RESUMEN: Delegación de poder en actas de reuniones: ¿Cuándo y cómo hacerlo correctamente? El oficio aclara las limitaciones y procedimientos para delegar un poder a un tercero para la firma de actas de reuniones en empresas colombianas. Enfatiza que los secretarios, presidentes y comisarios designados en una asamblea general o junta directiva no pueden delegar esta responsabilidad de forma general. Sin embargo, el documento expone soluciones alternativas para situaciones en las que estas personas no estén disponibles o ya no formen parte de la empresa.

Ver a continuación oficio Superintendencia de Sociedades sobre: Delegación de poder en actas de reuniones: ¿Cuándo y cómo hacerlo correctamente?:

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

OFICIO 220-032609 DE 22 DE FEBRERO DE 2024

ASUNTO: OTORGAMIENTO DE PODERES POR PARTE DE SECRETARIO, PRESIDENTE Y COMISIONADO – SAGRILAFT Y PTEE EN SOCIEDADES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE TRANSPORTE

Me refiero a su escrito radicado en esta entidad como se menciona en la referencia mediante el cual formula una serie de inquietudes en los siguientes términos:

“1. La Circular Externa 003 del 13 de enero de 2005 emitida por la Superintendencia de Sociedades se encuentra vigente?

• En el marco de una reunión del máximo órgano social de una sociedad

¿es posible que quien actuó como secretario en la respectiva reunión emita poder a un tercero para que este firme, en su representación, el acta de la reunión correspondiente?

• En el marco de una reunión del máximo órgano social de una sociedad

¿es posible que quien actuó como presidente en la respectiva reunión emita poder a un tercero para que este firme, en su representación, el acta de la reunión correspondiente?

• En el marco de una reunión del máximo órgano social de una sociedad y en caso de que se designe una comisión para la aprobación del acta ¿es posible que quien actuó como comisionado para la aprobación del acta en cuestión emita poder a un tercero para que este firme, en su representación, el acta de la reunión correspondiente?
• En el marco de una reunión de junta directiva de una sociedad ¿es posible que quien actuó como secretario en la respectiva reunión emita poder a un tercero para que este firme, en su representación, el acta de la reunión correspondiente?
• En el marco de una reunión de junta directiva de una sociedad ¿es posible que quien actuó como presidente en la respectiva reunión emita poder a un tercero para que este firme, en su representación, el acta de la reunión correspondiente?
• En el marco de una reunión de la junta directiva de una sociedad y en caso de que se designe una comisión para la aprobación del acta ¿es posible que quien actuó como comisionado para la aprobación del acta en cuestión emita poder a un tercero para que este firme, en su representación, el acta de la reunión correspondiente?
• ¿Las sociedades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Transporte están obligadas a implementar, en caso de cumplir con los supuestos normativos de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, un Sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva de la Sociedad?
• ¿Las sociedades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Transporte están obligadas a implementar, en caso de cumplir con los supuestos normativos de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, un Programa de Transparencia y Ética Empresarial?

1. ¿Las sociedades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Transporte están obligadas a implementar, en caso de cumplir con los supuestos normativos de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, un Programa de Transparencia y Ética Empresarial?
2. ¿Las sociedades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Transporte están obligadas a implementar, en caso de cumplir con los supuestos normativos de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, Reportes a la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF?”

Antes de resolver lo propio, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el

Decreto 1380 de 2021.

Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad.

Con el alcance indicado, esta Oficina procede a resolver sus inquietudes, atendiendo el orden en el que fueron formuladas:

“1. La Circular Externa 003 del 13 de enero de 2005 emitida por la Superintendencia de Sociedades se encuentra vigente?”

La Circular Externa 003 del 13 de enero de 2005¹, cuyo asunto es la “Ratificación Solicitud Actualización de Datos” dirigida a Representantes legales y Revisores fiscales de Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y Empresas Unipersonales, se encuentra vigente.

