RESUMEN: ¿Reuniones Mixtas de Junta Directiva en Cámaras de Comercio? El oficio de la Superintendencia de Sociedades responde a la interrogante sobre la viabilidad de las Cámaras de Comercio para llevar a cabo reuniones mixtas de junta directiva. En el contexto del Decreto 398 de 2020, se establece la flexibilidad para optar por reuniones presenciales, no presenciales o mixtas. Este análisis aborda aspectos cruciales como la convocatoria, frecuencia, vacancias y la responsabilidad en cuanto a la provisión de herramientas para reuniones mixtas.

Preguntas clave que responde este concepto:

¿Cómo influye la modalidad mixta en los procesos de convocatoria y la verificación de quórum?

¿Cuáles son los criterios a considerar en relación con la frecuencia de las reuniones mixtas?

¿Qué implica la incapacidad de verificar la asistencia virtual en términos de vacancias según la ley 1727?

Ver a continuación oficio Superintendencia de Sociedades sobre: ¿Reuniones Mixtas de Junta Directiva en Cámaras de Comercio?:

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

OFICIO:            220- 269721 31 DE OCTUBRE DE 2023

ASUNTO:         JUNTAS DIRECTIVAS DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO – REUNIONES MIXTAS

Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual, previas las consideraciones allí expuestas, formula una consulta relacionada con el tema del asunto en los siguientes términos:

“¿Los estatutos de las Cámaras de Comercio, pueden establecer reuniones de carácter mixto para su junta directiva?

Entendiendo las reuniones mixtas como sesiones en las que los miembros de junta, puedan concurrir, algunos de forma presencial y otros de forma virtual a través de plataformas de comunicación simultánea.

Rogamos que, de ser positiva su respuesta, se establezca un alcance para poder definir con ello, lo siguiente:

1. Si la convocatoria debe establecer que se tratará de una reunión de carácter mixto.
2. Si todas las reuniones de Junta Directiva pueden ser convocadas y celebradas de la misma manera, o si, por el contrario, debe fijarse un porcentaje o un número máximo de reuniones bajo ésta dinámica.
3. Si eventualmente, la imposibilidad de comprobar asistencia o permanencia de un miembro de junta directiva en la reunión, puede ser considerada una falta que se compute para las vacancias contempladas en la Ley 1727 de 2014.
4. Si las reuniones de carácter mixto pueden establecerse para reuniones ordinarias y extraordinarias o sólo para una de ellas.
5. Las herramientas para la realización de reuniones de carácter mixto deben ser proporcionadas por la Cámara de Comercio?. O si, por el contrario, quien solicita participar de forma remota; deberá contar con los medios necesarios para garantizar su concurrencia a la sesión”

Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (numeral 2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a

resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada.

En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto.

Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos:

Sea lo primero indicar que esta Oficina ya tuvo la oportunidad de referirse al tema de las reuniones mixtas en las cámaras de comercio, mediante Oficio 220-144140 del 07 de junio del 2022, en los siguientes términos:

“Sobre el particular, es pertinente acudir a lo determinado en los artículos 1 y 3 del Decreto 398 de 2020, que adicionó al capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, los cuales establecen lo siguiente:

“ARTÍCULO 1. Adición del capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Adiciónese el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el cual quedará así:

«CAPÍTULO 16 REUNIONES NO PRESENCIALES DE JUNTAS DE SOCIOS, ASAMBLEAS GENERALES DE ACCIONISTAS O JUNTAS

DIRECTIVAS

ARTÍCULO 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.

El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.

Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.

PARÁGRAFO. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.» (Subrayado y negrilla fuera de texto)

(…)

ARTÍCULO 3. Aplicación extensiva. Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en los artículos 1 y 2 del Presente Decreto en la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

A partir de lo señalado en el anterior decreto, una sociedad (artículo 1) y en general todas las personas jurídicas (artículo 3), pueden escoger si la reunión del máximo órgano social o de Junta Directiva será presencial, no presencial o mixta.

En consecuencia, cuando se determine en la convocatoria que la reunión será mixta, es decir que algunos de sus participantes asistirán físicamente y otros virtualmente, es preciso tener en cuenta, entre otros, lo siguiente:

• Las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos.
•   La convocatoria deberá señalar los medios tecnológicos que serán utilizados para la participación virtual y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los asociados, sus apoderados o los miembros de la Junta Directiva, sin perjuicio de las instrucciones necesarias para quienes asistan físicamente en caso de que la reunión sea mixta.
• Para la realización de este tipo de reuniones, el representante legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el

propósito de garantizar que, en efecto, se trate de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, según el caso.

