RESUMEN: ¿Es obligatorio enviar anexos con la convocatoria de Junta Directiva? La Superintendencia de Sociedades ha abordado recientemente la consulta sobre la obligatoriedad de enviar anexos y soportes junto con la convocatoria para las reuniones de Junta Directiva de las Cámaras de Comercio. Según el artículo 2.2.2.38.2.6 del Decreto 1074 de 2015, la convocatoria debe incluir el día, hora y lugar de la reunión, así como el orden del día, pero no menciona la obligatoriedad de adjuntar documentos. No obstante, se sugiere que los estatutos de cada Cámara de Comercio podrían regular estos aspectos para garantizar una mejor gestión administrativa.
En cuanto al tiempo mínimo para entregar los anexos, la norma tampoco especifica un plazo determinado. Sin embargo, la Superintendencia enfatiza que las Cámaras de Comercio tienen la facultad de incluir estas regulaciones en sus estatutos. De esta manera, se podría asegurar que los miembros de la Junta Directiva reciban la información pertinente con suficiente antelación, permitiendo una adecuada preparación para las reuniones.
ASUNTO:
JUNTA DIRECTIVA DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO – CONVOCATORIA
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO 220-120569 22 DE MAYO DE 2024
Acuso recibo del escrito citado en la referencia por medio del cual formula una consulta en los siguientes términos:
“1. ¿Es obligatorio o no remitir los anexos y soportes contentivos de los temas a tratar, junto con la convocatoria a reunión de Junta Directiva de las Cámaras de Comercio?
2. De no ser obligatorio el envío de anexos y soportes contentivos de los temas a tratar en la reunión de Junta Directiva con la convocatoria a dicha reunión,
¿existe alguna disposición que establezca la temporalidad mínima en la que se deben allegar dichos documentos a los miembros de Junta directiva?
Sobre el particular, es preciso señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2 de la Resolución 100-000041 de 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de una sociedad determinada.
Con el alcance indicado, este Despacho procederá a dar respuesta a su consulta en los siguientes términos:
En cuanto a la convocatoria para las sesiones de Junta Directiva de las Cámaras de Comercio, es necesario tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.2.38.2.6 del Decreto 1074 de 2015:
“Artículo 2.2.2.38.2.6. Sesiones de la Junta Directiva. La Junta Directiva de cada Cámara de Comercio se reunirá ordinariamente, por lo menos una vez al mes, y será convocada por escrito, vía fax o correo electrónico. La citación deberá indicar el día, hora y lugar en que se realice la reunión y el orden del día.
La Junta Directiva se reunirá extraordinariamente por convocatoria de su presidente, del Presidente Ejecutivo de la cámara o de la Superintendencia de Industria y Comercio. Así mismo, estos deberán realizar dicha convocatoria cuando lo soliciten, al menos, la tercera parte de sus miembros.
La convocatoria deberá efectuarse en un término no inferior a ocho (8) días calendario para las reuniones ordinarias y tres (3) días calendario para las reuniones extraordinarias.
La presencia o participación concurrente de miembros principales y suplentes en las reuniones de las juntas directivas se regirá por lo dispuesto en los estatutos de la respectiva Cámara de Comercio.
Parágrafo. Las Juntas Directivas de las Cámaras de Comercio podrán efectuar reuniones presenciales y no presenciales y tomar decisiones por voto escrito de acuerdo con lo que señalen sus estatutos o, en su defecto, por lo dispuesto en el Código de Comercio y la Ley 222 de 1995.”1 (Subrayado fuera de texto)
Igualmente, el artículo 2.2.2.38.5.1. del mismo decreto, señala lo siguiente respecto del contenido de los estatutos de las Cámaras de Comercio:
“Artículo 2.2.2.38.5.1. Contenido. La Junta Directiva de cada Cámara de Comercio aprobará sus estatutos y reformas, siempre que ellos se sujeten a las leyes y demás disposiciones reglamentarias y contemplen por lo menos los siguientes puntos:
- Naturaleza jurídica y creación.
- Objeto y funciones.
- Estructura organizacional:
- Junta directiva y sus funciones.
- Comisión de la mesa y sus funciones.
- Presidente y vicepresidente(s) de la Junta Directiva y sus funciones.
- Revisor Fiscal y sus funciones.
- Presidente ejecutivo y sus funciones.
- Del Secretario.
- Del patrimonio.
- Del régimen de afiliados y el reglamento de afiliación.
- De las inhabilidades e incompatibilidades de los empleados de la cámara.
- Política de riesgo y sistema de control interno.
- Gobierno corporativo y régimen disciplinario, y
- De la reforma de los estatutos.
Parágrafo 1°. La comisión de la mesa y sus funciones será facultativo para cada Cámara de Comercio.
Parágrafo 2°. Los estatutos y sus reformas deberán ser publicados en el medio de publicidad que tenga la respectiva Cámara de Comercio, dentro del mes siguiente a su aprobación, de conformidad con lo señalado en el presente capítulo.”
Para responder su primera pregunta, conforme a las normas expuestas, solo es obligatorio que la convocatoria incluya el día, hora y lugar en que se realice la reunión y el orden del día, es decir, la norma no hace referencia alguna a documentos que deban adjuntarse con la citación. Sin perjuicio de lo anterior, teniendo en cuenta que la Junta Directiva es el máximo órgano de administración de la cámara de comercio, sería posible que, en los estatutos del ente cameral, se regulen temas de funcionamiento del señalado órgano, dentro de los cuales podrían incluirse aspectos como los consultados.
Respecto de su segundo interrogante, se pone de presente que las normas citadas tampoco hacen referencia a un término para allegar documentos. Sin perjuicio de lo anterior, se reitera que este asunto podría ser regulado en los estatutos de la cámara de comercio, atendiendo las previsiones normativas respecto del manejo de la información del ente cameral.
En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la entidad.
1 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1074 (26 de mayo de 2015) Asunto: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30019935
Puedes encontrar más información sobre: ¿Es obligatorio enviar anexos con la convocatoria de Junta Directiva?, en supersociedades.gov.co
Además del tema relacionado con: ¿Es obligatorio enviar anexos con la convocatoria de Junta Directiva?, quizás te interese leer: ¿Cómo realizar la convocatoria para las reuniones del máximo órgano social? Guía PAUTAS PRÁCTICAS PARA LAS REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Supersociedades Capitulo 1.