La DIAN mediante Resolución 122 de 2014 definió el procedimiento para la inscripción en el RUT de las personas que deban inscribirse en el registro mercantil.
Dice la mencionada resolución que:
RESOLUCIÓN 122 DE 2014
(junio 20)
Diario Oficial No. 49.194 de 26 de junio de 2014
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Por la cual se regula la inscripción y actualización del Registro Único Tributario (RUT), a través de las Cámaras de Comercio.
EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES,
en uso de las facultades legales, en especial las conferidas en el artículo 555-2 del Estatuto Tributario y en el numeral 22 del artículo 6o del Decreto número 4048 de 2008, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo dispuesto por el artículo 555-2 del Estatuto Tributario y en el Decreto número 2460 del 7 de noviembre de 2013, corresponde a la U. A. E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), regular los procedimientos que permitan garantizar la confiabilidad y seguridad para la inscripción y actualización del Registro Único Tributario (RUT), de todos los sujetos que deban cumplir con las obligaciones administradas y controladas por esta Entidad;
Que según lo dispuesto en el artículo 555-1, inciso 2o, las Cámaras de Comercio una vez asignada la matrícula mercantil, deberán solicitar la expedición del Número de Identificación Tributaria (NIT), del matriculado a la DIAN. Igualmente dispone que en los Certificados de Existencia y Representación Legal, y en los Certificados de Matrícula Mercantil, se indique el Número de Identificación Tributaria (NIT);
Que el parágrafo 2o del artículo 555-2 del mismo Estatuto prevé que la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), deberá cumplirse en forma previa al inicio de la actividad económica ante las oficinas competentes de la DIAN, de las Cámaras de Comercio o de las demás entidades que sean facultadas para el efecto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT), ANTE LAS CÁMARAS DE COMERCIO. Para quienes se encuentran obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) y en el Registro Mercantil, la inscripción en el RUT comprende el diligenciamiento del formulario a través del portal de la DIAN, y su posterior presentación con los demás documentos ante la Cámara de Comercio.
ARTÍCULO 2o. FORMALIZACIÓN. La formalización en el Registro Único Tributario (RUT), se realizará:
a) Directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente;
b) A través de apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado.
ARTÍCULO 3o. DOCUMENTOS Y TRÁMITE DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT), DE LAS PERSONAS JURÍDICAS Y ASIMILADAS. Los documentos que se deben allegar a la Cámara de Comercio competente son:
1. Formulario impreso del Registro Único Tributario (RUT), diligenciado a través del portal de la DIAN que contenga la anotación “Para trámite en Cámara”.
2. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
Una vez recibidos los documentos, el funcionario de la Cámara de Comercio verificará:
1. El correcto diligenciamiento de la información registrada en el formulario del Registro Único Tributario (RUT).
2. Que la fotocopia de que trata el presente artículo corresponda al original que se exhibe.
3. Que la dirección suministrada en los formularios del Registro Único Tributario (RUT), coincida con la de la matrícula mercantil.
4. Que quien solicite el trámite sea el representante legal de la persona jurídica o el apoderado debidamente facultado.
Cumplida esta verificación la Cámara de Comercio solicitará a la DIAN por medio del web service establecido para el efecto, la asignación del NIT y la generación del Formato 1648 “Información Número Identificación Tributaria”. En este evento, la DIAN adelantará el proceso de validación y expedirá el Número de Identificación Tributaria solicitado.
Verificada la información por la DIAN, esta devolverá a la Cámara correspondiente el Número de NIT con el estado de temporalidad asignado en su momento. La Cámara correspondiente incorporará en los respectivos certificados el NIT con la anotación “El presente NIT solo es válido para solicitar la apertura de cuenta corriente o de ahorros ante entidad bancaria. No será válido ante ninguna otra entidad o establecimiento como documento de Identificación Tributaria”.
La Cámara de Comercio correspondiente imprimirá por una vez el Formato 1648 “Información Número Identificación Tributaria”, y lo entregará al representante legal o apoderado.
