del representante legal, o es también necesaria la firma del accionista y/o del secretario de la sociedad?”
Sobre el particular se recuerda que el artículo 401 del Código de Comercio establece que los títulos se expedirán en series continuas, con las firmas del representante legal y el secretario.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Se invita al usuario a consultar en nuestra página WEB www.supersociedades.gov.co los conceptos y normativa emitidos por la entidad, así como la herramienta tecnológica Tesauro.
Notas:
1 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 527 (18 de agosto de 1999). Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Disponible en: https://www.suin- juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1662013
Puedes encontrar más información sobre: ¿Cuáles son los requisitos para emitir títulos accionarios en una SAS?, en supersociedades.gov.co
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