Ahora bien, respecto de las inquietudes SEGUNDA a la SEPTIMA, estas serán resueltas en un mismo pronunciamiento, teniendo en cuenta que las dudas contenidas en las mismas recaen sobre igual contenido:

“2. En el marco de una reunión del máximo órgano social de una sociedad

¿es posible que quien actuó como secretario en la respectiva reunión emita poder a un tercero para que este firme, en su representación, el acta de la reunión correspondiente?

• En el marco de una reunión del máximo órgano social de una sociedad

¿es posible que quien actuó como presidente en la respectiva reunión emita poder a un tercero para que este firme, en su representación, el acta de la reunión correspondiente?

• En el marco de una reunión del máximo órgano social de una sociedad y en caso de que se designe una comisión para la aprobación del acta ¿es posible que quien actuó como comisionado para la aprobación del acta en cuestión emita poder a un tercero para que este firme, en su representación, el acta de la reunión correspondiente?

• En el marco de una reunión de junta directiva de una sociedad ¿es posible que quien actuó como secretario en la respectiva reunión emita poder a un tercero para que este firme, en su representación, el acta de la reunión correspondiente?

• En el marco de una reunión de junta directiva de una sociedad ¿es posible que quien actuó como presidente en la respectiva reunión emita poder a un tercero para que este firme, en su representación, el acta de la reunión correspondiente?

• En el marco de una reunión de la junta directiva de una sociedad y en caso de que se designe una comisión para la aprobación del acta ¿es posible que quien actuó como comisionado para la aprobación del acta en cuestión emita poder a un tercero para que este firme, en su representación, el acta de la reunión correspondiente?”

En atención a las inquietudes vistas en pretérito, es del caso precisar que el otorgamiento de poder supone la representación de derechos de que es titular el otorgante, para administrarlos, disponer de ellos o cumplir con el encargo que sobre el particular sea conferido, por lo que es de recibo por ejemplo que un socio pueda otorgar poder para ser representado en asamblea general de accionistas. Por su parte, los directivos de la sociedad puedan ser remplazados en sus faltas por sus suplentes.

Ahora bien, en el caso del secretario y presidente designados en asamblea general de accionistas o en junta directiva, y de la designación de comisionado para aprobación del acta, su actuación tiene consecuencias en los efectos jurídicos de las decisiones cuya constancia les ha sido encomendada, por razón de la inmediatez de los hechos sobre lo que deben dar fe, además de la confianza que ha sido depositada en los mismos, por lo que no es de recibo que los mismos puedan otorgar poder a un tercero para que ejecute la labor encomendada.

Con el fin de complementar lo expuesto, vale la pena traer a colación algunos apartes del Oficio 220-021531², proferido por esta misma oficina, que aborda el tema en los siguientes términos:

“La obligación de suscribir actas como constancia de las decisiones tomadas por el máximo órgano social, así como los requisitos para la elaboración de las mismas, se encuentran contenidos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio, los cuales establecen lo siguiente:

“ARTÍCULO 189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.

La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.”

“ARTÍCULO 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.

Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.” (Subrayado fuera de texto)

Conforme a lo expuesto, la obligación de firmar las actas recae sobre el presidente y secretario designados en la reunión, sin embargo, la norma permite que el revisor fiscal pueda hacerlo también, pero solo en el caso de que este último haya estado presente en la reunión.

Según el caso planteado, no es posible que el presidente y el secretario firmen las actas, bien sea porque fallecieron o simplemente porque están desvinculados de la sociedad, y tampoco es posible que el revisor fiscal lo haga por cuanto no asistió. En consecuencia, podría evaluarse la posibilidad de realizar una nueva reunión e incluir las decisiones que se tomaron anteriormente y cuya acta no fue posible firmar, con el fin de que en esta oportunidad si se pueda suscribir un acta con la firma de las personas que sean designadas como presidente y secretario.

Como complemento del tema, se trae a colación el Oficio 220-058598 de 2009 en el que esta Oficina se pronunció en similares términos:

“En este orden de ideas, frente al procedimiento por el que Usted consulta, ante la imposibilidad de la firma de un acta de junta directiva por parte de quienes actuaron como Presidente y Secretario en la correspondiente reunión, resultarían conducentes en opinión de este Despacho, las siguientes opciones.

