RESUMEN: Reuniones No Presenciales en Sociedades. El oficio se enfoca en citar disposiciones legales relevantes que permiten las reuniones no presenciales en sociedades comerciales, destacando la importancia del quórum, las convocatorias y las mayorías. Se mencionan artículos de la Ley 222 de 1995 y decretos posteriores que regulan estas reuniones. También se hace referencia a una Circular Externa emitida por la Superintendencia que proporciona pautas adicionales para la realización de reuniones no presenciales.
Ver a continuación concepto Superintendencia de Sociedades sobre: Reuniones No Presenciales en Sociedades:
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO: 220-158621 08 DE AGOSTO DE 2023
ASUNTO: CONVOCATORIA Y CELEBRACIÓN DE REUNIONES NO PRESENCIALES.
Me refiero a su escrito radicado en esta entidad como se menciona en la referencia mediante el cual formula una consulta en los siguientes términos:
“Por favor, les ruego darme una explicación completa y precisa sobre el procedimiento para la aplicación de las normas que se deben tener en cuenta para que las reuniones virtuales, incluyendo las convocatorias surtan plenos efectos legales, ya que obviamente los Estatutos no traen nada al respecto.
” Antes de resolver lo propio, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el
Decreto 1380 de 2021.
Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada.
En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto, ni implican un pronunciamiento sobre la legalidad de actos o contratos, ya que tal análisis corresponde a las autoridades judiciales.
Con el alcance indicado, este Despacho procede a resolver su inquietud, precisando que lo hará con base en la información proporcionada, según la cual los estatutos sociales carecen totalmente de disposiciones aplicables al caso de la convocatoria y realización de reuniones no presenciales.
Comenzamos entonces trayendo a colación algunos apartes del Oficio 220-1998651, proferido por esta Oficina, el cual señala:
“(…) b. Reuniones no presenciales:
El artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012, regula las reuniones no presenciales en los siguientes términos:
“Artículo 19. Reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.”
Por su parte, el Decreto 398 de 2020, adicionó el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, el cual en el artículo 2.2.1.16.1, se refiere a las reuniones no presenciales, así:
“Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.
El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.
- COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-199865 (13 de octubre de 2020). Asunto: REUNIONES ORDINARIAS DURANTE LA EMERGENCIA SANITARIA. Disponible en:
Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.
Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.”
De esta manera, las personas jurídicas podrán realizar las reuniones ordinarias, por medios digitales, y para tal fin se deberán aplicar las disposiciones relativas al quorum, convocatorias y mayorías, dispuestas en los estatutos o en la normatividad vigente.
” Por otro lado, con el fin de “depurar, compilar, actualizar y simplificar las instrucciones que han sido impartidas por esta Entidad en relación con los temas de derecho societario comprendidos en la circular y atender a la política de supervisión definida por la Superintendencia de Sociedades” 2 , este Entidad expidió la Circular Externa 100- 0000008 del 12 de julio de 2022 – Circular Básica Jurídica3 , dentro de la cual consignó algunas disposiciones a tener en cuenta frente a la realización de reuniones no presenciales, en los siguientes términos:
“(…)
3.2. Tipos de reuniones. El máximo órgano social podrá reunirse a través de reuniones ordinarias y extraordinarias, las cuales pueden ser presenciales, no presenciales o mixtas, según lo que se pacte en los estatutos. También existen otras reuniones denominadas: i) por derecho propio, ii) de segunda convocatoria y iii) universales.
(…)
- COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa 100-0000008 del 12 de julio de 2022. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161153/Circular+100000008+de+12+de+julio+de+2022.pdf/64cf7ca a-1459-0c5c-65b8-b4c1d744569d?version=1.0&t=1671572805862
- Ídem
3.2.6. Reuniones no presenciales: Habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva, cuando por cualquier medio, todos los socios o accionistas o miembros de junta directiva que asisten a la reunión, según sea el caso, puedan tomar decisiones por comunicación sucesiva o simultánea y siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente, conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995. (Ver numeral 3.26.4. del presente capítulo)
Para la toma de decisiones por mecanismos electrónicos prevista en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995; no es necesaria la existencia de convocatoria, por cuanto se exige que todos los miembros del órgano colegiado expresen el sentido de su voto. (ver numeral 3.28.4 del presente capítulo)
En la S.A.S. también se podrá realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y para la adopción de decisiones por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995.”
