RESUMEN: ¿Debe Registrarse la Renuncia del Representante Legal en la Cámara de Comercio? El oficio, aborda la obligación de registrar la renuncia de un representante legal en el registro mercantil hasta que se nombre un reemplazo. Según el artículo 164 del Código de Comercio, un representante legal sigue siendo inscrito mientras no se registre un nuevo nombramiento. La normativa busca asegurar que las sociedades no queden sin un representante legal conocido públicamente, garantizando así la continuidad en sus obligaciones y responsabilidades.

Además, el oficio aborda si las Cámaras de Comercio pueden modificar inscripciones sin solicitud de la sociedad involucrada. La respuesta indica que las Cámaras de Comercio deben llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos inscritos, pero no deben modificar inscripciones sin una solicitud expresa, excepto en casos de orden de autoridad competente. Este enfoque asegura que el proceso de registro sea transparente y preciso, alineándose con las funciones asignadas a las Cámaras por el Código de Comercio.

Ver a continuación Supersociedades sobre: ¿Debe Registrarse la Renuncia del Representante Legal en la Cámara de Comercio?:

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

OFICIO 220-058401 DE 15 DE MARZO DE 2024

ASUNTO: RENUNCIA DEL REPRESENTANTE LEGAL

Acuso recibo del escrito citado en la referencia por medio del cual formula una consulta en los siguientes términos:

“1. ¿Debe dejarse inscrito en el registro mercantil de la sociedad aquel representante legal que ha renunciado hasta tanto sea nombrado su reemplazo a pesar de existir en la sociedad otros representantes legales que ejerzan las mismas funciones y cuenten con iguales o superiores atribuciones?

2. ¿Pueden las Cámaras de Comercio modificar las inscripciones hechas por ellos sin que medie alguna solicitud por parte de la sociedad a la cual se le modifica las anotaciones previamente registradas en su registro mercantil?”

Sobre el particular, es preciso señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2 de la Resolución 100-000041 de 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de una sociedad determinada.

Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos:

Para dar respuesta al primer interrogante, es necesario tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 164 del Código de Comercio:

“ARTÍCULO 164. Las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección.

La simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción.”1 (Subrayado fuera de texto)

De acuerdo con la norma precitada, hasta tanto no se registre el nuevo nombramiento de un nuevo representante legal en el registro mercantil, quien figura como tal seguirá inscrito.

Sobre el particular, esta Oficina mediante Oficio 220-264187 del 2023 se pronunció en los siguientes términos:

“2. Sentencia C-621 de 2003 de la Corte Constitucional.

(…)

Las normas demandadas, esto es los artículos 164 y 442 del Código de Comercio, regulan los efectos de la inscripción y de la falta de inscripción del nombramiento de los representantes legales o revisores fiscales de las sociedades. La primera de estas normas pertenece al Título I del Libro Segundo del Código de Comercio, y por tanto resulta aplicable de manera general a todas las sociedades comerciales. La segunda es una norma del Título VI, relativo a la sociedad anónima. Como se recuerda, estas disposiciones prescriben lo siguiente:

1. Que las personas “inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción”. (Artículo 164, aplicable a todo tipo de sociedades)
2. Que la cancelación de la inscripción de un nombramiento en estos cargos sólo se produce “mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección”. (Artículo 164, aplicable a todo tipo de sociedades)
3. Que las personas inscritas como gerentes principales o suplentes se consideran los representantes legales de la sociedad anónima y que conservan esa calidad mientras no se cancele la inscripción. (Artículo 442, relativo a las sociedades anónimas)

• Que esta inscripción sólo se entiende cancelada “mediante el registro de un nuevo nombramiento”. (Artículo 442)

Como puede verse, el alcance normativo de las anteriores disposiciones consiste en establecer que la designación de representantes legales y revisores fiscales sólo produce efectos jurídicos cuando ha sido inscrita en el registro mercantil. Ahora bien, cuando por cualquier causa (renuncia, remoción, muerte, etc.), la persona cuyo nombre aparece inscrito deja de ocupar cargo, el sólo registro de este hecho no es suficiente para que cesen sus obligaciones y responsabilidades como tal, pues lo que determina esta cesación no es el registro de la renuncia, remoción, muerte, incapacidad o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio de sus funciones, sino la inscripción cómo representante legal o revisor fiscal de la persona llamada a reemplazarlo.

En efecto, a pesar de que el artículo 163 del Código de Comercio permite el registro de la revocación de los administradores o revisores fiscales, no es esta inscripción la que pone fin a las obligaciones y responsabilidades de quienes ejercen estos cargos, sino que, por mandato de las normas acusadas, solamente el “registro de un nuevo nombramiento” desvincula definitivamente tal responsabilidad suya frente a la sociedad.