Para que la persona jurídica o asimilada matriculada o inscrita, pueda solicitar la apertura de la cuenta corriente o de ahorros, deberá allegar ante la entidad correspondiente el Formato 1648 debidamente impreso y el certificado de existencia y representación legal correspondiente.
Una vez se obtenga la constancia de la titularidad de la cuenta corriente o de ahorros, el interesado formalizará la inscripción ante la DIAN, donde obtendrá el Certificado de Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT).
A través del web service diseñado para tal efecto, la DIAN reportará a las Cámaras de Comercio que el NIT ha sido formalizado. En este evento las Cámaras de Comercio eliminarán del certificado correspondiente la anotación “El presente NIT solo es válido para solicitar la apertura de cuenta corriente o de ahorros ante entidad bancaria. No será válido ante ninguna otra entidad o establecimiento como documento de identificación Tributaria”.
PARÁGRAFO 1o. En caso de que el interesado no haya gestionado la apertura de cuenta corriente o de ahorros ante entidad bancaria dentro de los quince (15) días, contados a partir de la fecha de expedición del Formato 1648 “Información Número Identificación Tributaria NIT” y, por consiguiente, no presente ante la DIAN la constancia de la titularidad de la cuenta, la DIAN reportará a las Cámaras de Comercio a través del web service correspondiente, el cambio de estado del NIT asignado.
En este evento, las Cámaras de Comercio deberán:
— Cambiar el estado de temporalidad en el certificado. Para tal efecto, eliminarán del certificado la anotación “El presente NIT solo es válido para solicitar la apertura de cuenta corriente o de ahorros ante entidad bancaria. No será válido ante ninguna otra entidad o establecimiento como documento de Identificación Tributaria”.
— Eliminar el NIT de la base de datos de las Cámaras de Comercio y de los certificados e incluir en los mismos la anotación: “NIT DEBE SER TRAMITADO ANTE LA DIAN”.
El interesado deberá acercarse a la DIAN y solicitar la expedición de un nuevo Formato 1648, en el cual se asignará un nuevo Número de Identificación Tributaria con el que deberá solicitar la apertura de la cuenta. Una vez acreditado el requisito de la apertura de cuenta y contando con el documento de existencia y representación legal en el que conste la leyenda “NIT DEBE SER TRAMITADO ANTE LA DIAN”, el usuario deberá solicitar la formalización de la inscripción ante la DIAN y será su responsabilidad informar a la correspondiente cámara de comercio el NIT definitivo para que este se incorpore en el registro mercantil.
PARÁGRAFO 2o. Vencido el plazo de los 15 días para efectuar el trámite de apertura de cuenta bancaria, la DIAN podrá reactivar el NIT asignado por solicitud de cámara de comercio a través del web service establecido para el efecto, siempre y cuando el trámite de asignación de cuenta bancaria se haya iniciado dentro de la oportunidad establecida, lo cual se entiende validado por la entidad bancaria. Finalizado el trámite de inscripción en el RUT la DIAN informará el NIT asignado a las cámaras de comercio a través del web service correspondiente.
ARTÍCULO 4o. DOCUMENTOS DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT), DE LAS PERSONAS NATURALES COMERCIANTES. Los documentos que se deben allegar a la Cámara de Comercio competente, esto es, la que corresponda al domicilio del obligado a inscribirse, son:
1. Formulario impreso del Registro Único Tributario (RUT), diligenciado a través del portal de la DIAN que contenga la anotación “Para trámite en Cámara”.
2. Fotocopia del documento de identidad del solicitante, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
3. Cuando se trate de la inscripción como responsable del impuesto sobre las ventas del régimen común, o los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM, o los responsables del impuesto nacional al consumo, o como importador o exportador, salvo que se trate de un importador ocasional, deberá presentarse constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa a nombre de la persona natural, con fecha de emisión no mayor a un (1) mes, expedida por una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o cooperativas de ahorro y crédito o cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito autorizadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria para adelantar actividad financiera, inscritas en el Fondo de Garantías de entidades cooperativas -Fogacoop, o último extracto de la misma.
