Las nuevas fechas de implementación de nómina electrónica 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) mediante resolución 000037 del 5 de mayo de 2021, decidió modificar el calendario. Las empresas que utilizan el servicio de outsourcing de nómina deberán actualizar su calendario de implementación.
La implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica en el sector empresarial, el cual iniciará el 1º de octubre y terminará en el mes de diciembre del presente año.
¿Qué debo considerar al implementar la nómina electrónica y desde cuando es obligatorio?
- ¿Cuento con un sistema de nómina electrónica?
Si cuento con un sistema de nómina electrónica este aplicativo debe contar con la habilidad de exportar documentos a formatos de texto plano (.TXT) o XML, que suelen ser los más usados.
Por el contrario, si usted lleva la nómina en Excel resulta importante contratar los servicios de un proveedor que le permita a usted cargar su archivo en formato CSV, como también, aquel que defina su proveedor, con el fin de no incurrir en costosos desarrollos de integración o comunicación cifrada.
- ¿Cómo cobran los proveedores?
Después de realizar un sondeo hemos identificado que los proveedores cobran con base en el número de documentos que se envían a la DIAN, estos son los conocidos documentos de soporte.
Sin importar la cantidad de pagos que se efectúen en el mes a un colaborador, a la DIAN solo se debe enviar 1 documentos soporte por empleado.
- ¿Cuántos documentos soporte requiero?
Es importante tener presente que un documento equivale al documento de soporte que viaja a la DIAN, en caso de realizar correcciones sobre la nómina se deberá hacer uso de otro documento de soporte. Resultando así importante considerar que el número de documentos por solicitar tenga cierta holgura.
Por ejemplo, si son 30 empleados se requieren 30 documentos, sin embargo, si se presenta una corrección es necesario contar con documentos adicionales con el fin de surtir del proceso de comunicación a la DIAN de forma oportuna y no depender de los tiempos que maneje el proveedor en la atención la solicitud de otorgar un nuevo paquete de documentos.
Para calcular el paquete de documentos, debe considerar:
El # de empleados * 12 meses = el resultado es el número de documentos al año.
30 empleados * 12 meses = 360 documentos al año.
Teniendo en cuenta la sugerencia de tener documentos de holgura, por si se presenta una corrección o se vinculan más colaboradores en el transcurso del año, ante esta situación, considere una holgura del 15% adicional, para atender los eventos que surjan.
- ¿Cuál es la vigencia del paquete de documentos?
La vigencia del paquete de documentos depende del proveedor, algunos lo manejan de forma mensual otros de forma anual.
- ¿Qué ocurre si agoto el número de documentos de forma anticipada?
Será necesario comprar un nuevo paquete de documentos.
- ¿Cuáles son los costos asociados a la contratación del servicio?
Después de realizar el sondeo, identificamos los siguientes costos que usted debe considerar:
- Costo por habilitación del NIT en la plataforma
(Esto es que en la base de datos se cree la información de su empresa, se genere el código CUFE y demás códigos de identificación del documento soporte que viajará a la DIAN).
2. Costo al contratar el paquete de documentos
(Este es un costo recurrente si decide hacer pagos de forma mensual)Costo de mantenimiento.
3. Costos por integración
(Algunos proveedores le pedirán que usted desarrolle o contrate con ellos el servicio de integrar su sistema contable con la plataforma de nómina electrónica).
- ¿Cuáles son las fechas de implementación actuales según Resolución 37 del 5 de mayo de 2021?
El calendario de implementación considera del 1 de septiembre hasta el 1 de diciembre. Las siguientes son las fechas de implementación,
