Las reuniones ordinarias de la asamblea general se efectúan por lo menos 1 vez al año, según las fechas señaladas en los estatutos, según el Código de Comercio reza en el artículo 422:
“Artículo 422. Reuniones ordinarias de la asamblea general – reglas
Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.”
Después de declarada la situación de emergencia sanitaria por causa del COVID-19 con la Resolución 385 de 12 de marzo de 2020, emitido por el Ministerio de Salud y Protección social, con la que las reuniones ordinarias de asamblea no se pueden llevar a cabo de forma presencial, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo se pronuncia respecto de esta situación con el Decreto 398 de 12 de marzo de 2020, en el cual se describe:
“Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «Iodos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.
El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.
Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.
Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.”
Aunque, con el decreto 398 Min CIT, no precisa sobre las fechas para efectuar las reuniones ordinarias de asamblea, sí lo hace con el decreto 434 de 19 de marzo de 2020, al respecto informa:
“Artículo 5. Reuniones ordinarias de asamblea. Las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019 de que trata el artículo 422 del Código de Comercio podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional.
Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de que trata el inciso anterior, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.
Parágrafo. Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en el presente artículo en la realización de reuniones presenciales, no presenciales o mixtas de sus órganos colegiados.”
Expuesto lo anterior, usted debe considerar:
- Se sugiere convocar a asamblea, notificando a los participantes mediante correo electrónico, comunicando el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión. Adicionalmente, en la notificación se debe señalar que se procede conforme a los decretos 398 y 434 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo del año 2020.
- La reunión no presencial, se podrá llevar a cabo siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar <
- El representante legal deberá dejar constancia sobre la continuidad del quórum durante toda la reunión. Verificando la identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de la junta directiva.
- Las reuniones no presenciales podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional. <>
- Si no fuere convocada la asamblea ordinaria, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de finalizada la declaración de emergencia sanitaria en el territorio nacional, a las 10 a.m.