RESUMEN: ¿Debe el representante legal de una sociedad identificarse ante la Supersociedades? La Superintendencia de Sociedades ha respondido a una consulta sobre la identificación del representante legal de una sociedad anónima colombiana. La consulta aborda si es necesario que el representante legal se identifique con cédula de ciudadanía o extranjería al realizar trámites ante la entidad. La Superintendencia aclara que, en general, no se requiere la presentación de un documento de identidad específico para la solicitud de trámites, aunque se reserva el derecho de solicitar dicha información en casos particulares para garantizar la transparencia y protección de derechos.
Adicionalmente, se explora si un representante legal extranjero puede usar su pasaporte como documento de identidad. La normativa vigente permite que los representantes legales extranjeros se identifiquen con su pasaporte, excepto en casos donde se les exija registrarse ante Migración Colombia y obtener una cédula de extranjería. La Superintendencia subraya la importancia de la simplicidad y economía en los trámites administrativos, alineándose con el Decreto 19 de 2012.
Ver a continuación Supersociedades sobre: ¿Debe el representante legal de una sociedad identificarse ante la Supersociedades?:
ASUNTO:
IDENTIFICACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL DE UNA SOCIEDAD ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO 220-109316 DE 14 DE MAYO DE 2024
Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual formula una consulta relacionada con la identificación del representante legal de una sociedad ante la Superintendencia de Sociedades, en los siguientes términos:
“1. ¿Existe algún trámite que deba adelantar el representante legal de una sociedad anónima colombiana ante la Superintendencia de Sociedades en ejercicio de sus facultades de representación de la sociedad que exija que se identifique con cédula de ciudadanía o cédula de extranjería?
2. En caso de que la respuesta a la anterior pregunta sea afirmativa, por favor incluir una lista de esos trámites.
3. ¿Podría el representante legal extranjero de una sociedad anónima colombiana ejercer sus facultades de representación y adelantar trámites ante la Superintendencia de Sociedades identificándose únicamente con su pasaporte como documento de identidad?”
Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad.
Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos:
“1. ¿Existe algún trámite que deba adelantar el representante legal de una sociedad anónima colombiana ante la Superintendencia de Sociedades en ejercicio de sus facultades de representación de la sociedad que exija que se identifique con cédula de ciudadanía o cédula de extranjería?
2. En caso de que la respuesta a la anterior pregunta sea afirmativa, por favor incluir una lista de esos trámites.”
Sea lo primero traer a colación lo dispuesto por el Decreto 19 de 2012:
“ARTÍCULO 5. ECONOMÍA EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. Las normas
de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.
ARTÍCULO 6. SIMPLICIDAD DE LOS TRÁMITES. Los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir.
Las autoridades deben estandarizar los trámites, estableciendo requisitos similares para trámites similares”1.
Frente al particular se informa que la Superintendencia de Sociedades, en ejercicio de las funciones determinadas en el artículo 4 del Decreto 1380 de 2021, modificatorio del artículo 7 del Decreto 1736 de 20202, en general, no solicita la presentación de documento de identidad para la solicitud de trámites ante la Entidad; sin embargo, la Superintendencia de Sociedades se reserva el derecho de solicitar la información que considere pertinente para cada caso en particular, con el fin de garantizar la transparencia dentro de los trámites administrativos que adelanta y la protección de los derechos de los asociados y/o terceros interesados. De igual forma, en sede jurisdiccional3, podrá solicitar la identificación para la comparecencia y actuación en audiencias o diligencias propias de los procesos jurisdiccionales que se adelantan en la Entidad, en concordancia con las disposiciones del Código General del Proceso.
Ahora bien, existen algunos casos que, por normativa, se exige la presentación personal como lo son la devolución inmediata de dineros en el proceso de intervención de que trata el Decreto 4334 de 20084, la presentación del inventario en procesos de liquidación voluntaria contemplada en el artículo 2345 del Código de Comercio, entre otros.
“3. ¿Podría el representante legal extranjero de una sociedad anónima colombiana ejercer sus facultades de representación y adelantar trámites ante la Superintendencia de Sociedades identificándose únicamente con su pasaporte como documento de identidad?”
