RESUMEN: Doctrina DIAN sobre Documento soporte de costos y gastos en contratos de mandato. La DIAN ha realizado una adición al Concepto Unificado sobre Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica, con el fin de incorporar lo referente a la generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, en el marco del contrato de mandato.
Ver a continuación oficio DIAN sobre: Doctrina DIAN sobre Documento soporte de costos y gastos en contratos de mandato:
OFICIO DIAN 4322 (Int. 443)
13 DE ABRIL DE 2023
Unidad Informática de Doctrina
Área del Derecho
Tributario
Banco de Datos
Procedimiento Tributario
Descriptores
DOCUMENTO SOPORTE DE COSTOS Y GASTOS EN OPERACIONES CON NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE
Fuentes Formales
DECRETO 1625 DE 2016 ART. 1.6.1.4.12
CÓDIGO CIVIL ART. 2160
Extracto
ADICIÓN AL CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 – OBLIGACIÓN DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRÓNICA
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, se avoca conocimiento para realizar la siguiente adición al Concepto Unificado sobre Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica.
Esta adición surge en razón a la necesidad de incorporar a la doctrina vigente lo referente a la generación del documento soporte de que trata el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 en el marco del contrato de mandato.
– Se requiere adicionar al Título IV “FUNCIONALIDAD DE LOS DOCUMENTOS SOPORTE”, Capítulo 1 “Documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente”, el sub-numeral 4.1.1.10 al Descriptor 4.1.1, así:
4.1.1.10. En cumplimiento de un contrato de mandato ¿el mandatario está en la obligación de generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, cuando, por cuenta de su mandante, adquiere bienes o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente?
El inciso 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario señala que “para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de factura de venta, documento equivalente y/o los documentos previstos en el presente artículo” (subrayado fuera de texto).
Adicionalmente, el artículo 771-2 ibidem dispone que “Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca” (subrayado fuera de texto).
Por su parte, el Código Civil en su artículo 2160 señala:
ARTICULO 2160. <DEBIDO CUMPLIMIENTO DEL MANDATO>. La recta ejecución del mandato comprende no sólo la sustancia del negocio encomendado, sino los medios por los cuales el mandante ha querido que se lleve a cabo.
Se podrán, sin embargo, emplear medios equivalentes, si la necesidad obligare a ello, y se obtuviere completamente de ese modo el objeto del mandato.” (subrayado fuera de texto)
Teniendo en cuenta las anteriores normas, así como las consideraciones sobre la facturación en el contrato de mandato desarrolladas en el Descriptor 1.1.2 de este Concepto Unificado, es de aseverar que, si el mandante requiere soportar los costos, deducciones o impuestos descontables derivados de las adquisiciones de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, realizadas por su mandatario en el marco del contrato de mandato, es dicho mandatario quien, para el efecto, debe generar el documento soporte de que trata el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, en los términos dispuestos por la referida norma.
Esto, por cuanto, en el contrato de mandato, tributariamente se exige que el mandatario expida a su mandante una certificación donde consigne la cuantía y el concepto de los costos, deducciones, impuestos descontables o devoluciones a que tiene derecho el mandante (cfr. artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016).
Así las cosas, pese a que la generación del documento soporte en comento no es un supuesto expresamente desarrollado por el artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016 (facturación en mandato), es una consecuencia lógica y necesaria en la ejecución del contrato de mandato, en particular para efectos de la certificación antes señalada y que debe elaborar el mandatario, pues es éste quien conoce -con todo detalle- las adquisiciones de bienes y/o servicios que ha llevado a cabo en cumplimiento del mandato.
En los anteriores términos se adiciona el Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022 – Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica.
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