¿Qué es la información exógena / medios magnéticos?
Información exógena, es el conjunto de datos sobre las operaciones con terceros (sus clientes o usuarios), que las personas naturales y jurídicas deben presentar a la DIAN periódicamente.
Esta información debe ser presentada en formato XML por lo que es conocida como presentación de medios magnéticos.
El deber ser es que los medios sean la base para realizar la renta, pero de hecho la misma DIAN, solicita la presentación de la renta primero y los medios después, lo que hace que los contribuyentes adapten sus medios a las rentas que presentaron, comportamiento que no es base para ningún tipo de control adecuado.
Por la importancia de esta información es indispensable que la elaboración de la información exógena sea correcta y minuciosa, se deben revisar detalladamente las cifras y la documentación base para la elaboración de los medios con el fin de evitar posibles sanciones en un futuro.
¿Para qué sirve?
Esta información es utilizada por la DIAN para realizar cruces de la misma y garantizar que realmente el responsable este informando correctamente, también es útil para identificar información inexacta o con errores, por esto la importancia que en el momento de la presentación sea firmada solo por la persona natural responsable o por el representante legal cuando se trate de personas jurídicas. La firma del contador o revisor fiscal no tendrá implicación alguna
¿Quién debe elaborar la información exógena?
La información es consolidada y elaborada por los contadores o el Outsourcing contable, validad por el revisor fiscal.
¿Quién debe presentar información exógena?
La información exógena debe ser presentada por las personas naturales y las personas jurídicas siempre y cuando cumplan las especificaciones técnicas determinadas en cada una de las resoluciones.
1. Deben reportar información mensualmente:
-) Las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, con organismos internacionales.
2. Deben reportar información anualmente por periodos mensuales:
-) Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las Instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados que realicen actividades financieras deben reportar información de cuentas corrientes y/o ahorros y los certificados de depósitos a término fijo y/o cualquier otro título”.
3. Deben reportar información anualmente:
-) Las personas naturales y asimiladas, que en el año gravable 2012 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000.
-) Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades públicas y privadas obligadas a presentar declaración del Impuesto sobre la Renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, que en el año gravable 2012 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000.
-) Todas las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos mutuos de inversión, Fondos de Inversión colectiva (para los fondos o carteras colectivas, téngase en cuenta el Decreto 1242 de 2013), los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los fondos de empleados, las comunidades organizadas y las demás personas naturales y jurídicas y asimiladas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que efectúen retenciones y autorretenciones en la fuente, Impuesto sobre la Renta (IVA), Timbre e Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE), independientemente del monto de los ingresos obtenidos.
-) Los consorcios y uniones temporales que durante el año gravable 2014 efectúen transacciones económicas, sin perjuicio de la información que deban suministrar los miembros del consorcio o de la unión temporal de las operaciones inherentes a su actividad económica ejecutadas directamente por ellos.
-) Las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, durante el año gravable 2014, en relación con las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada.
-) Las personas o entidades que actuaron en condición de “operador” o quien haga sus veces, en condición de “solo riesgo” en los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales. También deberán informar la persona natural o jurídica y asimilada que realicen explotación y exploración de minerales, independistamente de mondo de sus ingresos, aunque desarrollen esta actividad sin la firma de algún contracto.
-) Las sociedades fiduciarias que durante el año gravable 2014 administren patrimonios autónomos y/o encargos fiduciarios.
-) Los entes públicos del nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio.
-) Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, no enunciados en los literales b) y h) del presente artículo, independiente de la cuantía de ingresos obtenidos.
-) Las personas naturales y asimiladas, las personas jurídicas y asimiladas y demás entidades públicas y privadas, obligadas a presentar declaración del Impuesto sobre la
Renta y complementarios que reciban ingresos para terceros durante el año 2014, cuando la suma de los ingresos propios más los ingresos recibidos para terceros, en el año 2014, sea superior a $500.000.000.
-) Las Cámaras de Comercio.
-) La Bolsa Nacional de Valores de Colombia, la Bolsa Nacional Agropecuaria y las demás
Bolsas de Valores y los Comisionistas de Bolsa.
-) La Registraduría Nacional del Estado Civil.
-) Los Notarios con relación a las operaciones realizadas durante el ejercicio de sus funciones.
-) Las personas o entidades que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes.
-) Los Grupos Empresariales
Por otra parte, la información exógena está regulada artículo 631 del Estatuto Tributario, modificado por el 139 de la Ley 1607 de 2012, dispuso que el contenido y características técnicas de la información a que se refiere el mismo artículo, así como la establecida en los artículos 624, 625, 628 y 629 del Estatuto Tributario deben ser definidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por lo menos con dos (2) meses de anterioridad al último día del año gravable anterior al cual se solicita la información.
Con lo anterior la Dian tiene como objetivo tener una buena fiscalización, esto lo hace mediante el sistema Muisca, medio por el cual se remite la información, a través de los formatos establecidos mediante resolución que para el año gravable es: la RESOLUCION 219 del 31 de octubre de 2014 para AÑO GRAVABLE 2014.
Es conveniente recordar que los formatos que se envían a la Dian a través de medios electrónicos son los establecidos por ellos mismos y que van de acuerdo al grupo de contribuyentes sobre el cuál recae la responsabilidad de informar, por ejemplo son diferente los formatos que presentan los entes con personería jurídica a aquellos que no la tienen tales como las uniones temporales y los consorcios.
De igual forma existen formatos independientes para la presentación de información de:
- Entidades de Derecho Público
- Mandatarios o Contratistas
- Las personas o entidades que actuaron en condición de “Operador” en condición de solo “Riesgo” o poseedoras del título minero.
- Los secretarios generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional.
- Los entes públicos de nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado no obligados a declarar.
- Cámaras de comercio
- Bolsas de valores
- Registraduría Nacional del Estado Civil
- Información de notarios
- Sociedades Fiduciarias
- Las Personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes.
- Grupos empresariales
El deber ser es que los medios sean la base para realizar la renta, pero de hecho la misma DIAN, solicita la presentación de la renta primero y los medios después, lo que hace que los contribuyentes adapten sus medios a las rentas que presentaron, comportamiento que no es base para ningún tipo de control adecuado.