• Adicionalmente, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum que sea requerido para el inicio de la reunión, y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación.”1(Subrayado fuer de texto)

Realizadas las anteriores consideraciones, se procederá a atender puntualmente cada una de las inquietudes formuladas:

• Sobre la pregunta principal, se indica que si es posible que en los estatutos de las cámaras de comercio se estipule la posibilidad de llevar a cabo reuniones mixtas de junta directiva.

• Sobre la primera pregunta accesoria referente a la forma de la convocatoria, se reitera lo dicho por esta Oficina en el concepto citado, en el sentido de que las convocatorias deberán establecer que la reunión será de carácter mixto y señalar los medios tecnológicos para quienes asistan de manera virtual y las indicaciones para quienes asistan de manera presencial.

• Sobre la segunda pregunta accesoria concerniente a la cantidad o porcentaje de reuniones que se pueden realizar de forma mixta, se indica que las normas legales no establecen un número o porcentaje mínimo o máximo, por lo tanto, dependerá de las necesidades de cada cámara de comercio.

• Sobre la tercera pregunta accesoria relacionada con la imposibilidad de comprobar asistencia de los miembros de junta directiva y lo relativo a las inasistencias para efectos de la vacancia automática, se debe indicar como se citó arriba, que es deber del representante legal verificar la identidad de quienes asistan a la reunión independientemente de la forma de concurrir, así como dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum. Si lo anterior no fuere posible, se recomienda reevaluar la realización de este tipo de reuniones, puesto que el uso de la tecnología no podrá convertirse en obstáculo para que las juntas directivas de las cámaras de comercio realicen las funciones que las normas les asignan.

• Sobre la cuarta pregunta accesoria, se pone de presente que las normas legales no restringen la aplicación de este tipo de reuniones a juntas de carácter ordinario ni extraordinario.

1. COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-144140 (7 DE JUNIO DE 2022). Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/lU3ei4EBIlrnnHGS4sgD

• Sobre la quinta pregunta accesoria relacionada con las herramientas para acceder a las reuniones mixtas y quién debe proporcionarlas, comoquiera que la misma puede relacionarse con inversiones de ingresos públicos, es importante, en primera medida, recordar que el artículo 88 del Código de Comercio establece que la autoridad de control y vigilancia sobre el recaudo, manejo e inversión de los ingresos públicos de las Cámaras de Comercio es la Contraloría General de la República; lo anterior, en los siguientes términos:

ARTÍCULO 88. La Contraloría General de la República ejercerá el control y vigilancia del recaudo, manejo e inversión de los ingresos de las cámaras de comercio, conforme al presupuesto de las mismas, previamente aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio.2

Ahora bien, el Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015 estableció que los ingresos públicos deberán estar afectos al cumplimiento de funciones de las cámaras de comercio, así:

ARTÍCULO 2.2.2.43.1. Ingresos Públicos. Los ingresos de origen público correspondientes a las funciones registrales de las Cámaras de Comercio previstos en la ley, y los bienes adquiridos con estos, serán contabilizados cómo activos en su balance, en la forma prevista en este capítulo. Tales bienes e ingresos están afectos a las funciones atribuidas a estas entidades por la ley o por el Gobierno Nacional en aplicación del numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio. 3 (Negrilla y subrayado fuera de texto)

Sobre el particular, y sin perjuicio de que la competencia para definir estos asuntos es de la Contraloría General de la República, de manera preliminar se podría considerar que no parece razonable que se inviertan dineros públicos para proporcionar herramientas a los miembros de junta directiva para acceder a las reuniones mixtas, como quiera que tales herramientas no son condiciones indispensables para realizar las reuniones, puesto que quien no cuente con los instrumentos para acceder de forma virtual, podrá acceder de manera presencial a la reunión.

En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro.

• COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Decreto 410 de 1971. Artículo 88.
• COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Artículo 2.2.2.43.1.

Puedes encontrar más información sobre: ¿Reuniones Mixtas de Junta Directiva en Cámaras de Comercio?, en supersociedades.gov.co 

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