Destaca la Corte que del texto de los artículos acusados no se deduce con claridad si los efectos de la falta de inscripción del “nuevo nombramiento” se producen únicamente frente a terceros. En efecto, las normas no sólo no lo señalan, sino

que el artículo 164 dice que el representante o revisor “para todos los efectos legales” continuará siendo el que aparece inscrito. Aunque es dable pensar que el conocimiento que tengan los socios respecto de la causa que puso fin al ejercicio del cargo hace que frente a ellos y a la sociedad sí sea oponible la desvinculación y que por lo tanto ante ellos no exista la responsabilidad inherente a la función de representante legal o revisor fiscal, en cierta clase de sociedades, especialmente en las anónimas, no es presumible el conocimiento general por parte de los socios respecto de la renuncia, remoción, muerte o cualquier otra causa de retiro del cargo.

Lo anterior hace que en virtud de lo dispuesto por las normas acusadas pueda decirse que el registro del nombramiento de representante legal o revisor fiscal tiene un carácter no simplemente declarativo, sino también constitutivo, en cuanto los efectos jurídicos de la designación no se producen ante terceros sino con la inscripción en la Cámara de Comercio, y en ocasiones posiblemente esos efectos jurídicos tampoco podrán ser oponibles a los asociados o la misma sociedad.

(…)

8. Todo lo anterior pone de presente la razón por la cual la ley comercial se preocupa en impedir que las sociedades mercantiles queden sin un representante legal públicamente conocido, respecto de quien todos los terceros tengan la certeza de que al actuar en el mundo jurídico compromete a la persona jurídica como tal, y a través de quien puedan demandarla judicialmente. Los mismos socios y la sociedad tienen este interés en que la sociedad pueda actuar jurídicamente. Incluso existe un interés concreto en cabeza del Estado en la materia.”2 (Subrayado fuera de texto)

Ahora bien, en caso de que el representante legal de una sociedad presente su renuncia al cargo y si el máximo órgano social de la sociedad retrasa la designación de un nuevo representante, no significa que el administrador deba permanecer indefinidamente ejerciendo el cargo de representación. Sobre esta situación, la Corte Constitucional en Sentencia C-621 del 2003 enunciada en el oficio anteriormente citado, determinó lo siguiente:

“(…) Este derecho acarrea la obligación correlativa de los órganos sociales competentes en cada caso, de proveer el reemplazo y registrar el nuevo nombramiento. (ii) Para el nombramiento del reemplazo y el registro del nuevo nombramiento se deben observar, en primer lugar, las previsiones contenidas en los estatutos sociales. (iii) Si los estatutos sociales no prevén expresamente un término dentro del cual debe proveerse el reemplazo del representante legal o del revisor fiscal saliente, los órganos sociales encargados de hacer el nombramiento deberán producirlo dentro del plazo de treinta días, contados a partir del momento de la renuncia, remoción, incapacidad, muerte, finalización del término estipulado, o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio

del cargo. Durante este lapso la persona que lo viene desempeñando continuará ejerciéndolo con la plenitud de las responsabilidades y derechos inherentes a él.

A esta conclusión arriba la Corte, aplicando por analogía las normas que regulan la terminación del contrato de trabajo a término indefinido, contenidas en el artículo 47 del Código Sustantivo del Trabajo, subrogado por el artículo 5° del Decreto Ley 2351 de 1956.[26] (iv) Pasado el término anterior sin que el órgano social competente haya procedido a nombrar y registrar el nombramiento de un nuevo representante legal o revisor fiscal, termina la responsabilidad legal del que cesa en el ejercicio de esas funciones, incluida la responsabilidad penal. No obstante, para efectos de la cesación de la responsabilidad a que se acaba de hacer referencia, el representante legal o el revisor fiscal saliente debe dar aviso a la Cámara de Comercio respectiva, a fin de que esa información se incorpore en el certificado de existencia y representación legal correspondiente a la sociedad. (v) Si vencido el término de treinta días y mediando la comunicación del interesado a la Cámara de Comercio sobre la causa de su retiro no se produce y registra el nuevo nombramiento de quien reemplazará al representante legal o al revisor fiscal saliente, este seguirá figurando en el registro mercantil en calidad de tal, pero únicamente para efectos procesales, judiciales o administrativos, sin perjuicio de las acciones que pueda interponer en contra de la sociedad por los perjuicios que esta situación pueda irrogarle. (vi) No obstante todo lo anterior, la falta de publicidad de la causa que da origen a la terminación de la representación legal o de la revisoría fiscal, hace inoponible el acto o hecho frente a terceros, ante quienes el representante legal o revisor fiscal que figure registrado como tal continuará respondiendo para todos los efectos legales. “3(Subrayado fuera de texto)

Respecto del segundo interrogante, se informa que en virtud del artículo 86 del Código de Comercio son funciones de las Cámaras de Comercio las siguientes:

“ARTÍCULO 86. Las cámaras de comercio ejercerán las siguientes funciones:

1. Servir de órgano de los intereses generales del comercio ante el Gobierno y ante los comerciantes mismos;

• Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos o ramos específicos del comercio interior y exterior y formular recomendaciones a los organismos estatales y semioficiales encargados de la ejecución de los planes respectivos;

• Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este Código;

•  Dar noticia en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en el registro mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones;Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su jurisdicción y certificar sobre la existencia de las recopiladas;