El artículo 2.2.1.11.4.7 del Decreto 1067 de 2015 indica:
“Artículo 2.2.1.11.4.7. Documento de identidad. Los titulares de las categorías de visas que deban registrarse ante la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, se identificarán dentro del territorio nacional con la respectiva Cédula de Extranjería en su formato físico o digital. Los demás extranjeros se identificarán con el pasaporte vigente.
La Cédula de Extranjería vigente en calidad de Residente, será válida como documento para salir e ingresar del país, sin perjuicio de los requisitos adicionales establecidos en el presente capítulo o en acuerdos internacionales.
Los titulares de Visa Preferencial también se identificarán dentro del territorio nacional con la Cédula de Extranjería.”6
Igualmente, el artículo 2.2.1.11.4 del mismo Decreto señala:
“Artículo 2.2.1.11.4. Definiciones. Para efectos del presente capítulo se adoptan las siguientes definiciones. (…)
Cédula de Extranjería. Documento de Identificación expedido por Migración Colombia, que se otorga a los extranjeros titulares de una visa superior a 3 meses y a sus beneficiarios con base en el registro de extranjeros.(…)”7.
Conforme a lo anterior, en caso de requerirse, el representante legal extranjero de una sociedad puede identificarse con su pasaporte vigente a menos que según las categorías de visas deba registrarse ante la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia.
En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la Entidad.
1 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 19 de 2012 (enero 10). Asunto: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1004430
2 “La Superintendencia de Sociedades cumplirá las funciones generales establecidas en las leyes 222 de 1995; 363 de 1997; 446 de 1998; 550 de 1999; 603 de 2000; 640 de 2001; 1116 de 2006; 1173 de 2007; 1258 de 2008; 1314 de 2009; 1429 de 2010; 1445 de 2011; 1450 de 2011; 1527 de 2012; 1563 de 2012; 1676 de 2013; 1700 de 2013; 1708 de 2014; 1727 de 2014; 1762 de 2015; 1778 de 2016; 1870 de 2017; 1901 de 2018; 1902 de 2018; 1943 de 2018; 1955 de 2019; 1966 de 2019, 2069 de 2020 y en particular las determinadas en el Decreto Único Reglamentario Sectorial 1074 de 2015 (Decisión 292 de 1991 – Comisión del Acuerdo de Cartagena) y en los siguientes Decretos 1970 de 1979; 1941 de 1986; 410 de 1971; 1746 de 1991; 2116 de 1992; artículo 110, parágrafo 1°, numeral 2 del Decreto 663 de 1993; Decreto 2153 de 1992; 1517 de 1998; 1818 de 1998; 2080 de 2000; 1844 de 2003; 4334 de 2008; 19 de 2012; 1510 de 2013; 1219 de 2014; 1835 de 2015; 2136 de 2015; 24 de 2016; 1348 de 2016; 119 de 2017; 2046 de 2019; 065 de 2020; 560 de 2020; 772 de 2020; 1008 de 2020; 1068 de 2020 y aquellas que modifiquen o adicionen las anteriores, así como las demás que le señalen las normas vigentes y las que le delegue el Presidente de la República.”
3 También podrá ser solicitad a la identificación en desarrollo de investigaciones administrativas.
4 Artículo 10: “Devolución inmediata de dineros. Este procedimiento se aplicará por la Superintendencia de Sociedades cuando previamente haya decretado la toma de posesión. En este caso se aplicará el siguiente procedimiento: (…) c) La solicitud deberá hacerse por escrito con presentación personal ante el interventor, acompañado del original del comprobante de entrega de dinero a la persona intervenida;(…)”
5Artículo 234. El inventario incluirá, además de la relación pormenorizada de los distintos activos sociales, la de todas las obligaciones de la sociedad, con especificación de la prelación u orden legal de su pago, inclusive de las que sólo puedan afectar eventualmente su patrimonio, como las condicionales, las litigiosas, las fianzas, los avales, etc. Este inventario deberá ser autorizado por un Contador Público, si el liquidador o alguno de ellos no tienen tal calidad, y presentando personalmente por éstos ante el Superintendente, bajo juramento de que refleja fielmente la situación patrimonial de la sociedad disuelta. De la presentación y de la diligencia de juramento se dejará constancia en acta firmada por el Superintendente y su secretario.
6 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1067 de 2015 (mayo 26). Asunto: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30019929.
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