RESUMEN: ¿Cuándo es obligatorio registrar sucursales y agencias? La Supersociedades emitió un concepto sobre el registro en cámaras de comercio de establecimientos de comercio, agencias y sucursales. En su pronunciamiento, la entidad explicó que, según el Código de Comercio, las empresas deben registrar sus sucursales y agencias en la cámara de comercio correspondiente al municipio donde operen. No realizar este registro puede acarrear sanciones.
Desde el punto de vista normativo, el concepto enfatiza que el registro mercantil es obligatorio para garantizar la transparencia empresarial y el cumplimiento de la legislación comercial. Las empresas que alquilen locales en centros comerciales para operar en distintas jurisdicciones también deben cumplir con esta obligación. La omisión del registro puede derivar en multas impuestas por la Superintendencia de Sociedades.
Ver a continuación oficio Supersociedades sobre: ¿Cuándo es obligatorio registrar sucursales y agencias?:
ASUNTO:
REGISTRO EN CÁMARAS DE COMERCIO DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO, AGENCIAS Y SUCURSALES
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO 220-303467 DE 30 DE OCTUBRE DE 2024
Me refiero a su comunicación radicada en el Ministerio del Trabajo, la cual fue trasladada parcialmente por competencia a esta Entidad con oficio 08SE2024120300000043013 del 24 de septiembre de 2024 y mediante la cual formula unas inquietudes que corresponden ser atendidas por la Superintendencia de Sociedades, en los siguientes términos:
“PRIMERO: de manera respetuosa solicito que me responda de manera detallada y normativa, Si una empresa está registrada en cámara de comercio en el municipio de Medellín y decide abrir una sede en otro municipio dentro del área metropolitana, si está obligada a registrarse en ese otro municipio.
SEGUNDO: de manera respetuosa solicito que me responda de manera detallada y normativa, ¿qué implicaciones tiene una empresa que tiene su sede en municipio de Medellín, pero alquila locales en centros comerciales para operar en otros puntos del área metropolitana sin hacer un registro mercantil que demuestre la operación en ese lugar?”
Previamente a responder su consulta debe señalarse que la competencia de esta entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021.
Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad.
Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos:
En primer lugar, resulta conveniente traer a colación lo consignado en la normatividad vigente, en relación con las generalidades del registro mercantil a cargo de las cámaras de comercio:
Código de Comercio1
“Artículo 26. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.
El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.
Artículo 27. El registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio, pero la Superintendencia de Industria y Comercio2 determinará los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución.
Artículo 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil: (…)
6) La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración;
(…)
9) La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción… (…)
Artículo 29. El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas, sin perjuicio de las especiales que establezcan la ley o decretos reglamentarios:
1) Los actos, contratos y documentos serán inscritos en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de realizarse fuera de dicha jurisdicción, se inscribirán también en la cámara correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento; (…) Artículo 32. La petición de matrícula indicará: (…)
2) Tratándose de un establecimiento de comercio, su denominación, dirección y actividad principal a que se dedique; nombre y dirección del propietario y del factor, si lo hubiere, y si el local que ocupa es propio o ajeno. Se presumirá como propietario del establecimiento quien así aparezca en el registro.
Artículo 37. La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa hasta de diez mil pesos, que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio3, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.”
Ahora bien, en cuanto a las instrucciones generales impartidas por la Superintendencia de Sociedades a las Cámaras de Comercio del país, para proceder con el Registro Mercantil, tenemos:
Circular Externa 100-000002 de 20224
“1.3. REGISTRO MERCANTIL.
1.3.1. Libros del Registro Mercantil. Serán necesarios los siguientes libros para llevar el Registro Mercantil: (…)
1.3.1.6. Libro VI. De los establecimientos de comercio. En este libro se inscribirán:
– La apertura y cierre de sucursales, agencias de sociedades y entes cooperativos de grado superior de carácter financiero.
(…)
– El documento de constitución y las reformas de las sociedades que establezcan sucursales, cuando el domicilio de la sociedad corresponda a otra jurisdicción. (…)”
Por otro lado, teniendo en cuenta que del texto de la consulta no es posible determinar si cuando aparecen consignadas las expresiones “sede” o “locales” estos hacen referencia a establecimientos de comercio, agencias o sucursales, vale la pena entonces traer en este punto a colación la respuesta a un derecho de petición formulado a la Cámara de Comercio de Bogotá sobre el tema, el cual fue atendido en los siguientes términos:
“(…) Ahora bien, valga decir, que el Código de Comercio define el establecimiento de comercio como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y, a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales (Art. 515 C. Co.).
El doctor José Ignacio Narváez, por su parte, define el establecimiento de comercio como “una universalidad de bienes corporales e incorporales, dotada de individualidad propia, o sea que sus elementos se organizan en forma coordinada para desarrollar una actividad económica.”
Se indica por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio que, “el establecimiento de comercio no es “simplemente” un local, sino un conjunto físico de bienes organizados con los cuales el empresario desarrolla su actividad económica”, del cual el local es tan solo un elemento del mismo, así mismo esta misma Superintendencia resalta que “los establecimientos de comercio carecen de personería jurídica y no son sujetos de derechos y obligaciones, las cuales solo están en cabeza de personas naturales o jurídicas” Sobre el particular, se observa que las sociedades comerciales pueden desarrollar los fines previstos en su objeto por intermedio de las siguientes clases de establecimientos de comercio: agencias (Art. 264 C. Co.), sucursales (Art. 263 C. Co.) y establecimientos propiamente dichos (Art. 515 y ss. C. Co.).