ARTÍCULO 5o. FORMALIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT), DE PERSONAS NATURALES COMERCIANTES. Una vez recibidos los documentos a que se refiere el artículo anterior, el funcionario de la Cámara verificará:
1. El correcto diligenciamiento de la información registrada en el formulario del Registro Único Tributario (RUT).
2. Que la fotocopia del documento de identidad corresponda al original que se exhibe.
3. Que quien solicite el trámite sea la persona natural que se matricula o el apoderado debidamente facultado.
4. Que la constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa, haya sido expedida con anterioridad no mayor a un (1) mes, en caso de inscripción en calidad de Responsable del Impuesto sobre las Ventas del Régimen Común o los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM, o los responsables del impuesto nacional al consumo, o como importador o exportador, salvo que se trate de un importador ocasional, quien no deberá aportar dicha constancia.
5. Que el nombre y número de identificación de quien aparece como titular de la cuenta corriente o de ahorros en la constancia bancaria o último extracto, correspondan al nombre y número de identificación del titular del RUT y de la persona que figura en el formulario de matrícula mercantil. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto, en lo pertinente, en el parágrafo 4o del artículo 10 del Decreto número 2460 de 2013.
Cumplida esta verificación la Cámara de Comercio solicitará a la DIAN por medio del web service establecido para el efecto, la inscripción en el RUT y la asignación del NIT. En este evento la DIAN adelantará el proceso de validación y expedirá el Número de Identificación Tributaria solicitado, quedando inscrito en el Registro Único Tributario.
La DIAN enviará a la Cámara correspondiente el NIT y pondrá a disposición para impresión de las Cámaras de Comercio el Formato 001 correspondiente al Registro Único Tributario (RUT).
La Cámara de Comercio correspondiente imprimirá por una vez el Formato 001 correspondiente al Registro Único Tributario (RUT).
PARÁGRAFO. Si la persona natural ya se encuentra inscrita en el Registro Único Tributario (RUT) y, por consiguiente, tiene asignado su NIT, y con posterioridad requiere la matrícula mercantil, adelantará el trámite respectivo en Cámara de Comercio, una vez obtenida la correspondiente matrícula deberá actualizar el Registro Único Tributario ante la DIAN, presentando el certificado de matrícula mercantil.
Cuando el web service de actualización entre la DIAN y las Cámaras de Comercio haya sido desarrollado, las actualizaciones que se realicen en los registros públicos que llevan las Cámaras de Comercio, al igual que las que se efectúen en el RUT, deberán ser reportadas de manera recíproca y permanente entre la DIAN y las Cámaras de Comercio.
ARTÍCULO 6o. En los procedimientos de inscripción y actualización del Registro Único Tributario, se verificará la identificación mediante los sistemas que para el efecto determine la U. A. E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
ARTÍCULO 7o. La falta de alguno de los documentos exigidos para el trámite de asignación del NIT ante las Cámaras de Comercio no impide que las Cámaras de Comercio lleven a cabo el proceso de matrícula, caso en el cual se dejará constancia en el certificado: “NIT DEBE SER TRAMITADO ANTE LA DIAN”. En todo caso el usuario deberá solicitar la formalización de la inscripción ante la DIAN y será su responsabilidad informar a la correspondiente Cámara de Comercio el NIT definitivo para que este se incorpore en el registro mercantil.
ARTÍCULO 8o. Las Cámaras de Comercio deberán atender los procedimientos y utilizar la tecnología que la U. A. E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), defina en conjunto con los representantes de las Cámaras de Comercio para garantizar la confiabilidad y seguridad en los trámites de inscripción y actualización en el Registro Único Tributario (RUT).
ARTÍCULO 9o. Los documentos soporte de la inscripción y actualización en el Registro Único Tributario (RUT), que se realizan ante las Cámaras de Comercio deberán ser conservados por ellas, en medios electrónicos, con las especificaciones técnicas que faciliten la consulta.
ARTÍCULO 10. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución número 012383 de 2011 y las demás normas que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 20 de junio de 2014.
El Director General,
JUAN RICARDO ORTEGA LÓPEZ.