“3.4. Contenido de la convocatoria. La convocatoria deberá tener cuanto menos, lo siguiente:
(…)
- “3.28. Toma de decisiones sin necesidad de reunión. El derecho societario colombiano prevé que los órganos de una sociedad puedan tomar decisiones sin que para ello deban reunirse. En estos casos, el representante legal de la sociedad será el encargado de enviar la información necesaria para la toma de las decisiones de que se trate, para lo cual las proposiciones correspondientes se deben redactar de modo que se pueda votar en sentido afirmativo o negativo. Todos los asociados o miembros de junta que tengan vocación de ejercer sus derechos políticos serán destinatarios de la comunicación mediante la cual se invite a la toma de una decisión por escrito. Al no tratarse de una reunión, se debe prever el tiempo en el que se espera recibir la respuesta, sin que este pueda exceder un mes desde su envío. En ningún caso, el silencio podrá ser interpretado como un voto a favor o en contra, so pena de resultar viciadas con ineficacia las decisiones, en los eventos en que algún miembro no se manifieste, o exceda el término legal exigido. Vencido el término para recibir los documentos, el representante legal informará a los asociados o miembros de junta las decisiones que hubieren sido aprobadas o negadas. En esta revisión se deberán considerar los plazos y la mayoría prevista en la ley (5 días y la totalidad de los miembros del órgano respectivo). En los casos de reuniones no presenciales o mixtas y del mecanismo de toma de decisiones por escrito, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Finalmente, es preciso señalar que bajo esta modalidad de toma de decisiones no es posible celebrar
3.4.7. Para las reuniones no presenciales y mixtas, será necesario advertir sobre el medio utilizado para el desarrollo de la reunión (plataforma tecnológica, línea telefónica, entre otras), el procedimiento para la verificación de la identidad de los participantes y la forma en la que se dará el uso de la palabra.” (Subraya fuera de texto)
“3.26. Lineamientos adicionales para elaborar las actas. Además de lo indicado en el numeral anterior, quienes actúen como secretarios en las reuniones del máximo órgano social o de junta directiva, deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones:
(…)
3.26.4. En los casos de reuniones no presenciales y en la toma de decisiones por escrito, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que concluyó la reunión o se recibieron los votos y deberán ser suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. (Ver artículo 3.2.6. del presente capítulo)” (Subraya fuera de texto)
“3.34. Precisiones adicionales para las reuniones de junta directiva. La junta directiva se reunirá de forma ordinaria y extraordinaria según lo previsto en los estatutos y podrán realizar reuniones presenciales, no presenciales o mixtas, según lo dispuesto en las normas vigentes y en esta Circular. (…)” (Subraya fuera de texto)
Una vez expuesta la normatividad y las instrucciones aplicables en caso de celebrarse reuniones no presenciales dentro de la sociedad, procede hacer referencia a la convocatoria de las mismas, debiendo recalcar que el consultante precisa que sus inquietudes recaen sobre una sociedad de responsabilidad limitada que se encuentra ad portas de culminar un proceso de liquidación, sin especificar si se trata de una liquidación voluntaria o judicial.
Así las cosas, es del caso indicar que de tratarse de una liquidación judicial, se haría necesario dar aplicación a lo establecido en el artículo 50 de la Ley 1116 de 20065, en relación con los efectos del inicio de una liquidación judicial, que a la letra reza:
- COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1116 de 2006. Diario Oficial No. 46.494 del 27 de diciembre de 2006.
“Artículo 50. Efectos de la apertura del proceso de liquidación judicial. La declaración judicial del proceso de liquidación judicial produce:
(…)
2. La cesación de funciones de los órganos sociales y de fiscalización de la persona jurídica, si los hubiere.” (Subraya fuera de texto)
Visto lo anterior, se recalca que en caso de que el caso objeto de consulta, recaiga sobre una sociedad que se encuentra en liquidación judicial, no habrá lugar a la convocatoria ni a celebración de reuniones por parte de los órganos de la sociedad.
Ahora bien, en caso de tratarse de la convocatoria de reuniones de los órganos en una sociedad de responsabilidad limitada en proceso de liquidación voluntaria, donde los órganos sociales pueden seguir funcionando, deberá estarse a lo previsto en las siguientes disposiciones del Código de Comercio:
“Artículo 372. En lo no previsto en este Título o en los estatutos, las sociedades de responsabilidad limitada se regirán por las disposiciones sobre sociedades anónimas.”6
“Artículo 424. Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día.
Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes.7”
Lo anterior, permite concluir que dado que la sociedad mencionada en el objeto de la consulta refiere no contar con disposiciones estatutarias sobre convocatoria a reuniones no presenciales del máximo órgano social, aunado a que el Título V del Libro II del Código de Comercio que consigna la normativa de las sociedades de responsabilidad limitada no regula específicamente este asunto, se deberá acudir a la remisión normativa del artículo 372 del Código de
- COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 410 (27 de marzo de 1971). Diario Oficial No. 33.339 del 16 de junio de 1971. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html
- Ídem
Comercio y aplicar lo dispuesto para las sociedades anónimas en el artículo 424 del mismo código, en cuanto a la forma de llevar a cabo la convocatoria de las reuniones sociales, debiendo tener presente, tal y como se mencionó en pretérito, que las disposiciones legales sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales.
De conformidad con lo expuesto se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del C.P.A.C.A. y que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia a través del aplicativo Tesauro.
Puedes encontrar más información sobre: Reuniones No Presenciales en Sociedades, en supersociedades.gov.co
Además del tema relacionado con: Reuniones No Presenciales en Sociedades, quizás te interese leer: Beneficios de invertir en Colombia