RESUMEN: Documento soporte de pago de nómina electrónica. El oficio se refiere a una solicitud en la que el peticionario realiza preguntas sobre cómo hacer ajustes a un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica en caso de haber cometido errores en la información inicialmente reportada. Se presentan dos situaciones diferentes: en la primera, se omite información que es necesaria para soportar costos y deducciones en renta; en la segunda, se reportan valores errados. En el oficio se explica que existen dos tipos de notas de ajuste: por reemplazo y por eliminación. La nota de ajuste por reemplazo se utiliza para corregir errores aritméticos, contables o de contenido en un documento de nómina electrónica o en una nota de ajuste; la nota de ajuste por eliminación se utiliza para eliminar el documento de nómina electrónica o la nota de ajuste en caso de haber transmitido información por errores contables o de procedimiento.
Ver a continuación oficio DIAN sobre Documento soporte de pago de nómina electrónica:
OFICIO DIAN Nº 744
03-06-2022
Subdirección de Normativa y Doctrina
100208192-744
Bogotá, D.C.
Tema:
Procedimiento tributario. Sistema de facturación electrónica
Descriptores:
Documento soporte de pago de nómina electrónica
Fuentes formales:
Artículo 616-1 del Estatuto Tributario
Resolución DIAN No. 000013 de 2021
Cordial saludo,
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante el radicado de la referencia, el peticionario efectúa unas preguntas relacionadas con las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, así:
1. “Si el sujeto obligado a transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica identifica 3 meses después de reportar oportunamente la información de un trabajador, que se omitió la inclusión de algunos conceptos que son necesarios para soportar costos y deducciones en renta, y a su vez decide efectuar Nota de Ajuste al Documento de Nómina Electrónica del período con inconsistencia, aumentando el número de conceptos, filas, datos y/o información que fue reportada inicialmente.
¿Cuál de las siguientes alternativas debe tomar para efectuar esta modificación?
a) Nota de Ajuste por Remplazo, la cual incluirá la información inicialmente reportada más los conceptos y valores que fueron omitidos;
b) Nota de Ajuste por Eliminación, invalidando el Documento de Nómina Electrónica inicialmente reportado y luego realizar un nuevo Documento de Nomina Electrónica con la información inicialmente transmitida más los conceptos y valores que fueron omitidos.
2. Si el sujeto obligado a transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica identifica 3 meses después de reportar oportunamente la información de un trabajador, que los valores suministrados se encuentran errados y, a su vez, decide efectuar
Nota de Ajuste al Documento de Nómina Electrónica del período con inconsistencia, modificando las cifras reportadas inicialmente sin cambiar los conceptos asociados a ellas.
¿Cuál de las siguientes alternativas debe tomar para efectuar esta modificación?
a) Nota de Ajuste por Remplazo, la cual incluirá los conceptos inicialmente reportados con los nuevos valores corregidos;
b) Nota de Ajuste por Eliminación, invalidando el Documento de Nómina Electrónica inicialmente reportado y luego realizar un nuevo Documento de Nómina Electrónica con los conceptos inicialmente transmitidos y sus valores actualizados”.
Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:
En primera medida, nos permitimos manifestarle que una vez analizados los cuestionamientos objeto de la presente petición, es necesario reiterar que la competencia orgánica y funcional de este Despacho se circunscribe únicamente a la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN. Por lo tanto, las respuestas emitidas por esta Subdirección son una adecuación en abstracto de las normas vigentes y, en consecuencia, escapa a la órbita de su competencia solucionar casos concretos o prestar asesoría específica. Por lo que, su consulta se atenderá en forma general como se enuncia a continuación:
El numeral 12 del artículo 1º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 señala que las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica se caracterizan por ser “documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN”.
Por su parte, la tabla 5.5.8. del Anexo Técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica – Versión 1.0, establece los códigos y los tipos de nota de ajuste, de la siguiente manera:
“5.5.8. Tipo de Nota de Ajuste: TipoNota.
Código
Tipo de Nota de Ajuste
1
Reemplazar
2
Eliminar
Reemplazar: Se utilizará este código cuando se requiera realizar ajustes sobre Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica o Notas de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, por errores aritméticos, contables o de contenido.
Eliminar: Se utilizará este código cuando se requiera eliminar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, y/o una Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, para los casos en los cuales se haya transmitido un documento por errores contables o de procedimiento.
(…)”. (Negrilla fuera de texto)
Así las cosas, las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica tienen dos connotaciones, una de tipo reemplazo y otra de tipo eliminación.
La nota de ajuste tipo reemplazo como su nombre lo indica será el mecanismo para ajustar/reemplazar el documento soporte de pago de nómina electrónica y/o una nota de ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios o ajustes por errores aritméticos, contables o de contenido.
Por su parte, la de tipo eliminación, será entonces el mecanismo para eliminar el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error contable o de procedimiento, por ejemplo, cuando se transmite dos veces la misma información de un empleado – duplicidad-, cuando se envía un documento no válido o errado totalmente, entre otros.
Por lo que, corresponderá a cada contribuyente determinar -según sea su caso particular- el tipo de nota de ajuste a generar dependiendo del tipo de error a subsanar.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
NICOLÁS BERNAL ABELLA
Subdirector de Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
Puedes encontrar más información sobre Documento soporte de pago de nómina electrónica en dian.gov.co
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