• Designar el árbitro o los árbitros o los amigables componedores cuando los particulares se lo soliciten;

• Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran los contratantes, en cuyo caso el tribunal se integrará por todos los miembros de la junta;

• Prestar sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglos entre acreedores y deudores, como amigables componedores;

• Organizar exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios o informes relacionados con sus objetivos;

• Dictar su reglamento interno que deberá ser aprobado por el Superintendente de Industria y Comercio;

1. Rendir en el mes de enero de cada año un informe o memoria al Superintendente de Industria y Comercio acerca de las labores realizadas en el año anterior y su concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, así como el detalle de sus ingresos y egresos; y
2. Las demás que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional.”4 (Subrayado fuera de texto)

Ahora bien, son los representantes legales de cada sociedad los encargados de solicitar ante la cámara del comercio del domicilio la inscripción de documentos y de todos aquellos actos que de conformidad con la ley están sujetos a registro.

En concordancia con lo anterior, el artículo 1.1.7 de la Circular Externa 100-000002 del 2022 de la Superintendencia de Sociedades establece lo siguiente:

“1.1.7. Formalidades de los documentos sujetos a registro. Las cámaras de comercio no podrán exigir originales o fotocopias autenticadas de los documentos que se presentan para registro, ni tampoco exigir que se autentiquen las firmas de quienes suscriben los documentos sujetos a registro, salvo las excepciones previstas en la ley (por ejemplo, se podrán radicar copias simples, sin presentación personal, de los documentos que informen situación de control, grupo empresarial, certificados de revisor fiscal, mutaciones, documentos que se adjuntan al formulario del Registro Único de Proponentes (RUP) para soportar los datos que se relacionan en el formulario, incluyendo en este último caso, los estados financieros de las sociedades nacionales y extranjeras, entre otros).

Las cámaras de comercio tendrán a cargo el registro de las copias de los documentos y actas. En el caso de las actas o sus extractos, bastará con la fotocopia simple del mismo, autorizado por el secretario o por algún representante legal de la sociedad.

Si se presenta para registro el original de un documento o acta, la cámara de comercio deberá advertirle al usuario que puede presentar una copia, pero si el usuario insiste en su registro, no será una causal de abstención o requerimiento, por lo que se deberá continuar con el trámite. Si se presenta el acta con firmas originales del presidente y secretario, no será necesaria la autorización del secretario o algún representante legal de la persona jurídica.

En el caso de los poderes especiales que se radiquen para inscripción o cuando se adjunten para adelantar alguna actuación ante la cámara de comercio, es necesario que con anterioridad se surta el trámite de presentación personal, salvo las excepciones legales. Los poderes con presentación personal podrán allegarse en copia simple a la cámara de comercio.

En los documentos en los que conste transacción, desistimiento o disposición de derechos, se deberá cumplir con las formalidades que exigen las normas especiales y, posteriormente, se podrán radicar para registro con una copia simple del documento.

A manera de ejemplo si se trata de una compraventa de establecimiento de comercio, el documento original en el que conste este negocio jurídico deberá ser firmado por el vendedor y el comprador. Las firmas de las partes y el documento deberán ser reconocidos ante funcionario competente. Realizado el trámite, se podrá radicar para registro una copia simple de este documento.

Cuando una norma exija que un documento debe ser autenticado o reconocido por las partes ante funcionario competente, como es el caso de la constitución de una sociedad por acciones simplificadas, la venta del establecimiento de comercio, entre otros, podrá ser presentado ante el secretario de cualquier cámara de comercio.

La diligencia de presentación personal sobre los documentos sujetos a registro se podrá adelantar ante cualquier cámara de comercio y podrá ser radicado el documento a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES).” 5(subrayado fuera de texto)

Por otro lado, las cámaras de comercio están en la obligación de inscribir en el registro mercantil aquellos actos, documentos o situaciones en las que medie orden de autoridad competente, como es el caso de, entre otros, las sanciones y los embargos, en concordancia con el artículo 28 del Código de Comercio y en los casos que determine la Ley.

En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la entidad.

¹ COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 410 de 1971 (marzo 27). Por el cual se expide el Código                          de                          Comercio.                          Disponible                 en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigocomerciopr005.html#164

² SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-264187 (25 de octubre de 2023). Asunto: Respuesta a comentarios sobre los conceptos relativos a los efectos jurídicos de la designación del Revisor Fiscal. Disponible en]: http_s://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/yhzJaIwBWsm0E8MW5NNv#/

3COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C-621 del 29 de julio del 2003. Expediente D-4450. M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra. Disponible en: https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2003/C-621- 03.htm

⁴ COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 410 de 1971 (marzo 27). Asunto: Por el cual se expide el                     Código                    de                     Comercio.                    Disponible           en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigocomerciopr005.html#164

5 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022. Asunto: Emisión de        las        instrucciones        a        las        cámaras        de        comercio.        Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161224/Circular+Externa+100- 000002+de+25+de+abril+de+2022.pdf/425eaea3-13d4-fa0a-409b- 8ef817f3_91e_6?version=_1.3&t_=1670275150702

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