Como quiera que a través del establecimiento de comercio se desarrollen actividades mercantiles, de acuerdo con la Ley está obligado a obtener la matrícula mercantil (Art. 26 C. Co.). La matrícula del establecimiento de comercio, sucursales y agencias se deberá renovar anualmente, dentro de los 3 primeros meses de cada año, al igual que las personas naturales o jurídicas inscritas en las Cámaras de Comercio (artículo 33 C.Co).
Según lo prevén los Artículos 532 y 533 del C. Co., el establecimiento de comercio puede ser objeto de diferentes contratos tales como la compraventa, arrendamientos, usufructo, anticresis, permuta, prenda, donación, y en general cualquier operación que transfiere, limite o modifiquen su propiedad o el derecho a administrarlos, los cuales deben ser inscritos en el registro mercantil de acuerdo al artículo 28 numeral 6 del C.Co.
Todo contrato sobre establecimientos de comercio que no se encuentre reconocido por las partes o una de ellas ante juez o Notario, puede ser presentado ante el Secretario de la Cámara en consideración a que este último es también funcionario competente para los fines del registro, según se desprende de los Artículos 40 y 526 del Código de Comercio.
Por otra parte, la agencia es un establecimiento de comercio abierto por una sociedad dentro o fuera de su domicilio principal para el desarrollo de sus actividades o parte de ellas, cuyo administrador carece de facultades para representarla legalmente (Art. 264 C. de Co). (Subrayado y negrilla fuera del texto)
Al ser la agencia un establecimiento de comercio, la misma debe tener matrícula. La matrícula mercantil y el registro de los documentos de apertura, deben hacerse en la Cámara de Comercio del lugar donde la agencia va a desarrollar su actividad.
(…)
De otro lado, la sucursal, es un establecimiento de comercio abierto por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio principal para el desarrollo de las actividades de la sociedad o parte de ellas, cuyo administrador tiene facultades para representarla legalmente (Art. 263 C. de Co). Estas sucursales son diferentes a las filiales, subsidiarias o en general a aquellas sociedades subordinadas toda vez que estas son verdaderas sociedades, mientras que la sucursal al ser un establecimiento de comercio “supone una dependencia económica y jurídica de la principal, y existe titularidad de una misma persona jurídica con tratamiento legal unitario”. (Subrayado y negrilla fuera del texto)
La matrícula y el registro de los documentos de apertura de la sucursal debe hacerse en la Cámara de Comercio del lugar donde la sucursal va a desarrollar su actividad, así mismo dicha Matrícula debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de la apertura. (…)”5
En este orden de ideas, es claro que las cámaras de comercio son las encargadas de llevar el registro mercantil que contiene la matrícula de las sociedades comerciales así como de sus establecimientos de comercio, siendo obligatoria la inscripción en el mismo, tanto la constitución de aquellas como la apertura de sus establecimientos de comercio, agencias o sucursales, que utilizan para el desarrollo de las actividades propias de su objeto social y que en el caso de ser el resultado de un contrato, como puede ser el de arriendo, este también deberá ser inscrito en el registro. De no llevarse a cabo las correspondientes inscripciones en el registro mercantil, la Superintendencia de Sociedades podrá imponer sanciones consistentes en multas.
“PRIMERO: de manera respetuosa solicito que me responda de manera detallada y normativa, Si una empresa está registrada en cámara de comercio en el municipio de Medellín y decide abrir una sede en otro municipio dentro del área metropolitana, si está obligada a registrarse en ese otro municipio.”
Un establecimiento de comercio, una agencia o una sucursal deben registrarse en la cámara de comercio con jurisdicción en el municipio donde desarrollará su actividad.
“SEGUNDO: de manera respetuosa solicito que me responda de manera detallada y normativa, ¿qué implicaciones tiene una empresa que tiene su sede en municipio de Medellín, pero alquila locales en centros comerciales para operar en otros puntos del área metropolitana sin hacer un registro mercantil que demuestre la operación en ese lugar?”
La sociedad comercial que omita el registro de la apertura de un establecimiento de comercio, una agencia o una sucursal en el registro mercantil, podrá ser sujeto de sanciones consistentes en multas por parte de la Superintendencia de Sociedades.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y el aplicativo Tesauro.
Notas al pie:
1 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 410 de 1971. Diario Oficial No. 33339 del 16 de junio de 1971. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1833376
2 “NOTA: En concordancia, con el artículo 70 de la Ley 2069 de 2020, a partir del 1 de enero de 2022, la Superintendencia de Sociedades ejercerá las competencias asignadas por la Ley a la Superintendencia de Industria y Comercio para la inspección, vigilancia y control de las cámaras de comercio, como las previstas en el presente artículo, respecto del registro mercantil. Por tanto, se entiende que la autoridad de supervisión o superior jerárquico de las cámaras de comercio se será la Superintendencia de Sociedades.”
3.Ibídem.
4 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa No. 100-000002 del 25 de abril de 2022. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161224/Circular+Externa+100-000002+de+25+de+abril+de+2022.pdf/425eaea3-13d4-fa0a-409b-8ef817f391e6?version=1.4&t=1722378549319
5 COLOMBIA. CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA. Vicepresidencia de Servicios Registrales. Derecho de petición 15107631
¿Cuáles son las generalidades y principales diferencias entre agencia, establecimiento de comercio y sucursal? (06 -2015). Disponible en: https://bibliotecadigital.ccb.org.co/items/337b2b16-86ea-4513-9486-cd49579c1324
Puedes encontrar más información sobre: ¿Cuándo es obligatorio registrar sucursales y agencias?, en supersociedades.gov.co
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