Resumen: Reembolso gastos obligación factura electrónica. ¿Debe facturarse electrónicamente el recobro de gastos reembolsables en virtud de un contrato de mandato?-OFICIO DIAN Nº 1052
Bajo un supuesto de reembolso de gastos, éste no causa la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, dado que dicho concepto no se origina en la venta de un bien o en la prestación de un servicio. No obstante, se precisa que para que el contratante pueda soportar las deducciones por estos gastos y/o impuestos descontables según corresponda, los mismos deben estar debidamente soportados.
Ver a continuación oficio DIAN sobre Reembolso gastos obligación factura electrónica. ¿Debe facturarse electrónicamente el recobro de gastos reembolsables en virtud de un contrato de mandato?
OFICIO DIAN Nº 1052
22-08-2022
Tema: Procedimiento Tributario
Descriptores:
Obligación de expedir factura electrónica de venta. Reembolso de gastos
Fuentes formales:
Artículos 26, 616-1 y 743 del Estatuto Tributario
Subdirección de Normativa y Doctrina
100208192-1052
Bogotá, D.C.
Cordial saludo,
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante el radicado en referencia, la peticionaria comenta que se suscribió un contrato interadministrativo, cuyo objeto es: “Proveer al Instituto (…), los servidos de (…) para la divulgación institucional de sus planes, programas, proyectos y políticas, a través de la planeación, ordenación, seguimiento, compra y optimización de espacios en medios de comunicación masivos, alternativos, regionales y comunitarios mediante el desarrollo y ejecución de acciones de pauta digital, tradicional y no tradicional, sujetándose a los lineamientos estratégicos que determine el Instituto”.
A partir de lo anterior, consulta acerca de la forma correcta de realizar el procedimiento de facturación electrónica por parte del contratista en relación con la comisión por intermediación en la contratación en medios de comunicación y los gastos reembolsables a que haya lugar.
Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:
En primera medida, nos permitimos manifestar que las facultades de esta Subdirección se concretan en la interpretación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la DIAN, razón por la cual no corresponde a este Despacho en ejercicio de dichas funciones resolver casos particulares o prestar asesoría específica, ni juzgar, valorar o asesorar a otras dependencias o entidades en el desarrollo de sus actividades, funciones y competencias. Así, corresponderá a la peticionaria determinar directamente, en su caso puntual, las obligaciones tributarias sustanciales y formales a las que haya lugar.
Ahora, sobre el tema objeto de consulta, se encuentra que este Despacho se pronunció mediante el Oficio No. 100208192-989 del 17 de agosto de 2022, el cual se anexa al presente documento para su conocimiento.
A continuación, se traen a colación algunos apartes relevantes de la doctrina antes citada, relacionados con la manera de soportar los gastos reembolsables:
“(…) en relación con la temática objeto inquietud, este Despacho se pronunció mediante el Oficio No. 900366 del 21 de enero de 2021, el cual señaló:
(…) Ahora, bajo un supuesto de reembolso de gastos, éste no causa la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, dado que dicho concepto no se origina en la venta de un bien o en la prestación de un servicio. No obstante, se precisa que para que el contratante pueda soportar las deducciones por estos gastos y/o impuestos descontables según corresponda, los mismos deben estar debidamente soportados”.
(…) Por lo tanto, al estar frente a un mero reembolso de gastos no existe la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente.
No obstante, se precisa que los costos, deducciones e impuestos descontables deberán estar debidamente soportados, según corresponda. Nótese que, por ejemplo, el artículo 743 del Estatuto Tributario señala que “la idoneidad de los medios de prueba depende, en primer término, de las exigencias que para establecer determinados hechos preceptúen las leyes tributarias o las leyes que regulan el hecho por demostrarse y a falta de unas y otras, de su mayor o menor conexión con el hecho que trata de probarse y del valor de convencimiento que pueda atribuírseles de acuerdo con las reglas de la sana crítica”.
Por otra parte, respecto a la facturación en contratos de mandato, se ha dispuesto que en todos los casos las facturas deberán ser expedidas por el mandatario y, si el mandatario adquiere bienes y servicios en cumplimiento del contrato de mandato, la factura deberá ser expedida por el tercero proveedor a nombre del mandatario, siendo este último quien debe certificar el costo, gasto y/o descontable al mandante siguiendo los requisitos señalados en la normativa vigente (cfr. artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016).”
(…) “2. ¿Debe facturarse electrónicamente el recobro de gastos reembolsables en virtud de un contrato de mandato?
Al respecto, se informa que la normatividad vigente sobre la materia está comprendida por el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 74 de la Resolución 000042 de 2020. Adicionalmente, se precisa que este Despacho con oficio No. 001753 de 2018, explicó sobre el particular lo siguiente:
“(…) las adquisiciones que haya efectuado el mandatario por el mandante están soportadas en facturas, que el mandatario debe identificar si corresponden a operaciones propias o del mandante y, las que corresponden a este serán el soporte para recuperar los gastos que efectúe el mandatario por el mandante. Nótese que se trata de la adquisición de bienes y/o servicios que fueron facturados, en su momento, por el respectivo proveedor, frente a las cuales el mandatario efectuó su pago, luego, en tanto correspondan al desarrollo del mandato, lo que el mismo pretende frente al mandante es su reembolso, caso en el cual no tiene lugar expedir una factura por este hecho”.” (Subrayado fuera de texto)
Finalmente, sobre la idoneidad de los medios de prueba de que trata el artículo 743 del Estatuto Tributario, este Despacho se pronunció a través del Oficio No. 914800 del 08 de diciembre de 2021, el cual se adjunta para su conocimiento y fines pertinentes.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaría expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad”-“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
NICOLÁS BERNAL ABELLA
Subdirector de Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
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