RESUMEN: ¿Las actas de junta directiva de las cámaras de comercio están reservadas? La Superintendencia de Sociedades responde una consulta sobre la reserva de las actas de junta directiva de las cámaras de comercio. Según el concepto emitido, las cámaras de comercio, aunque son entidades privadas, cumplen funciones públicas, especialmente en lo relacionado con los registros públicos. Por lo tanto, los documentos vinculados a estas funciones, como las actas de junta directiva, no están sujetos a reserva y pueden ser solicitados por cualquier ciudadano. Sin embargo, aquellos documentos relacionados con actividades gremiales, investigaciones económicas y otros asuntos privados sí están reservados.

La Corte Constitucional ha establecido que, aunque las cámaras de comercio son entidades privadas, cumplen funciones públicas en la gestión de registros, lo que afecta la reserva de documentos como las actas de junta directiva. La entrega de información por parte de estas entidades debe ser razonable y justificada, equilibrando el derecho a la privacidad con el interés público.

Ver a continuación oficio Superintendencia de Sociedades sobre: ¿Las actas de junta directiva de las cámaras de comercio están reservadas?:

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

OFICIO 220-042367 DE 05 DE MARZO DE 2024

ASUNTO: RESERVA DE LAS ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO

Me refiero a su escrito radicado en esta entidad como se menciona en la referencia, mediante el cual formula dos peticiones de las cuales este Despacho responderá la primera y la Dirección de Cámaras de Comercio y sus Registros Públicos la segunda.

Previo a atender lo propio, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1437 de 2011, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, de manera que sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta la cual fue planteada en los siguientes términos:

“1.- Se le consulta a la Superintendencia, si las actas de junta directiva de las cámaras de comercio gozan de reserva legal, es decir, si una vez firmadas y aprobadas por sus órganos corporativos, pueden ser conocidas por cualquier ciudadano en ejercicio del derecho de petición de información y si de ellas se puede solicitar copias a la respectiva cámara de comercio”.

Sobre el particular, es necesario partir del hecho de que las cámaras de comercio son entidades privadas, sin embargo, se dedican, entre otras, al cumplimiento de funciones públicas, como aquellas relacionadas con los registros públicos, de conformidad con lo dispuesto en el inciso 3° del artículo 123 y el inciso 2° del artículo 210 de la Constitución Política y el artículo 86 del Código de Comercio.

En línea con lo anterior, la Corte Constitucional mediante sentencia T-690 de 20071, señala lo siguiente:

“ (…) Dado que la principal función pública que cumplen las cámaras de comercio es claramente la función registral, hoy referida no sólo a los comerciantes, sino también a las entidades sin ánimo de lucro, a los personas interesadas en celebrar contratos con las entidades estatales (…), los primeros documentos que sin duda carecen de reserva y serán susceptibles de ser consultados y/o solicitados por cualquier persona, son los relacionados con los registros que ella lleva, la forma como está organizada la actividad registral, los actos administrativos que con ocasión de ella se expiden, etc.

Lo mismo ocurre con todos los documentos relacionados con el recaudo, manejo e inversión de los ingresos de las cámaras que sean producto de los derechos autorizados por la ley para las inscripciones y certificados, los mismos que se encuentran sujetos al control y vigilancia que ejerce la Contraloría General de la República. En estos casos es evidente el interés público que abre a todas las personas en general la facultad para consultar estos documentos y/o solicitar copias de ellos.

Por el contrario, entiende la Sala que en cuanto se relacionan con el desarrollo de las actividades particulares que cumplen las cámaras de comercio, son eminentemente restringidos todos los documentos relacionados con la promoción y agenciamiento de intereses de carácter gremial, el desarrollo de investigaciones económicas y la programación y realización de ferias, conferencias, o eventos académicos, que sirvan a los intereses de los comerciantes. También, como se mencionó más atrás, deben entenderse como reservados todos los documentos que atañen a la adquisición y/o la administración de los recursos físicos, humanos e incluso financieros, con que cuenta la cámara de comercio para desarrollar su misión.

En todo caso, es innegable que las funciones públicas a que se ha hecho referencia constituyen una proporción muy importante del diario quehacer de las cámaras de comercio, y que buena parte de la estructura administrativa organizada por cada una de ellas sirve simultáneamente al eficiente cumplimiento de las funciones públicas a que se ha hecho referencia y al desarrollo de sus actividades típicamente privadas. En esa medida será frecuente que haya importantes documentos, entre ellos las actas y demás papeles relacionados con la Junta Directiva, lo relativo a los planes y proyectos que la entidad se propone adelantar, etc., que inevitablemente se relacionarán tanto con actividades privadas como con el cumplimiento de funciones públicas. Frente a estos documentos, así como ante cualesquiera otros en que se conjuguen de esta manera el aspecto público y el privado de estas instituciones, es válido preguntarse entonces cuál es el tratamiento que debe dárseles, y concretamente si existe o no reserva, a efectos de que puedan o no ser conocidos y solicitados por el público en general a través del derecho de petición.

