RESUMEN: ¿En qué casos es válida la notificación electrónica a empresas? La Supersociedades emitió un concepto sobre la validez de las notificaciones judiciales y administrativas enviadas por medios electrónicos a empresas. Según el artículo 291 del Código General del Proceso, las personas jurídicas y comerciantes inscritos en la cámara de comercio deben registrar una dirección física y electrónica para recibir notificaciones judiciales, siendo válidas en cualquiera de ellas. En contraste, las notificaciones administrativas solo pueden efectuarse electrónicamente si el destinatario ha autorizado expresamente este medio.
Desde el punto de vista normativo, este concepto enfatiza la diferencia entre los procesos judiciales y administrativos en materia de notificación. Mientras las autoridades judiciales pueden utilizar las direcciones registradas sin requerir autorización adicional, las autoridades administrativas deben contar con el consentimiento expreso del destinatario. En caso de ausencia de autorización y si la notificación personal no es posible, la administración podrá recurrir a la notificación por aviso conforme a la Ley 1437 de 2011. Esta regulación refuerza la seguridad jurídica y la correcta aplicación de los procedimientos de notificación en el ámbito empresarial.
Ver a continuación oficio Supersociedades sobre: ¿En qué casos es válida la notificación electrónica a empresas?:
ASUNTO:
NOTIFICACIONES JUDICIALES Y ADMINISTRATIVAS A LAS COMPAÑÍAS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO: 220-303007 DEL 28 DE OCTUBRE DE 2024
Me refiero a su escrito inicialmente remitido a la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad que lo remitió a esta Superintendencia donde fue radicado como se indica en la referencia, mediante el cual eleva una consulta relacionada con la notificación personal a compañías por medios electrónicos de decisiones administrativas y judiciales.
Previamente a atender su inquietud, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1437 de 2011, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, más no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas a las consultas que le son elevadas no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad.
Advertido lo anterior, esta Oficina dará respuesta a su inquietud, la cual fue planteada como sigue:
“DESEO SABER UN CONCEPTO JURIDICO DE PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA, RESPECTO DE LA INSCRIPCION EN UN CERTIFICADO MERCANTIL O DE CAMARA DE COMERCIO SOBRE DE LAS PERSONA JURIDICA O UNA PERSONA NATURAL COMERCIANTE, QUE PROHIBEN SER NOTIFICADOS EN LA DIRECION, FISICA Y ELECTRONICA, QUE ELLOS RELACIONAN EN DICHO CERTIFICADO. A QUIENES SE REFIERE, CUAL ES EL ALCANCE DE DICHA PROHIBICION, A QUE PERSONAS HACER RELACION NO DEBEN NOTIFICARLO. ANEXO A LA PRESENTE UN FRAGMENTO DE CERTIFICADO MERCANTIL COMO EJEMPLO A LO SOLICITADO”
Sobre el particular, le informo que, en materia de notificaciones personales a personas jurídicas de derecho privado, como resultan ser los sujetos supervisados por esta superintendencia, así como a personas naturales comerciantes, debe distinguirse si se trata de notificar en forma personal una decisión judicial o una decisión administrativa.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 291 del Código General del Proceso, los sujetos citados se encuentran en la obligación de inscribir en el Registro Mercantil tanto la dirección física para recibir este tipo de notificaciones, como la dirección electrónica, resultando válido para la autoridad judicial realizar la notificación utilizando cualquiera de las dos direcciones, veamos:
“Artículo 291. Práctica de la notificación personal. Para la práctica de la notificación personal se procederá así:
1. (…)
Las entidades públicas se notificarán de las sentencias que se profieran por fuera de audiencia de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 203 de la Ley 1437 de 2011. De las que se profieran en audiencia se notificarán en estrados.
2. Las personas jurídicas de derecho privado y los comerciantes inscritos en el registro mercantil deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica.
Esta disposición también se aplicará a las personas naturales que hayan suministrado al juez su dirección de correo electrónico.
Si se registran varias direcciones, la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas.
3.(…)” (Destacado fuera de texto)
Situación distinta se presenta respecto de decisiones de naturaleza administrativa, cuyo trámite de notificación electrónica, contemplado en el Capítulo IV del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sólo resulta viable siempre y cuando el sujeto administrado haya autorizado expresamente la notificación por dicho medio. Reza así el Artículo 56 del aludido código, que hace parte del citado capítulo:
“ARTÍCULO 56. Notificación electrónica. Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación.
Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título, a menos que el uso de medios electrónicos sea obligatorio en los términos del inciso tercero del artículo 53A del presente título.
Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán a través del servicio de notificaciones que ofrezca la sede electrónica de la autoridad.
Los interesados podrán acceder a las notificaciones en el portal único del Estado, que funcionará como un portal de acceso.
La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda a la misma, hecho que deberá ser certificado por la administración.”
Así las cosas, se tiene que, de manera general, para que pueda surtirse una notificación de un acto administrativo particular de forma electrónica, es indispensable que a quien se va a notificar, haya autorizado previamente la notificación electrónica, especificando la dirección electrónica para tal efecto. En caso que no se cuente con autorización para tal efecto, y si no se pudiere hacer la notificación personal en los términos de los artículos
56 y 68 de la Ley 1437 de 2011, la Administración podrá notificar mediante aviso, conforme lo expone el Artículo 69 del mismo ordenamiento.
De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 y que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia ubicables en el Tesauro de la entidad, y la Circular Básica Jurídica.
Puedes encontrar más información sobre: ¿En qué casos es válida la notificación electrónica a empresas?, en supersociedades.gov.co
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