1. De conformidad con el artículo 431 del código citado, la firma de uno y otro, puede sustituirse con la firma del Revisor Fiscal, opción que sería viable siempre que dicho funcionario hubiere concurrido a la correspondiente reunión, bajo la consideración de que al tenor del artículo 213 ibídem, le asiste derecho al mismo de intervenir en las deliberaciones de la Junta Directiva cuando sea citado a ellas.

• De no ser posible la opción anterior y dado que la finalidad de la firma del acta, amén de su aprobación por parte del propio órgano o de las personas en que éste delegue tal atribución, es la de dotar al acta como documento, del suficiente valor probatorio, se podría optar por la inclusión de las decisiones de las que da cuenta el acta que carece de las indicadas firmas, en un acta posterior y por ende correspondiente a una nueva reunión, en la que el mismo órgano social consienta expresamente en incluir. De esta manera, la propia Junta Directiva subsanaría la omisión, reafirmando las decisiones que fueran adoptadas en oportunidad anterior y aceptando la expresión probatoria de ello, mediante la respectiva constancia en el acta que se levante de esa nueva y posterior reunión.

• Si bien es cierto que en los términos del artículo 189 ibídem, las actas que cumplan con las formalidades pertinentes, son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las decisiones contenidas en las mismas, también lo es que por regla general, no son el único medio, pues la ley mercantil no(sic) procedimental excluyen de manera expresa la aplicación de otros medios de prueba para suplir la ausencia o falta de aquél, salvo la restricción que opera en el caso de los administradores para establecer hechos que no consten en las actas, según indica la disposición señalada, pero tal restricción, por su carácter de tal, solo tiene vigencia en el supuesto expresamente señalado; por tanto, no operaría para los hechos que pretendan hacer valer los asociados o eventualmente, terceros y adicionalmente, estaría circunscrita al caso de las actas de asamblea o juntas de socios.

Así las cosas, sería procedente en concepto de este Despacho, llegar a la certeza o acreditar unas decisiones adoptadas o hechos ocurridos en el transcurso de una reunión de junta directiva, en relación con la cual no se levantó acta, o ésta carece de las formalidades necesarias, a través de cualquiera de los medios previstos en la legislación que regula el procedimiento civil y cuya práctica no necesariamente impone la iniciación o curso de un proceso judicial, pues mediante la figura de la recepción de pruebas anticipadas, como los testimonios, el interrogatorio de parte o la inspección judicial para futura memoria, podría producirse la prueba que permita acreditar las decisiones o los hechos señalados en un eventual proceso judicial.

(…).

1 Expuesto lo anterior, es dable concluir que para sanear la falta de aprobación de las actas de junta directiva, bien porque ya no son las mismas personas las que ocupan dichos cargos, o porque ya no estén en la empresa, es dable concluir que ello podrá sanearse bajo cualquiera de los mecanismos antes señalados, esto es, a) sustituir las firmas de quienes en su oportunidad actuaron como presidente y secretario por la del Revisor Fiscal, siempre que dicho funcionario hubiere concurrido a las reuniones que con dicho procedimiento se pretende sanear. b) incluir a voluntad de la junta directiva las decisiones de que dan cuenta los documentos que carecen de las indicadas firmas, en un acta correspondiente a una reunión posterior, con miras a que el propio cuerpo colegiado subsane la omisión planteada, reafirmando las decisiones allí recogidas, y por supuesto, dejando constancia expresa de la aprobación correspondiente; y c) recurrir a otros medios probatorios para suplir la ausencia de aprobación cuando la ley mercantil lo permita.