A este respecto considera la Corte que en estos casos deben prevalecer el carácter privado y, consiguientemente, la reserva que por regla general se predica de este tipo de documentos, especialmente en lo que se refiere a la posibilidad de conocerlos de manera abierta y genérica y sin acotación alguna, como ocurre sin duda cuando se solicitan todas las actas de la Junta Directiva de un determinado período, todos los contratos celebrados dentro de un lapso específico, etc. Sin embargo, resalta la Sala, ello no se opone, sino que es enteramente congruente, con la posibilidad de que, previa invocación y acreditación de un determinado interés, que según el caso bien puede ser el interés general, puedan consultarse e incluso obtenerse copias de documentos específicos, o de las partes pertinentes de algunos de ellos, que se relacionen con actividades o proyectos determinados, y cuya pertinencia para el interés público resulte plausible y sustentada”. (Resaltado fuera del texto)

Así entonces, deberá tenerse en cuenta la calificación del origen de la información, es decir, si corresponde al ejercicio de la función pública que ejercen las cámaras de comercio o si, por el contrario, pertenece a los asuntos relacionados con las actividades de carácter particular que desempeñan las mismas, frente a las cuales, como se indica, prevalece el carácter privado y, por lo tanto, la reserva.

Ahora bien, respecto de solicitud de información a las cámaras de comercio por medio de derecho de petición, la Corte Constitucional en la misma sentencia anotada, considera que deberá examinarse la magnitud y clase de información que requiere el peticionario en su solicitud, de modo que debe ser razonable, proporcionada y justificada:

“(…) A la luz de lo expuesto en el punto anterior, la existencia o no de reserva y la posibilidad o no de solicitar determinado tipo de documentos a las cámaras de comercio, debe ser analizada a partir de una ponderación de los derechos en tensión y de la razonabilidad que pudieran tener tales solicitudes.

En lo que tiene que ver con la tensión de los derechos que en este caso se encuentran en juego, y admitiendo, como se ha dicho, que existe un interés legítimo en el conocimiento público de algunos de los asuntos que atañen a las cámaras de comercio, considera la Sala que en dirección contraria marchan, no sólo el derecho de la entidad accionada a la privacidad y a la reserva de sus propias actuaciones y documentos, sino además, estos mismos derechos en cabeza de todas las personas y entidades que, en cuanto empleados, miembros de Junta Directiva, contratistas, o simples colaboradores de la entidad accionada han establecido con ella relaciones comerciales, laborales o de otra índole, personas que no tendrían por qué verse expuestas, además sin su participación ni oportunidad de oponerse, a la revelación de tales relaciones y actividades.

En este sentido, la Sala encuentra razonable la solicitud y entrega por parte de este tipo de entidades de información de carácter global sobre un buen número de las materias consultadas, información que, sin los ya advertidos riesgos para la privacidad de terceras personas y de la misma entidad accionada, y sin suponer esfuerzos o trabajos desproporcionados, puede suministrar al peticionario elementos de juicio suficientes sobre las variables consultadas y sobre su evolución en el tiempo. Por lo demás, el recibo de esta información permitirá al consultante formular solicitudes más específicas y delimitadas sobre los temas de su interés, las cuales, según las reglas y consideraciones que se han explicado, podrían igualmente tener respuesta más concreta por parte de la entidad consultada (…)”. (Subrayado fuera de texto)

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que puede consultarse en la página web de la Entidad la normatividad, los conceptos jurídicos respecto de los temas de su interés, así como la herramienta tecnológica Tesauro donde podrá encontrar mayor información al respecto de la doctrina y la jurisprudencia mercantil emitida por la entidad.

¹ COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia T-690 del 4 de septiembre de 2007. Magistrado Ponente: Nilson  Pinilla   Pinilla.   Disponible en: https://www.corteconstitucional.gov.co/RELATORIA/2007/T-690- 07.htm#:~:text=Sentencia%20T%2D690%2F07&text=Las%20c%C3%A1maras%20de%20comercio%20son,relacionadas%20con%20los%20registros%20p%C3%BAblicos.%20REPUBLICA%20DE%20COLOMBIA

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