RESUMEN: ¿Es válido un pasaporte vencido para el registro de actos en Colombia? La Superintendencia de Sociedades, en su Oficio, aborda una consulta sobre la validez de un pasaporte vencido para la inscripción de actos y documentos en el registro mercantil. El organismo aclara que, según el artículo 1.1.12.3 de la Circular Externa 100-000002 de 2022, los extranjeros deben identificarse con la cédula de extranjería o el documento de identificación señalado por Migración Colombia. Si no se dispone de la cédula de extranjería, se debe exhibir el pasaporte vigente. Esto garantiza la correcta verificación de la identidad del solicitante.
El oficio subraya que, para que el pasaporte sea considerado un documento válido de identificación, este debe estar vigente, conforme al artículo 2.2.1.11.4.7 del Decreto 1067 de 2015. Por tanto, la Cámara de Comercio no puede inscribir ni certificar a una persona con un pasaporte vencido. Esta medida busca mantener la integridad y exactitud de los registros públicos, asegurando que solo se realicen trámites con documentación válida y actualizada.
Ver a continuación Supersociedades sobre: ¿Es válido un pasaporte vencido para el registro de actos en Colombia?:
ASUNTO:
IDENTIFICACIÓN DE EXTRANJEROS PARA LA INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS Y LA MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL REGISTRO PÚBLICO
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO 220-088260 DE 23 DE ABRIL DE 2024
Acuso recibo del escrito citado en la referencia por medio del cual formula una consulta en los siguientes términos:
“Quiero realizar la inscripción de una junta directiva, pero una de las personas se encuentra con el pasaporte vencido: de acuerdo con la circular expedida por la superintendencia de sociedades que regula el registro mercantil, se indica en el art. 1.1.12.3. lo siguiente: procedimiento aplicable cuando se solicite la renovación, la inscripción de actos y documentos y la modificación de la información de los registros públicos (?)
Para el caso de ciudadanos extranjeros, la validación de la identidad se realizará mediante la cédula de extranjería o el documento de identificación que señale migración colombia. la verificación de la cédula de extranjería o del referido documento se realizará en el sistema de información de migración colombia. si no se tiene cédula de extranjería, se deberá exhibir el pasaporte y la cámara de comercio adjuntará al expediente una copia simple del mismo.
De conformidad con lo anterior, se denota que solo hay que adjuntar copia simple del pasaporte, pero requiero saber si es necesario que el pasaporte se encuentre vigente o de igual forma la cámara de comercio puede inscribir y certificar a una persona que su pasaporte no esté vigente”
Sobre el particular, es preciso señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2 de la Resolución 100-000041 de 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de una sociedad determinada.
Con el alcance indicado, se procederá a dar respuesta a su inquietud en los siguientes términos:
De conformidad con el artículo 1.1.12.3 de la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022, para solicitar la renovación, inscripción de actos y documentos y la modificación de la información contenida en los registros públicos se debe aplicar el siguiente procedimiento:
“1.1.12.3. Procedimiento aplicable cuando se solicite la renovación, la inscripción de actos y documentos y la modificación de la información de los registros públicos.
- En la solicitud de inscripción de actos y documentos o modificación de información de los registros públicos, se deberá solicitar al peticionario el original del documento de identidad o el comprobante del mismo, este deberá cumplir con las condiciones señaladas por la Registraduría Nacional del Estado Civil y permitir la identificación y validación de la identidad del solicitante.
Con el documento de identidad original se deberá validar la identidad del solicitante por medio de mecanismos de identificación biométrica y si justificadamente no es posible hacer la validación con estos mecanismos, deberá hacerla con el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil disponible. Deberá dejarse evidencia de la verificación de la identidad de la persona que presenta el trámite.
En las solicitudes presenciales realizadas por ciudadanos colombianos (mayores de edad) en las sedes físicas de las cámaras de comercio los solicitantes podrán indicar verbalmente su número de cédula de ciudadanía, con la cual la cámara de comercio verificará la identidad del peticionario mediante el cotejo biométrico efectuado contra la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
- En caso de que la solicitud se realice de manera virtual, también se deberán utilizar mecanismos de verificación de identidad y dejar evidencia de la misma.
- Para el caso de ciudadanos extranjeros, la validación de la identidad se realizará mediante la cédula de extranjería o el documento de identificación que señale Migración Colombia. La verificación de la cédula de extranjería o del referido documento se realizará en el sistema de información de Migración Colombia. Si no se tiene cédula de extranjería, se deberá exhibir el pasaporte y la cámara de comercio adjuntará al expediente una copia simple del mismo.
- Cuando se trate de la inscripción de la constitución de una persona jurídica o que el documento sujeto a registro implique la inscripción o el ingreso de nuevos socios en sociedades de personas, el nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales, se procederá a la verificación del documento de identidad de cada uno de ellos. Se informará en el trámite a la cámara de comercio, el número del documento de identidad y su fecha de expedición, sin que se requiera de su presentación física.
- Las cámaras de comercio no se abstendrán de recibir la solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, cuando se presente la imposibilidad de verificar el documento de identidad por fallas técnicas. No obstante, deberán enviar la alerta correspondiente al titular de la información.
- Una vez superada la falla técnica, se efectuará la verificación de la identidad y de presentarse inconsistencias, la cámara de comercio se abstendrá de realizar
la m_ odifi_cación_o inscrip_ción solicitada, _e inform_ará_al so_licit_ant_e_el resultado de la validación. La cámara de comercio deberá dejar constancia de la fecha en que se realizó la validación.
- Para efectuar trámites de renovación de matriculados o inscritos activos, no se realizará la validación de la identificación del solicitante al momento de la radicación de los formularios, ni se requerirá dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud, tampoco en los casos de documentos electrónicos que contengan firma digital emitida por una entidad de certificación autorizada y en aquellos procedimientos en línea cuya validación de identidad se dé automáticamente. No obstante, se deberán remitir las alertas previas de que trata la presente Circular.”1(Subrayado nuestro).
Según lo expuesto, para efectos del registro mercantil, los extranjeros deberán identificarse con la cédula de extranjería o el documento de identificación establecido por Migración Colombia. Si no se tiene cédula de extranjería, se deberá exhibir el pasaporte y la cámara de comercio adjuntará al expediente una copia simple del mismo.
Ahora bien, para determinar si el pasaporte debe estar vigente al momento de su exhibición, se deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 2.2.1.11.4.7 del Decreto 1067 de 2015:
“Artículo 2.2.1.11.4.7. Documento de identidad. Los titulares de las categorías de visas que deban registrarse ante la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, se identificarán dentro del territorio nacional con la respectiva Cédula de Extranjería en su formato físico o digital. Los demás extranjeros se identificarán con el pasaporte vigente.
La Cédula de Extranjería vigente en calidad de Residente, será válida como documento para salir e ingresar del país, sin perjuicio de los requisitos adicionales establecidos en el presente capítulo o en acuerdos internacionales.
Los titulares de Visa Preferencial también se identificarán dentro del territorio nacional con la Cédula de Extranjería.”2 (Subrayado fuera de texto).
Conforme a lo anterior y dando respuesta a su inquietud, el pasaporte debe estar vigente para que pueda ser admitido como un documento válido de identificación.
En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la entidad.
- COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa 100-000002 de 2022. (abril 25). Asunto:
Emisión de Instrucciones a las cámaras de comercio. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161224/Circular+Externa+100- 000002+de+25+de+abril+de+2022.pdf/425eaea3-13d4-fa0a-409b- 8ef817f391e6?version=1.3&t=1670275150702
- COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1067 de 2015 (mayo 26). Asunto: por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30019929
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