Así las cosas, no es dable que los actuales presidente y secretario firmen las actas en señal de aprobación, pues no habiendo concurrido a la reunión o reuniones correspondientes a las actas sin aprobar, mal podrían dar crédito de los hechos acaecidos en las mismas. Ahora, de ser posible, considera el Despacho que nada se opone a que quienes actuaron en su oportunidad como presidente y secretario puedan firmar las actas, pues con ello solo estarían cumpliendo con la obligación que en su oportunidad les correspondía, cual era, plasmar su firma en señal de aprobación dando fe de lo ocurrido en reuniones anteriores, en las que ellos fueron testigos presenciales” (Subrayado fuera de texto).”

“8. ¿Las sociedades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Transporte están obligadas a implementar, en caso de cumplir con los supuestos normativos de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, un Sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva de la Sociedad?

• ¿Las sociedades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Transporte están obligadas a implementar, en caso de cumplir con los supuestos normativos de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, un Programa de Transparencia y Ética Empresarial?

1. ¿Las sociedades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Transporte están obligadas a implementar, en caso de cumplir con los supuestos normativos de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, un Programa de Transparencia y Ética Empresarial?

1. ¿Las sociedades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Transporte están obligadas a implementar, en caso de cumplir con los supuestos normativos de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, Reportes a la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF?”

Respecto de las inquietudes OCTAVA, NOVENA, DECIMA y DECIMA PRIMERA, estas serán resueltas en un mismo pronunciamiento, por la relación entre los temas objeto de consulta.

Así las cosas, para atender en debida forma las mismas, procede traer a colación apartes del Oficio 220-220605³, proferido por esta Oficina, mediante el cual se pronuncia sobre el alcance del SAGRILAFT (que incluye el Reporte de Operaciones Sospechosas a la UIAF) y el PTEE sobre sujetos supervisados por otras superintendencias, así:

“El ámbito de aplicación del Capítulo X de la Circular 100-000005 de 2017(5) expedida por esta superintendencia, que se refiere al SAGRILAFT, se encuentra determinado en el numeral 4 de esta circular.

Según éste, compañías de transporte especial y transporte de pasajeros(6) que no se encuentren vigiladas por la Superintendencia de Sociedades en razón de sus ingresos o activos, no estarán obligadas a adoptar dicho sistema, a lo que se suma que en la medida en que se encuentren vigiladas por otra entidad especializada en razón de su actividad y que tenga facultades para impartir instrucciones en materia de LA/FT/FPADM, como es el caso de la Superintendencia de Transporte(7), se encuentran igualmente exceptuadas de adoptarlo. (…)

Visto lo anterior, se precisa que lo mismo ocurre con la implementación del PTEE, cuyo ámbito de aplicación se encuentra en el numeral 4 de la Circular Externa 100-000011 de 20214.

De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del

C.P.A.C.A. y que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia a través del aplicativo Tesauro. 

¹ COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa 003 (13 de enero de 2005). Disponible en: https: //www.supersociedades.gov.co/documents/107391/3153638/Circular+Externa+No.+003.pdf/455bc49db25c-9634-3849-83a7c9e44129?version=1.3&t=1670337822933

2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-021531 (16 de diciembre de 2023) Asunto:

APROBACIÓN                         DE                         ACTAS.                        Disponible               en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/159040/OFICIO++++220-+021531++++16+DE+DICIEMBRE+DE+2023.pdf/7539b6d7-4d26-4b2f-f9ef-2240c71e8b30?version=1.0&_t=1704811667709

3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-220605 (5 de octubre de 2022). Asunto: SAGRILAFT – PTEE – ALCANCE SOBRE SUJETOS SUPERVISADOS POR OTRAS SUPERINTENDENCIAS.

Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/-Sr814MBEuABJIgaiU5a

⁴ COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa 100- 000011 del 09 de agosto de 2021. Disponible         en:                        https://www.supersociedades.gov.co/documents/80312/6646217/Circular-Externa-100-

5. Modificada por las Circulares 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 y 100-000015 del 24 de septiembre de 2021.

6. Actividad que no se encuentra contemplada en alguno de los sectores para los que resulta obligatorio la adopción del SAGRILAFT.

7. República de Colombia, Superintendencia de Puertos y Transporte, Resolución 074854 del 21 de diciembre de 2016.”

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