La nómina electrónica trae consigo una sería de documentos soporte que son necesarios mantener para evidenciar a la autoridad tributaria la constancia de pago y cumplimiento con los aportes de seguridad social de los colaboradores.
¿Qué son los documentos soporte de pago de nómina electrónica?
Los documentos soporte de pago de nómina electrónica se derivan de la relación laboral entre las empresas y sus colaboradores. Corresponden a los costos de impuestos sobre la renta y complementarios del IVA (Cuando aplican).
Para efecto de nómina electrónica, sumando a lo anterior, el documento soporte, es un documento electrónico que constituye costos y deducciones en impuesto de renta e IVA´s descontables cuando aplique relacionados con los pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria; está compuesta por los valores devengados, deducidos y el valor de la diferencia de los mismos.
Es importante tener en cuenta que la implementación del documento soporte de nómina electrónica al ser incorporado en el sistema de facturación (art. 616-1 ET parágrafo 1), no altera ni modifica la legislación procesal o laboral, de modo que la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales no tendrá competencia para pronunciarse sobre las operaciones derivadas de una contratación laboral, sino que se mantendrá bajo las normas laborales actuales.
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¿Qué ocurre con el pago de la alimentación, hospedaje, dotación u otros en especie?
Una connotación a tener en cuenta, es que los valores devengados en el documento soporte son todos los derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, esto quiere decir, todos los pagos o abonos en cuenta que en virtud de una relación laboral efectuó el trabajador, sin importar si este fue en dinero o en especie; en razón a esto, lo que se acuerde en especie con el trabajador como alimentación, hospedaje y dotación y que hagan parte de la retribución al empleado, deberán ser incluidos en el documento soporte de nómina electrónica.
En caso de que se realicen pagos o abonos en cuenta que no están relacionados con una vinculación laboral o legal y reglamentaria, no deberán ser reportados en el documento soporte de nómina electrónica.
¿Cómo se deben tener los documentos soporte de pago de nómina electrónica en pagos efectuados por el trabajador a nombre del empleador?
Cuando un trabajador realiza una labor en favor del empleador y para esto debe incurrir en unos gastos, esto se configura un reembolso de gastos en cabeza del empleador y no están relacionados con la relación laboral, legal o reglamentaria con su empleado, sino que tienen que ver con la actividad productora de renta de su empleador, en este caso estos gastos no constituyen un ingreso para el trabajador, por lo cual, no se generar el documento electrónico de pago de nómina electrónica.
No obstante, se reitera, que en los casos en donde se presente un pago en especie relacionado con empleados que tengan vinculación laboral, legal o reglamentaria u otras figuras contractuales que se implementen por el empleador bajo la vinculación laboral, tales como salarios integrales, pagos indirectos subsidios, auxilios, entre otros, para efectos de la deducción deberán soportarse mediante el documento soporte de pago de nómina electrónica.
Ver concepto 100208221-1268 (908125) del 12 agosto de 2021.
Si tiene inquietudes respecto de los documentos soporte y cómo realizar su correcto registro en la elaboración de su nómina lo invitamos a ponerse en contacto con nosotros, con gusto atenderemos sus inquietudes.